Bạn đã bao giờ ước rằng chiếc máy tính của mình có thể tự động xử lý những công việc tẻ nhạt hàng ngày chưa? Nhờ có Power Automate trong Windows 11, việc đưa máy tính vào hoạt động để phục vụ bạn đã trở thành hiện thực. Với vai trò là một người dùng tận tâm và đã áp dụng thành công công cụ này, tôi sẽ chia sẻ cách tôi sử dụng Power Automate để tự động hóa các hoạt động lặp đi lặp lại hàng ngày và tăng cường năng suất cá nhân.
Power Automate, một công cụ mạnh mẽ được tích hợp sẵn trong Windows 11, cho phép bạn tạo ra các “luồng” (flows) để tự động thực hiện các tác vụ. Từ việc sắp xếp file đến quản lý lịch trình, khả năng của Power Automate là vô tận. Bằng cách áp dụng những quy trình tự động này, bạn có thể giải phóng thời gian quý báu và tập trung vào những công việc quan trọng hơn, từ đó nâng cao hiệu quả làm việc và chất lượng cuộc sống.
1. Tự Động Dọn Dẹp Màn Hình Desktop Mỗi Ngày
Mặc dù có nhiều cách hiệu quả hơn để lưu trữ tệp tin so với việc để chúng trên màn hình desktop, nhưng đối với tôi, màn hình máy tính thường xuyên trở thành nơi chứa ảnh chụp màn hình, tài liệu và các tệp ngẫu nhiên trong suốt cả ngày – biến nó thành một mớ hỗn độn.
Để giải quyết vấn đề này, tôi đã tạo một luồng Power Automate giúp tự động sắp xếp các tệp trên desktop vào các thư mục được chỉ định chỉ với một cú nhấp chuột.
Luồng này được lên lịch chạy hàng ngày vào một thời điểm nhất định (với sự hỗ trợ của Windows Task Scheduler), di chuyển các tệp đến các thư mục tương ứng dựa trên loại tệp. Ví dụ, tất cả các tệp .docx, .xlsx và .pdf sẽ được chuyển vào thư mục Documents, các tệp hình ảnh như .jpg và .png sẽ vào thư mục Images, và các tệp shortcut .lnk sẽ được di chuyển đến thư mục Shortcuts.
Việc thiết lập này rất đơn giản, chỉ cần sử dụng giao diện trực quan của Power Automate. Đầu tiên, bạn mở Power Automate for desktop và nhấp vào New flow. Đặt tên cho luồng của bạn một cách dễ hiểu, ví dụ “Desktop Cleanup” (Dọn dẹp Desktop), sau đó nhấp vào Create. Bạn sẽ được chuyển đến khung chính của luồng. Tại đây, hãy sao chép và dán đoạn script sau vào khu vực luồng chính và nhấp vào save.
Folder.GetSpecialFolder SpecialFolder: Folder.SpecialFolder.DesktopDirectory SpecialFolderPath=> SpecialFolderPathIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Shortcuts''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.lnk;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> FilesFile.Move Files: Files Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Shortcuts''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedFilesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Images''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Images''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.jpg;*.png;*.webp;*.gif;*.bmp;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> ImagesFile.Move Files: Images Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Images''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedImagesIF (Folder.IfFolderExists.Exists Path: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''') THENELSE Folder.Create FolderPath: $'''C:\Users\PC\Desktop''' FolderName: $'''Documents''' Folder=> NewFolderENDFolder.GetFiles Folder: SpecialFolderPath FileFilter: $'''*.pdf;*.doc;*.docs;*.xlsx;*.xls;*.csv;*.ppt;*.pptx;''' IncludeSubfolders: False FailOnAccessDenied: True SortBy1: Folder.SortBy.NoSort SortDescending1: False SortBy2: Folder.SortBy.NoSort SortDescending2: False SortBy3: Folder.SortBy.NoSort SortDescending3: False Files=> DocumentsFile.Move Files: Documents Destination: $'''%SpecialFolderPath%\Documents''' IfFileExists: File.IfExists.DoNothing MovedFiles=> MovedDocumentsBạn có thể lên lịch cho luồng này chạy tự động bằng cách sử dụng Windows Task Scheduler, đảm bảo màn hình desktop của bạn luôn gọn gàng mà không cần can thiệp thủ công.
2. Tự Động Quản Lý Tài Liệu Với Kiểm Soát Phiên Bản
Kiểm soát phiên bản không chỉ dành riêng cho các nhà phát triển – đây là một tính năng cứu cánh cho bất kỳ ai làm việc với các tệp thường xuyên được cập nhật. Trước đây, tôi rất khó khăn trong việc theo dõi các bản sửa đổi tài liệu, thường xuyên kết thúc với nhiều phiên bản rải rác trong các thư mục khác nhau. Power Automate và OneDrive đã giải cứu tôi khỏi tình trạng này.
Tôi đã thiết lập một luồng tự động sao lưu các tài liệu quan trọng của mình, bao gồm PDF và bảng tính, lên OneDrive bất cứ khi nào chúng được sửa đổi. Luồng này theo dõi các thư mục cụ thể để phát hiện thay đổi và đồng bộ hóa các tệp đã cập nhật vào các thư mục tương ứng trên đám mây.
Điều này đảm bảo rằng tôi luôn có một bản sao lưu tài liệu quan trọng được cập nhật nhất trên đám mây, giúp dễ dàng truy cập các phiên bản trước đó khi cần. Nó giống như có một trợ lý cá nhân liên tục giữ các tệp của tôi an toàn và có tổ chức mà không cần tôi phải động tay. Để thiết lập luồng này, bạn cần đăng nhập vào tài khoản OneDrive của mình trên trình duyệt.
Ngoài ra, tôi cũng đã cấu hình các phiên bản được đánh dấu thời gian trong OneDrive, cho phép tôi theo dõi các thay đổi theo thời gian. Nếu tôi vô tình ghi đè lên một tệp hoặc cần tham khảo một phiên bản cũ hơn, tôi có thể nhanh chóng khôi phục nó từ lịch sử phiên bản của OneDrive.
3. Tự Động Chuyển Đổi Định Dạng Tệp Tin, Tiết Kiệm Thời Gian
Làm việc với các tệp ở nhiều định dạng khác nhau có thể là một vấn đề đau đầu, đặc biệt khi phải chuyển đổi chúng theo cách thủ công. Tôi đã mất rất nhiều thời gian cho những công việc chuyển đổi tẻ nhạt này cho đến khi tôi bắt đầu sử dụng Power Automate.
Ứng dụng Power Automate trên desktop có một số luồng chuyển đổi tệp được tích hợp sẵn. Nó giám sát một thư mục được chỉ định để tìm các tệp mới. Bất cứ khi nào một tệp được thêm vào – cho dù là tài liệu Word hay bản trình bày PowerPoint – luồng sẽ tự động chuyển đổi nó sang định dạng mong muốn của tôi, chẳng hạn như PDF.
Sau khi chuyển đổi, luồng sẽ di chuyển các tệp đã xử lý đến các thư mục cụ thể dựa trên loại và mục đích của chúng. Điều này giữ cho mọi thứ được tổ chức và dễ tìm.
Tuy nhiên, yếu tố thực sự giúp tiết kiệm thời gian là bước cuối cùng: luồng tự động chia sẻ các tệp đã chuyển đổi qua email bằng Outlook. Không còn phải đính kèm thủ công hay loay hoay với đường dẫn tệp nữa. Chỉ cần thiết lập một lần và quên đi mọi lo lắng.
4. Thiết Lập Cân Bằng Giữa Công Việc Và Cuộc Sống Bằng Power Automate
Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống có thể là một thách thức khi công việc và cuộc sống cá nhân chỉ cách nhau một cú nhấp chuột. Rất dễ dàng bị cuốn vào các nhiệm vụ công việc ngoài giờ quy định. Đây chính là lúc bạn cần sử dụng Power Automate và Windows Task Scheduler.
Tôi đã tạo một luồng đóng các ứng dụng liên quan đến công việc như Outlook, Teams và VPN của công ty vào một thời điểm cố định mỗi tối. Điều này giúp tôi ngắt kết nối tinh thần khỏi công việc và tận hưởng thời gian cá nhân mà không bị cám dỗ liên tục phải kiểm tra.
Luồng này được kích hoạt bởi một tác vụ đã được lên lịch trong Windows Task Scheduler, vì vậy nó chạy một cách nhất quán vào thời gian đã định.
Tôi đã tạo luồng này bằng tính năng ghi lại (record feature) trong Power Automate Desktop. Đầu tiên, tôi mở các ứng dụng muốn đóng và bắt đầu một bản ghi mới. Sau đó, tôi tự tay đóng từng ứng dụng trong khi Power Automate ghi lại các hành động của tôi. Sau khi dừng ghi, tôi đã có một luồng cơ bản có thể tái tạo lại quy trình đóng ứng dụng của mình.
Tiếp theo, tôi đã chỉnh sửa luồng đã ghi để thêm chức năng xử lý lỗi nhằm đảm bảo luồng có thể xử lý các tình huống như ứng dụng không được mở.
Tôi có một luồng tương tự vào cuối tuần, kích hoạt chế độ “không làm việc” nghiêm ngặt hơn. Chế độ này bật tính năng trả lời tự động “out of office” trong Outlook, giúp ranh giới giữa công việc và giải trí không còn bị mờ nhạt.
5. Tự Động Hóa Lịch Làm Việc, Sắp Xếp Ngày Của Bạn
Quản lý một lịch trình bận rộn cũng có thể giống như một công việc toàn thời gian, nhưng tôi sử dụng Power Automate để tạo các mục việc cần làm từ các sự kiện trong lịch của mình. Ngay sau khi một cuộc họp mới được lên lịch, một nhiệm vụ tương ứng sẽ được thêm vào danh sách việc cần làm của tôi, vì vậy tôi không bao giờ quên chuẩn bị.
Tự động hóa này được cung cấp bởi phiên bản web của Power Automate (không phải ứng dụng desktop), tích hợp với các ứng dụng Office 365 như Outlook và To Do.
Giao diện Power Automate web hiển thị các mẫu tự động hóa dựa trên sự kiện lịch
Trang web Power Automate cung cấp rất nhiều mẫu có sẵn cho các quy trình làm việc phổ biến, giúp việc bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Tất nhiên, bạn sẽ cần đăng nhập vào các ứng dụng của mình và cấp các quyền cần thiết, nhưng các luồng này có thể giúp bạn tiết kiệm vô số giờ một khi đã thiết lập xong.
Power Automate vô cùng hữu ích trong thói quen hàng ngày của tôi, vì nó đơn giản hóa các tác vụ và giúp tôi tiết kiệm hàng giờ. Bằng cách tự động hóa các khía cạnh tẻ nhạt và tốn thời gian trong công việc, tôi có thể tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Nếu bạn muốn khám phá thêm, bạn thậm chí có thể sử dụng Windows PowerShell để tự động hóa mọi thứ trên PC của mình.
Kết luận:
Power Automate trên Windows 11 không chỉ là một công cụ mạnh mẽ mà còn là một “trợ lý ảo” đắc lực giúp bạn quản lý các tác vụ hàng ngày một cách hiệu quả. Từ việc dọn dẹp desktop, kiểm soát phiên bản tài liệu, tự động chuyển đổi file, đến việc thiết lập ranh giới rõ ràng giữa công việc và cuộc sống cá nhân, hay tự động hóa lịch trình, Power Automate đã chứng minh khả năng thay đổi cách chúng ta làm việc và nâng cao năng suất đáng kể. Đừng ngần ngại khám phá và áp dụng Power Automate để biến chiếc PC của bạn thành một cỗ máy làm việc thông minh, giải phóng thời gian và công sức cho những trải nghiệm ý nghĩa hơn.
Bạn đã từng sử dụng Power Automate hay công cụ tự động hóa nào khác trên Windows 11 chưa? Hãy chia sẻ những mẹo và thủ thuật yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
Tài liệu tham khảo:
- 3 Better Ways to Store Files Than on the Desktop
- How to Automate Windows Programs on a Schedule
- Power Automate website
- Windows PowerShell Automation: How to Start
