Trong nhiều năm, việc quản lý email dường như là một cuộc chiến không hồi kết. Tôi đã thử mọi ứng dụng, bộ lọc và thủ thuật có sẵn, nhưng hộp thư đến của tôi vẫn luôn trong tình trạng hỗn độn. Cuối cùng, tôi đã tìm ra giải pháp khi ngừng suy nghĩ quá nhiều và xây dựng một thói quen email tốt hơn, đơn giản hơn, thực sự mang lại hiệu quả. “Inbox Zero” không chỉ là một mục tiêu, mà là một triết lý quản lý email giúp giảm căng thẳng và tăng năng suất. Hãy cùng khám phá 10 thói quen đã giúp tôi đạt được điều này.
1. Hủy Đăng Ký Phần Lớn Bản Tin
Các bản tin thực sự hữu ích là nguồn tài nguyên quý giá, nhưng thành thật mà nói, rất nhiều bản tin chỉ ở mức “tạm được”. Nhiều bản tin được gửi đi chỉ để đội ngũ marketing cảm thấy họ bận rộn và đạt được các chỉ số hiệu suất tùy tiện.
Tôi có thể đếm trên đầu ngón tay số lượng bản tin mà tôi thấy thực sự hữu ích. Do đó, việc hủy đăng ký phần lớn các email tôi nhận được trở nên dễ dàng. Tôi đã rất kiên quyết với việc này; nếu đó không phải là thứ tôi mong chờ nhận được, tôi sẽ hủy đăng ký. Tôi luôn có thể thay đổi ý định sau này nếu cần, nhưng cho đến nay tôi chưa bao giờ làm vậy.
Trang quản lý đăng ký nhận bản tin mới trong Gmail giúp bạn dễ dàng hủy các email không mong muốn.
Mỗi khi tôi mua một sản phẩm trực tuyến, tôi luôn để ý đến bản tin đầu tiên của họ để có thể hủy đăng ký. Hơn nữa, tôi sẽ luôn bỏ chọn ô “nhận thư” nếu nó hiển thị. May mắn thay, giờ đây việc hủy đăng ký các bản tin vô ích trong Gmail đã dễ dàng hơn bao giờ hết.
2. Kiểm Tra Email Theo Lô (Batching)
Quản lý lịch trình và không dành quá nhiều thời gian trong hộp thư đến là một cách khác giúp tôi đạt được Inbox Zero một cách dễ dàng. Khi tôi kiểm tra tin nhắn mỗi giờ, tôi luôn cảm thấy một sự lo lắng âm ỉ rằng mình phải phản hồi một email mới. Hầu hết thời gian, tin nhắn đó không cần phản hồi chút nào, chứ đừng nói là trong vòng một giờ.
Sau khi cắt giảm việc sử dụng các thiết bị kỹ thuật số nói chung, tôi đã đặt ra những ranh giới nghiêm ngặt về thời điểm kiểm tra tin nhắn. Đầu tiên và quan trọng nhất, tôi không bao giờ kiểm tra email vào buổi sáng nữa. Mỗi khi tôi làm điều này, tôi ở trong trạng thái phản ứng và phần còn lại trong ngày của tôi bị ảnh hưởng.
Thay vào đó, tôi kiểm tra email tối đa hai lần mỗi ngày – và lý tưởng nhất, tôi chỉ muốn xem chúng một lần. Hơn nữa, tôi đã đăng xuất khỏi các ứng dụng email trên điện thoại và cố gắng không cài đặt chúng trên thiết bị của mình. Tôi đặt mục tiêu kiểm tra email vào cuối ngày, vì vậy tôi không còn lựa chọn nào khác ngoài việc đăng xuất sau đó.
3. Thiết Lập Bộ Lọc Thư
Thiết lập bộ lọc thư là một cách dễ dàng khác giúp tôi phân loại email và đạt được Inbox Zero. Ví dụ, khi tôi sử dụng Outlook, tôi sẽ tạo các quy tắc có điều kiện để lọc các email vô nghĩa mà tôi biết mình sẽ xóa dù sao đi nữa.
Chẳng hạn, tôi thường xuyên nhận được các email không mong muốn về các dịch vụ khác nhau, như thiết kế web và SEO. Chưa một lần nào tôi bị thuyết phục làm việc với ai đó gửi những email này; chúng gây phiền nhiễu, thiếu cá nhân hóa và lãng phí thời gian của tôi. Thay vì khó chịu và gửi phản hồi, tôi thà tự động xóa chúng.
Trong Outlook, tôi đã làm theo các bước sau để lọc email:
- Vào Settings (Cài đặt) > Email > Rules (Quy tắc).
- Đặt tên cho quy tắc mới và tùy chỉnh các cài đặt.
- Tích vào ô Run Rule Now (Chạy quy tắc ngay).
- Khi mọi thứ đã ổn, chọn Save (Lưu).
Outlook cũng có một tính năng cho phép tôi thiết lập các giao thức nghiêm ngặt để chỉ những người nhất định mới có thể liên hệ với tôi.
Cài đặt kiểm soát người gửi tin nhắn trong ứng dụng Outlook giúp hạn chế email rác và spam.
Trong Gmail, tôi có thể lọc thư bằng cách nhấp vào biểu tượng trong thanh tìm kiếm và tìm kiếm từ khóa. Tùy thuộc vào việc tôi có muốn xem các tin nhắn này hay không, tôi có thể đánh dấu chúng là đáng phản hồi hoặc chuyển thẳng vào thư mục Thùng rác.
4. Chặn Người Gửi Không Mong Muốn
Ngay cả khi tôi đã thiết lập các quy tắc, một số người gửi không mong muốn vẫn có thể lọt lưới. Điều này thường xảy ra khi họ sử dụng các từ khóa mà tôi chưa từng nghĩ đến việc chặn. Trong những trường hợp này, chặn người dùng là lựa chọn tốt nhất của tôi. Tôi chỉ cần nhấp vào tin nhắn và nhấn nút Block (Chặn) để thực hiện điều này.
Giao diện chặn người gửi trong ứng dụng Gmail giúp ngăn chặn email không mong muốn.
Khi tôi chặn một người gửi không mong muốn, nội dung của họ thường được gửi vào thư mục spam của tôi. Nhiều nhà cung cấp email đủ thông minh để gửi các loại tin nhắn tương tự đến cùng một nơi, vì vậy tôi không phải nhìn thấy chúng. Sau đó, tôi có thể thêm các từ khóa mới vào danh sách bộ lọc của mình để ngăn chặn những loại tin nhắn này xuất hiện trong tương lai.
Ngoài việc chặn những người gửi không mong muốn, tôi còn chặn các bản tin không có tùy chọn hủy đăng ký.
5. Sử Dụng Nhãn (Labels) và Thư Mục (Folders)
Khi kiểm tra email, tôi thích phân loại mọi thứ để tránh bị choáng ngợp. Nhãn và thư mục là hai cách dễ nhất để làm điều này.
Sau khi xem qua các email của mình, tôi sẽ đưa mọi thứ vào một số thư mục khác nhau:
- Tin nhắn Quan trọng: Phản hồi trong vòng 24 giờ.
- Ưu tiên Thấp: Phản hồi trong vòng một tuần.
- Email Hữu ích (ví dụ: tin nhắn có hướng dẫn ứng dụng).
- Xóa.
Các nhãn (Labels) trong ứng dụng web Gmail giúp phân loại và quản lý email hiệu quả hơn.
Sau khi đưa email vào các danh mục này, tôi kiểm tra lại để đảm bảo mọi thứ đều đúng chỗ. Nếu đúng, tôi thực hiện các hành động cần thiết cho từng danh mục. Điều này dễ dàng hơn nhiều so với việc cố gắng quản lý mọi thứ từ hộp thư đến chính của tôi.
6. Lựa Chọn Tối Giản Trong Việc Phản Hồi
Giờ đây tôi đã chọn lọc hơn nhiều về thời gian của mình so với trước đây, bao gồm cả việc nghiêm khắc với những người tôi phản hồi và không phản hồi. Phần lớn các tin nhắn tôi nhận được không khẩn cấp, bất kể người gửi nói gì, và cũng không cần thời gian của tôi.
Khuôn khổ của tôi để quyết định xem một email có đáng để phản hồi hay không rất đơn giản. Tôi tự hỏi mình những câu hỏi này:
- Liệu có vấn đề gì xảy ra nếu tôi không phản hồi email này không?
- Việc phản hồi email này có gây thêm sự lộn xộn hơn giá trị của nó không?
- Việc phản hồi email này có chủ động cải thiện cuộc sống của tôi không?
Nếu hai trong số các câu trả lời của tôi là “không”, tôi sẽ không phản hồi email đó. Tôi sẽ không xóa tin nhắn ngay lập tức; nếu tôi thay đổi ý định trong một tuần hoặc lâu hơn, tôi có thể dễ dàng truy cập chuỗi email đó. Tuy nhiên, thường thì tôi vẫn ổn với cách tiếp cận này.
7. Biến Các Tin Nhắn Thường Gặp Thành Mẫu
Nhiều email tôi nhận được có cùng một định dạng, và do đó, tôi không muốn lãng phí thời gian gõ thủ công mọi thứ mỗi lần. Thay vào đó, tôi sử dụng các mẫu cho các tin nhắn thông thường. Để làm điều này, tôi đã tạo một số mẫu trong Notion mà tôi có thể truy cập bất cứ khi nào tôi muốn.
Ví dụ về email được tạo bằng công cụ AI hoặc mẫu sẵn sàng giúp tiết kiệm thời gian phản hồi.
Cũng có thể tạo và sử dụng các mẫu email trong Outlook. Hơn nữa, có một số cách để tạo mẫu email mà không yêu cầu nhiều thao tác thủ công.
8. Đánh Dấu Sao Các Tin Nhắn Quan Trọng Và Xóa Phần Còn Lại
Tính năng “Gắn dấu sao” (Starred) là một trong những tính năng Gmail yêu thích của tôi, và tôi thích sự đơn giản của nó.
Đôi khi, tôi sẽ theo dõi hộp thư đến của mình trong vài ngày nhưng không phản hồi bất cứ điều gì. Điều này thường xảy ra khi có việc gì đó quan trọng nhưng không yêu cầu sự chú ý ngay lập tức, hoặc khi tôi cảm thấy cạn kiệt năng lượng giao tiếp và không có sức để trả lời ngay lập tức.
Khi tôi đánh dấu các tin nhắn là “Gắn dấu sao”, việc tham khảo chúng sau này rất dễ dàng. Tôi cũng sẽ giữ chúng ở trạng thái chưa đọc, để tôi không bỏ lỡ. Để truy cập email nhanh hơn, tôi cũng đã đặt hộp thư đến của mình thành Starred first (Thư có gắn dấu sao trước) trong Settings (Cài đặt) > Inbox (Hộp thư đến) > Inbox type (Loại hộp thư đến).
Cài đặt "Ưu tiên thư có gắn dấu sao" trong Gmail giúp bạn dễ dàng tìm thấy các email quan trọng.
9. Sử Dụng Kích Thước Trang Tối Đa Nhỏ Hơn
Theo mặc định, Gmail hiển thị 50 email trên trang đầu tiên. Tuy nhiên, tôi thường để hộp thư đến của mình mở rộng với số lượng tin nhắn trên trang. Đạt được Inbox Zero trở nên dễ dàng hơn nhiều kể từ khi tôi giới hạn số lượng email tôi thấy khi mở ứng dụng.
Trong Gmail, tôi có thể đặt từ 10 đến 100 cuộc trò chuyện trên mỗi trang. Tôi chọn 15 vì đó là một con số dễ quản lý. Để làm điều này, tôi đã vào Settings (Cài đặt) > General (Chung) > Maximum page size (Kích thước trang tối đa).
Outlook cũng có nhiều công cụ khác nhau để tùy chỉnh hộp thư đến. Ngoài việc tùy chỉnh giao diện Outlook, có thể sắp xếp tin nhắn theo “Focused” (Tập trung) và “Other” (Khác) – cùng với việc sắp xếp danh sách tin nhắn.
10. Đặt Ra Ranh Giới Rõ Ràng Với Những Người Thường Xuyên Liên Hệ
Ngay cả khi tôi đã thiết lập các quy tắc và bộ lọc để đạt được Inbox Zero, tôi sẽ không hiệu quả như vậy nếu tôi không đặt ra những ranh giới rõ ràng. Tôi cho mọi người biết rằng tôi không phản hồi email thường xuyên, điều này hạn chế số lượng email tôi nhận được với tuyên bố là khẩn cấp.
Vì tôi không có quá nhiều email, việc dọn dẹp hộp thư đến hàng ngày trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi vẫn nhận được tất cả các thư từ quan trọng nhất, và tôi năng suất hơn vì sự chú ý của tôi không bị kéo theo nhiều hướng.
Kết Luận
“Inbox Zero” đòi hỏi một chút chủ động, nhưng nó không khó đạt được như vẻ ngoài. Hạn chế email là một khía cạnh, nhưng sử dụng các cài đặt khác nhau để phân loại mọi thứ cũng quan trọng không kém. Kết hợp cả hai chiến lược này đã trở thành một chiến lược thắng lợi lâu dài đối với tôi.
Bạn đã từng thử đạt được Inbox Zero chưa? Hãy chia sẻ những mẹo và thói quen quản lý email yêu thích của bạn trong phần bình luận bên dưới để cùng thegioicongnghe.net trao đổi và nâng cao hiệu suất làm việc nhé!
