Bạn thường xuyên phải đối mặt với dữ liệu lộn xộn trong Excel, đặc biệt là các hàng và cột trống không mong muốn sau khi nhập hoặc liên kết dữ liệu? Việc dọn dẹp chúng bằng tay không chỉ tốn thời gian mà còn dễ gây ra lỗi. Thay vì phải trải qua hàng loạt bước phức tạp, sử dụng các script hay đau đầu với những giải pháp tạm bợ, Excel đã lặng lẽ mang đến một “vị cứu tinh” thực sự: Hàm TRIMRANGE. Đây là một chức năng mới mẻ nhưng cực kỳ mạnh mẽ, giúp bạn giải quyết vấn đề dữ liệu thừa một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nếu công việc của bạn thường xuyên liên quan đến việc nhập dữ liệu hoặc làm việc với các bảng tính có nguồn gốc đa dạng, TRIMRANGE chắc chắn sẽ là một công cụ không thể thiếu để duy trì sự gọn gàng và chính xác cho bảng tính của mình.
TRIMRANGE là gì và tại sao nó quan trọng?
Hãy hình dung bạn vừa nhập một bộ dữ liệu lớn vào Excel và nhận thấy có rất nhiều hàng và cột trống ở phần đầu hoặc cuối dải ô dữ liệu. Chúng khiến bảng tính trở nên lộn xộn, khó nhìn và thậm chí có thể ảnh hưởng đến các phép tính. Thay vì phải chọn và xóa thủ công từng hàng, từng cột, bạn có thể dùng hàm TRIMRANGE. Chức năng chính của hàm này là loại bỏ các hàng và cột trống thừa (leading và trailing) trong một dải ô nhất định, chỉ để lại phần dữ liệu có liên quan.
[ 
Hình ảnh minh họa hàm TRIM trong Excel với cú pháp và ví dụ ứng dụng loại bỏ khoảng trắng thừa. ]
Dưới đây là cú pháp cơ bản của hàm TRIMRANGE:
TRIMRANGE(range_to_trim, [rows_to_trim], [columns_to_trim])range_to_trim: Đây là tham số bắt buộc, xác định dải ô mà bạn muốn làm sạch.rows_to_trim: Là tham số tùy chọn, chỉ định loại bỏ hàng trống theo quy tắc nào:- 0: Không loại bỏ hàng trống.
- 1: Loại bỏ các hàng trống ở đầu (leading blank rows).
- 2: Loại bỏ các hàng trống ở cuối (trailing blank rows).
- 3 (mặc định): Loại bỏ cả hàng trống ở đầu và cuối.
columns_to_trim: Là tham số tùy chọn, có các giá trị tương tự nhưrows_to_trim, nhưng áp dụng cho các cột trống.
Điều quan trọng cần lưu ý là hàm TRIMRANGE chỉ loại bỏ các hàng và cột trống ở phần đầu (leading) và cuối (trailing) của dải ô được chỉ định. Nó không loại bỏ các hàng hoặc cột trống nằm giữa các dữ liệu trong phạm vi đó.
Hướng dẫn sử dụng hàm TRIMRANGE trong Excel
Sau khi đã nắm được khái niệm và cú pháp của hàm TRIMRANGE, chúng ta hãy cùng khám phá các trường hợp sử dụng thực tế để thấy rõ hiệu quả của nó.
Cách dùng cơ bản với dữ liệu động
Giả sử bạn có một danh sách tên trong cột E và muốn hiển thị chúng sang cột A bằng cách tham chiếu toàn bộ cột E. Bạn nhập công thức =E:E vào ô A1.
Sau khi nhấn Enter, cột A sẽ được điền đầy đủ các tên từ cột E. Tuy nhiên, vì bạn đang tham chiếu toàn bộ cột E, bao gồm cả các ô trống, nên cột A sẽ xuất hiện các giá trị 0 ở những vị trí tương ứng với ô trống trong cột E.
[ 
Bảng tính Excel minh họa dải ô động với các giá trị 0 thừa do tham chiếu toàn bộ cột, chưa qua xử lý TRIMRANGE. ]
Bạn có thể dễ dàng làm sạch những giá trị 0 này bằng cách bọc dải ô trong hàm TRIMRANGE. Công thức sẽ trông như sau:
=TRIMRANGE(E:E)Khi bạn chỉ cung cấp tham số range_to_trim mà không chỉ định rows_to_trim hoặc columns_to_trim, hàm sẽ sử dụng giá trị mặc định là 3, tức là loại bỏ cả hàng và cột trống ở đầu và cuối. Trong trường hợp này, các giá trị 0 ở cuối cột A sẽ biến mất.
Nếu bạn muốn cụ thể hơn, chỉ muốn loại bỏ các ô trống ở cuối cột, bạn có thể nhập công thức sau:
=TRIMRANGE(E:E, , 2)Ở đây, chúng ta để trống tham số rows_to_trim vì không muốn tác động đến hàng, và đặt columns_to_trim là 2 để chỉ loại bỏ các cột trống ở cuối. Giờ đây, các ô trống thừa ở cuối cột A sẽ biến mất, giúp bảng tính trông gọn gàng hơn nhiều. Vì đây là một dải ô động, bạn có thể thêm hoặc bớt giá trị trong cột E, và cột A sẽ tự động điều chỉnh mà không hề xuất hiện các giá trị 0 không mong muốn.
[ 
Bảng tính Excel sau khi áp dụng hàm TRIMRANGE, loại bỏ hiệu quả các giá trị 0 thừa ở cuối dải ô động, giúp dữ liệu sạch sẽ hơn. ]
Kết hợp TRIMRANGE với các hàm Excel khác (ví dụ XLOOKUP)
Hàm TRIMRANGE có thể kết hợp với các hàm Excel khác để mang lại kết quả thú vị và phân tích chính xác hơn. Thậm chí, nó có thể giúp bạn tránh các lỗi thường gặp. Chẳng hạn, hàm XLOOKUP trong Excel có thể trả về lỗi #N/A nếu nó không tìm thấy giá trị trong vùng tìm kiếm, đặc biệt khi vùng đó chứa các ô trống.
Đây là ví dụ về một bảng tính bị lỗi #N/A khi sử dụng XLOOKUP:
[ 
Ví dụ hàm XLOOKUP trong Excel hiển thị lỗi #N/A do vùng tìm kiếm chứa các ô trống, gây sai lệch kết quả. ]
Hiện tại, công thức XLOOKUP của bạn có thể trông giống thế này:
=XLOOKUP(A2:A12, H2:H11, G2:G11)Để khắc phục lỗi này, bạn chỉ cần bọc vùng tìm kiếm (tham số đầu tiên) trong hàm TRIMRANGE. Công thức sẽ trở thành:
=XLOOKUP(TRIMRANGE(A2:A12), H2:H11, G2:G11)Như bạn có thể thấy, việc này sẽ loại bỏ ngay lập tức các lỗi, và bạn vẫn có thể tiếp tục mở rộng dải ô dữ liệu mà không lo lắng về lỗi #N/A do ô trống gây ra.
[ 
Kết quả XLOOKUP được cải thiện sau khi sử dụng TRIMRANGE để làm sạch vùng tìm kiếm, loại bỏ lỗi #N/A và hiển thị dữ liệu chính xác. ]
Ứng dụng TRIMRANGE trong tính năng Data Validation (Tạo danh sách thả xuống)
Vì TRIMRANGE là một cách tuyệt vời để làm việc với dữ liệu sạch, nó cũng có thể rất hữu ích trong các tính năng khác như Data Validation (Xác thực dữ liệu).
Giả sử bạn đang tạo một danh sách thả xuống (dropdown list) và muốn danh sách này có thể mở rộng sau này. Bạn thường sẽ tạo một dải ô động bao gồm cả các hàng trống để thêm giá trị trong tương lai. Tuy nhiên, điều này sẽ làm danh sách thả xuống của bạn trông hơi “khó coi” vì nó sẽ có một khoảng trống thừa ở cuối.
[ 
Danh sách thả xuống trong Excel hiển thị khoảng trắng thừa ở cuối do nguồn dữ liệu chưa được tối ưu, gây khó khăn khi lựa chọn. ]
Bạn có thể loại bỏ khoảng trống đó bằng cách thêm hàm TRIMRANGE vào trường “Source” (Nguồn) của danh sách.
[ 
Cửa sổ cài đặt Data Validation (Xác thực dữ liệu) trong Excel, cho thấy cách áp dụng hàm TRIMRANGE vào trường 'Source' để làm sạch danh sách nguồn. ]
Với sự thay đổi này, danh sách thả xuống của bạn sẽ trông gọn gàng hơn nhiều và vẫn có thể mở rộng khi bạn thêm các giá trị mới vào nguồn dữ liệu.
[ 
Danh sách thả xuống trong Excel đã được làm sạch, loại bỏ khoảng trắng thừa nhờ ứng dụng hàm TRIMRANGE trong thiết lập Data Validation, cải thiện trải nghiệm người dùng. ]
Đơn giản hóa TRIMRANGE với toán tử dấu chấm (Dot Operator)
Như bạn đã thấy, hàm TRIMRANGE vốn đã rất dễ sử dụng, nhưng bạn còn có thể làm nó đơn giản hơn nữa với Trim References (Tham chiếu cắt bớt). Cách sử dụng chúng đơn giản như việc thêm một toán tử dấu chấm (.) vào một hoặc cả hai phía của dấu hai chấm (:) trong một dải ô.
Ví dụ, để loại bỏ cả ô trống ở đầu và cuối trong cột:
=E.:.EĐể loại bỏ các ô trống ở đầu cột:
=E.:EĐể loại bỏ các ô trống ở cuối cột:
=E:.ENgay cả ví dụ về XLOOKUP mà chúng ta đã xem xét trước đó cũng có thể trông gọn gàng hơn rất nhiều:
=XLOOKUP(A2.:.A12, H2:H11, G2:G11)Trước khi có hàm TRIMRANGE, người dùng thường phải tìm đến các giải pháp tạm thời như hàm TOCOL hoặc OFFSET để loại bỏ các hàng trống. Tuy nhiên, vì các hàm này không được thiết kế riêng cho mục đích loại bỏ hàng trống, bạn cần sử dụng chúng một cách cẩn thận để tránh gây ra lỗi. Hàm TRIMRANGE, đặc biệt khi kết hợp với Trim References, mang đến một cách dễ dàng và linh hoạt hơn nhiều để dọn dẹp bảng tính Excel của bạn.
Việc làm sạch và tổ chức dữ liệu trong Excel là một kỹ năng thiết yếu đối với bất kỳ ai làm việc với bảng tính. Hàm TRIMRANGE, cùng với cú pháp rút gọn Dot Operator, đơn giản hóa đáng kể quá trình này, giúp bạn duy trì một bảng tính gọn gàng, chính xác và dễ quản lý hơn bao giờ hết. Hãy áp dụng TRIMRANGE vào quy trình làm việc của bạn để tiết kiệm thời gian, giảm thiểu lỗi và nâng cao hiệu suất làm việc với Excel.
Bạn đã từng gặp khó khăn khi xử lý dữ liệu trống trong Excel chưa? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về hàm TRIMRANGE và cách nó giúp bạn tối ưu hóa công việc dưới phần bình luận nhé!
