Notion đã trở thành một công cụ không thể thiếu cho hàng triệu người dùng cá nhân và đội nhóm nhỏ trên toàn thế giới, giúp họ tổ chức công việc, ghi chú, và quản lý dự án một cách hiệu quả. Tuy nhiên, một câu hỏi lớn thường được đặt ra là liệu gói Notion miễn phí có đủ để đáp ứng nhu cầu hàng ngày, hay có cần thiết phải nâng cấp lên các gói trả phí? Trên thực tế, nếu bạn là một cá nhân hoặc một đội nhóm nhỏ, hiểu rõ các giới hạn của gói miễn phí có thể giúp bạn nhận ra rằng đó chính là tất cả những gì bạn cần. Bài viết này sẽ đi sâu phân tích những lợi ích vượt trội và cách tối ưu gói Notion miễn phí để bạn có thể tận dụng tối đa công cụ này mà không cần tốn kém.
1. Trang và Khối Không Giới Hạn Dành Cho Cá Nhân
Khi sử dụng phiên bản Notion miễn phí với tư cách cá nhân, bạn có thể tạo số lượng trang và khối (block) không giới hạn. Các loại khối bao gồm văn bản, tiêu đề, hộp kiểm, dấu đầu dòng và nhiều hơn nữa. Điều này có nghĩa là bạn sẽ không bao giờ phải lo lắng về việc đạt đến giới hạn số lượng nội dung có thể tạo.
Ví dụ hai trang Notion hiển thị khối được đồng bộ hóa, minh họa tính năng trang và khối không giới hạn của Notion miễn phí.
Giới hạn duy nhất mà bạn có thể gặp phải với gói Notion miễn phí là khi bạn tạo một không gian làm việc nhóm (team workspace), nơi bị giới hạn ở 1.000 khối. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể khắc phục điều này bằng cách tạo nhiều không gian làm việc nhóm khác nhau nếu cần, mỗi không gian sẽ có giới hạn 1.000 khối riêng.
2. Không Gian Lưu Trữ Đám Mây Không Giới Hạn
Gói Notion miễn phí cho phép bạn tải lên số lượng tệp không giới hạn. Mặc dù có một giới hạn nhỏ là mỗi lần chỉ có thể tải lên tối đa 5 MB, trong khi các gói trả phí không có giới hạn này, nhưng điều này thường không quá khắt khe đối với người dùng thông thường. Phần lớn người dùng không thường xuyên tải lên các tệp có kích thước lớn.
Hơn nữa, có nhiều cách để vượt qua giới hạn này. Ví dụ, các tệp lớn có thể được nén lại trước khi tải lên, hoặc bạn có thể tải chúng lên các dịch vụ lưu trữ đám mây khác như Google Drive hoặc OneDrive, sau đó nhúng trực tiếp vào Notion. Cách này không chỉ giúp bạn lưu trữ các tệp lớn mà còn giữ cho không gian làm việc Notion của bạn gọn gàng, hiệu quả.
3. Lịch Sử Trang Trong 7 Ngày
Notion miễn phí cung cấp tính năng lịch sử trang trong 7 ngày. Điều này cho phép bạn xem và khôi phục các phiên bản trước đó của trang trong vòng một tuần. Các gói Plus và Business của Notion mở rộng thời gian này lần lượt lên 30 và 90 ngày. Tuy nhiên, đối với phần lớn người dùng, khung thời gian 7 ngày thường là đủ.
Giao diện lịch sử trang trong Notion, cho phép xem và khôi phục các phiên bản trang cũ trong 7 ngày.
Chẳng hạn, nếu bạn đang chỉnh sửa nội dung, khả năng cao bạn sẽ thực hiện các thay đổi và xem xét lại trong vài ngày đầu. Do đó, việc khôi phục về phiên bản cũ hơn thường sẽ diễn ra trong khoảng thời gian 7 ngày này.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chủ động vượt qua giới hạn này bằng cách xuất các trang của mình bất cứ khi nào bạn thực hiện những thay đổi quan trọng. Bằng cách này, bạn luôn có một bản sao lưu, giúp xây dựng một kho lưu trữ dài hạn cho các trang của mình vượt xa giới hạn 7, 30, hoặc 90 ngày.
Màn hình xuất trang Notion, giúp người dùng sao lưu nội dung và duy trì lịch sử trang dài hơn 7 ngày.
4. Khả Năng Tích Hợp Vẫn Mạnh Mẽ Với Ứng Dụng Yêu Thích
Ngay cả khi sử dụng gói Notion miễn phí, bạn vẫn có thể tích hợp Notion với nhiều ứng dụng phổ biến khác như Slack, Asana, Jira và Figma. Giới hạn lớn nhất của gói miễn phí trong khía cạnh này là khả năng tạo tự động hóa cơ sở dữ liệu. Bạn chỉ có thể thực hiện tự động hóa miễn phí với Slack; nếu muốn tạo các tự động hóa tùy chỉnh cho nhiều tình huống khác, bạn sẽ cần nâng cấp.
Quy trình tạo tự động hóa thông báo Slack trong Notion, thể hiện khả năng tích hợp ứng dụng cơ bản của gói miễn phí.
Tuy nhiên, nếu bạn chỉ cần tích hợp cơ bản với các ứng dụng đang dùng và tự động hóa với Slack – một công cụ phổ biến trong nhiều đội nhóm – thì gói Notion miễn phí vẫn hoàn toàn đáp ứng được nhu cầu này.
5. Vô Vàn Mẫu (Template) Miễn Phí Để Lựa Chọn
Dù bạn đang sử dụng gói Notion miễn phí hay trả phí, bạn đều có quyền truy cập vào cùng một thư viện mẫu khổng lồ của Notion. Mặc dù có một số mẫu tính phí được cung cấp bởi bên thứ ba, không có mẫu “cao cấp” nào dành riêng cho thành viên trả phí từ chính Notion.
Giao diện kho mẫu (template) của Notion, cung cấp vô số lựa chọn miễn phí cho mọi nhu cầu.
Vấn đề duy nhất bạn có thể gặp phải là với các mẫu có tính năng tự động hóa cơ sở dữ liệu tùy chỉnh. Mặc dù chúng vẫn sẽ chạy trên gói miễn phí, bạn sẽ không thể chỉnh sửa hoặc xóa chúng trừ khi bạn nâng cấp lên gói trả phí. Nhưng nếu mẫu đã hoạt động theo đúng nhu cầu của bạn, bạn sẽ không cần phải sửa đổi nó, điều này rất tiện lợi cho người dùng phổ thông.
6. Mời Tối Đa 10 Khách Mời Cộng Tác
Với gói Notion miễn phí, bạn có thể thêm tối đa 10 khách mời – những người cộng tác tạm thời không thuộc tổ chức của bạn – vào không gian làm việc Notion của mình. Các gói trả phí cho phép bạn thêm 100 khách mời trở lên. Trừ khi bạn đang xây dựng một đội nhóm rất lớn, 10 khách mời thường là đủ cho hầu hết các trường hợp.
Màn hình mời thành viên hoặc khách mời vào không gian làm việc Notion, minh họa giới hạn 10 khách của gói miễn phí.
Bên cạnh đó, bạn luôn có thể xóa các khách mời không hoạt động hoặc tạo nhiều không gian làm việc để chứa thêm người. Notion đủ linh hoạt để cho phép bạn cấu trúc các không gian cộng tác theo cách phù hợp với nhu cầu khi bạn đạt đến giới hạn.
Kết Luận
Việc quyết định có cần nâng cấp từ gói Notion miễn phí lên gói trả phí hay không luôn phụ thuộc vào việc đánh giá nhu cầu thực tế của bạn. Với khả năng tạo trang và khối không giới hạn cho cá nhân, không gian lưu trữ đáng kể, lịch sử trang 7 ngày, khả năng tích hợp ứng dụng linh hoạt và kho mẫu phong phú, gói Notion miễn phí đã cung cấp một bộ công cụ mạnh mẽ và toàn diện.
Nếu bạn là người mới bắt đầu với Notion hoặc đang cân nhắc sử dụng, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với gói Notion miễn phí trong ít nhất một tháng để tự mình trải nghiệm và xem liệu nó có đủ đáp ứng quy trình làm việc của bạn hay không. Nếu bạn thấy mình liên tục gặp phải các giới hạn ảnh hưởng đến hiệu suất công việc, đó sẽ là lúc thích hợp để cân nhắc nâng cấp lên một gói trả phí. Hãy chia sẻ trải nghiệm của bạn với gói Notion miễn phí dưới phần bình luận nhé!
