Chúng ta thường dễ dàng bị cuốn theo những “bí kíp” tăng năng suất được ca ngợi rầm rộ trên mạng. Nhưng sau khi tự mình trải nghiệm và kiểm chứng, tôi nhận ra rằng không phải mọi phương pháp đều phù hợp với tất cả mọi người. Thậm chí, một số kỹ thuật dường như được tạo ra để bán sách nhiều hơn là để cải thiện cuộc sống hàng ngày của chúng ta. Bài viết này sẽ chia sẻ những trải nghiệm cá nhân của tôi về các phương pháp năng suất phổ biến mà tôi đã thử và thấy rằng chúng không mang lại hiệu quả như mong đợi, đồng thời đưa ra những góc nhìn khác biệt cho độc giả của Thegioicongnghe.net.
1. Time-Blocking và Timeboxing: Khi Sự Linh Hoạt Quan Trọng Hơn Cứng Nhắc
Là một trong những kỹ thuật năng suất được ưa chuộng nhất, time-blocking (chặn thời gian) là phương pháp đầu tiên mà tôi thử nghiệm. Tuy nhiên, thẳng thắn mà nói, đó là một thất bại hoàn toàn. Tôi đã gặp phải vô số nhược điểm của một lịch trình quá cứng nhắc, chẳng hạn như cảm giác luôn bị choáng ngợp và áp lực. Hơn nữa, tôi phải phụ thuộc vào việc mọi thứ diễn ra hoàn hảo mỗi ngày; chỉ cần sai lệch vài phút, lập tức sẽ gây ra sự tồn đọng công việc và khiến tôi bế tắc.
Giao diện phần mềm quản lý lịch trình với các khối thời gian được sắp xếp chặt chẽ cho cuộc họp.
Sau đó, tôi chuyển sang timeboxing (đóng hộp thời gian). Kỹ thuật này tương tự như time-blocking, nhưng thay vì chặn thời gian cho các nhiệm vụ cụ thể, bạn phân bổ thời gian cho một loại công việc nhất định. Ví dụ, tôi dành thời gian cho công việc tự do nói chung thay vì một dự án cụ thể của khách hàng. Mặc dù có cải thiện hơn, tôi vẫn không thích bị gò bó theo cách này. Mặc dù tôi vẫn làm việc khoảng cùng một số giờ mỗi ngày, nhưng lịch trình của tôi linh hoạt hơn nhiều. Nhờ đó, tôi hoàn thành được nhiều việc hơn và cũng cảm thấy hạnh phúc hơn.
2. Kỹ Thuật Pomodoro: Nhịp Điệu Làm Việc Lý Tưởng Của Bạn Là Gì?
Kỹ thuật Pomodoro thường yêu cầu làm việc 25 phút rồi nghỉ ngơi. Tôi cần phải đưa các khoảng nghỉ màn hình vào thói quen của mình, vì trước đây tôi thường ngồi nhìn máy tính sáu giờ liền rồi tự hỏi tại sao mình không thể hoàn thành bất cứ việc gì vào cuối ngày. Tuy nhiên, kỹ thuật Pomodoro lại không hiệu quả theo nghĩa thông thường.
Vấn đề chính của tôi với chiến thuật này là 25 phút – theo ý kiến của tôi – không đủ thời gian để hoàn thành một công việc có ý nghĩa. Đến thời điểm đó, tôi chỉ vừa mới bắt đầu làm quen với nhiệm vụ. Tính chất dừng-khởi động liên tục khiến tôi cảm thấy quá khó chịu và chỉ thêm bực bội.
Để khắc phục những nhược điểm của kỹ thuật Pomodoro, thay vào đó, tôi tự đặt ra quy tắc nghỉ giải lao mỗi giờ (hoặc khi tôi viết được 1.000 từ). Nếu bạn định thử chiến thuật này, tôi khuyên bạn nên tăng thời gian làm việc trong mỗi chu kỳ – đặc biệt nếu bạn dễ bị trì hoãn.
3. Xây Dựng “Bộ Não Thứ Hai”: Có Thực Sự Cần Thiết Cho Mọi Người?
Vài năm trước, tôi đã rất hứng thú với các phương pháp tăng năng suất, và đó là lúc tôi khám phá ra cuốn sách “Building a Second Brain” (Xây Dựng Bộ Não Thứ Hai) của Tiago Forte. Mặc dù tôi rất thích những lời khuyên của Forte trên YouTube, nhưng phương pháp xây dựng bộ não thứ hai lại không phù hợp với tôi. Thay vì đơn giản hóa cuộc sống, tôi lại cảm thấy choáng ngợp và thậm chí không thể hoàn thành cuốn sách.
Tôi cũng đã thử một số ứng dụng được quảng cáo là giúp xây dựng bộ não thứ hai, nhưng điều này không giúp ích gì. Không lâu sau, tôi phát hiện ra meme “Just Use Apple Notes” (Cứ dùng Apple Notes thôi) – điều này đã tóm tắt khá chính xác cảm giác của tôi lúc bấy giờ.
Thực lòng mà nói, tôi nghĩ rằng việc xây dựng một bộ não thứ hai là một ý tưởng tuyệt vời nếu bạn là nhà nghiên cứu hoặc làm việc trong lĩnh vực học thuật nào đó. Tuy nhiên, tôi không nghĩ rằng nhu cầu cá nhân của mình đòi hỏi một hệ thống phức tạp đến vậy.
4. “Ăn Con Ếch”: Chiến Thuật Khó Ưa Liệu Có Hiệu Quả?
“Ăn con ếch” là khi bạn hoàn thành nhiệm vụ khó khăn nhất trong ngày đầu tiên. Ý tưởng là một khi bạn đã làm xong việc mà mình ghét nhất, phần còn lại của ngày sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Tôi từng luôn cố gắng “ăn con ếch”, nhưng nó chỉ hiệu quả khoảng một nửa số lần.
Tôi đã dành thời gian để suy nghĩ tại sao lại như vậy, và tôi nhận ra rằng “ăn con ếch” chỉ hiệu quả nếu đó là một dự án cá nhân hoặc một việc tôi thích làm. Tuy nhiên, nếu tôi không thích một việc gì đó, tôi thấy tốt hơn là nên hoàn thành một việc khác và gạch bỏ nó khỏi danh sách việc cần làm. Sau đó, tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ khó khăn hơn mà không bị phân tâm.
Việc trở nên tinh gọn hơn và chỉ làm những công việc thực sự “thúc đẩy kim đồng hồ tiến lên” đã giúp tôi không cần đến kỹ thuật này. Ví dụ, tôi chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Hơn nữa, tôi cố tình đặt ít việc hơn vào danh sách cần làm; nếu mỗi giờ đều bị lấp đầy, tôi sẽ nhanh chóng kiệt sức.
5. Ma Trận Eisenhower: Đâu Là Giới Hạn Của Việc Phân Loại?
Bạn có thể chuẩn bị danh sách việc cần làm bằng Ma trận Eisenhower bằng cách chia nhiệm vụ thành bốn phần: Làm ngay, Làm sau, Ủy quyền và Loại bỏ.
Mặc dù khái niệm này rất hay, nhưng tôi đã dành quá nhiều thời gian để bị ám ảnh về việc nhiệm vụ nên được đặt ở đâu và kết quả là hoàn thành được rất ít việc. Đối với tôi, đó lại là một cách khác để trì hoãn.
Cài đặt ưu tiên công việc trong ứng dụng Todoist, minh họa cho việc phân loại nhiệm vụ.
Tương tự như kỹ thuật “ăn con ếch”, tôi nhận thấy việc xác định các nhiệm vụ nhất quán giúp tôi đạt được mục tiêu dễ dàng hơn. Ví dụ, đối với một người làm tự do, những việc thực sự “thúc đẩy kim đồng hồ tiến lên” là viết, chỉnh sửa, gửi ý tưởng và xây dựng mối quan hệ. Mọi thứ khác chỉ là “có thì tốt” chứ không phải là điều cần thiết.
6. Lập Kế Hoạch Toàn Bộ Tuần Làm Việc: Lợi Ích và Giới Hạn
Tôi đã trải qua một giai đoạn mà tôi thường lập kế hoạch toàn bộ danh sách việc cần làm hàng tuần trước. Mặc dù tôi nghĩ điều này sẽ giúp mình tập trung tốt hơn, nhưng trên thực tế, tôi không thể tập trung hơn chút nào. Hơn nữa, tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch toàn bộ tuần trước khiến tôi không thể thích nghi với các tình huống thay đổi.
Điện thoại và sổ tay ghi chú kế hoạch công việc tuần, thể hiện sự kết hợp giữa công cụ kỹ thuật số và truyền thống.
Vì tôi là người làm tự do, lịch trình hàng ngày của tôi không phải lúc nào cũng giống nhau. Hơn nữa, tôi có thể cần phải phản ứng với một câu chuyện nhất định trong thời gian ngắn. Cả hai điều này đều khiến tôi cảm thấy căng thẳng suốt thời gian.
Tôi phải chỉ ra rằng tôi chắc chắn có thể thấy những lợi ích của việc lập kế hoạch toàn bộ tuần trước nếu bạn là sinh viên hoặc nhân viên. Nó cũng tốt nếu bạn sở hữu một doanh nghiệp có các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Tuy nhiên, bạn cần tự quyết định xem mình có thuộc các nhóm đó hay không và sau đó thử nghiệm để xem liệu bạn có thực sự được hưởng lợi hay không.
7. Kỹ Thuật Triage: Đừng Biến Ưu Tiên Thành Sự Trì Hoãn Mới
Kỹ thuật Triage khá tương tự như Ma trận Eisenhower; bạn ưu tiên các nhiệm vụ với mục tiêu tập trung vào những gì quan trọng và tiết kiệm thời gian. Nhưng mặc dù tôi nghĩ nó có thể hiệu quả với một số người, nó lại không giúp ích gì nhiều trong việc cải thiện cuộc sống hàng ngày của tôi.
Một lần nữa, chiến thuật này chỉ là một hình thức trì hoãn khác. Không phải khoe khoang, nhưng tôi đã bị ám ảnh bởi năng suất đủ lâu để biết mình nên và không nên làm gì. Tất cả những gì kỹ thuật Triage mang lại là khiến mọi thứ trở nên phức tạp hơn và không giúp tôi tiết kiệm được chút thời gian nào.
Nếu tôi cần ưu tiên một nhiệm vụ, tôi chỉ đơn giản đánh dấu nó là “khẩn cấp” trên danh sách việc cần làm bằng giấy của mình. Trước đây, tôi đã thêm một dấu ưu tiên trong ứng dụng danh sách việc cần làm của mình; nhiều công cụ như TickTick và Todoist cho phép bạn làm điều này.
Tôi khuyên bạn nên khám phá nhiều kỹ thuật năng suất khác nhau để tìm ra điều gì phù hợp nhất với mình. Mặc dù tôi đã thành công với một số phương pháp, nhưng tôi cũng đã dành rất nhiều thời gian cho những chiến thuật không phù hợp với nhu cầu của bản thân.
