Khi số lượng thiết bị công nghệ cá nhân ngày càng nhiều, bạn có thể cảm thấy khó khăn trong việc tìm kiếm và sử dụng chúng. Sự lộn xộn không chỉ gây mất tập trung mà còn làm giảm hiệu suất làm việc. Với một chút kế hoạch và vài thủ thuật thực tế, tôi đã biến không gian công nghệ lộn xộn của mình thành một hệ thống được tổ chức gọn gàng và hiệu quả. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết cách bạn có thể thực hiện điều tương tự để tối ưu không gian làm việc của mình.
1. Đặt Mục Tiêu và Lên Kế Hoạch Chi Tiết
Bất kỳ nhiệm vụ tổ chức nào cũng nên bắt đầu bằng việc lập kế hoạch kỹ lưỡng. Tôi thường hình dung trước những vật dụng cần sắp xếp và những vấn đề tiềm ẩn có thể phát sinh.
Xác định Vấn Đề và Mục Đích
Để lên kế hoạch, tôi sử dụng một công cụ ghi chú để liệt kê các mục tiêu, vấn đề có thể gặp phải và cách giải quyết chúng. Việc này giúp tôi loại bỏ những vấn đề nhỏ ngay từ đầu, đảm bảo quá trình sắp xếp diễn ra suôn sẻ hơn. Đồng thời, nó cũng giúp tôi có cái nhìn tổng thể và kịp thời điều chỉnh nếu cần.
Trong trường hợp của tôi, các mục tiêu khá đơn giản:
- Giảm bớt sự lộn xộn về mặt thị giác và giúp bàn làm việc dễ tiếp cận hơn.
- Mỗi vật dụng đều có một vị trí cố định để cất giữ thay vì không biết đặt chúng ở đâu.
- Giảm thiểu thời gian tìm kiếm đồ vật.
Đối Mặt Với Thách Thức và Tìm Giải Pháp
Khi đặt ra các mục tiêu này, tôi nhận thấy mình sẽ phải đối mặt với một vài thách thức:
- Có những vật dụng được sử dụng thường xuyên, việc cất đi rồi lấy ra liên tục sẽ gây khó chịu.
- Tôi có rất nhiều thiết bị công nghệ thuộc nhiều loại khác nhau, vì vậy cần tìm cách phân loại chúng hiệu quả.
- Không thể sử dụng hộp quá sâu vì tôi không muốn các vật dụng chồng chất lên nhau, gây khó khăn khi tìm kiếm hoặc làm hỏng các thiết bị nhạy cảm.
Sau một thời gian suy nghĩ, tôi đã tìm ra các giải pháp cho những vấn đề này:
- Giữ một chiếc hộp nhỏ gần bàn cho các vật dụng thường dùng và cất chúng về đúng chỗ vào cuối ngày.
- Phân loại thiết bị theo kích thước và hình dạng: thiết bị lớn, thiết bị nhỏ, sau đó là phụ kiện và cáp kết nối.
- Dọn trống một chiếc tủ sắt có ngăn kéo nông ngay cạnh bàn làm việc để dễ dàng truy cập.
Tối Giản Hóa Quy Trình
Tôi cố gắng không làm mọi thứ trở nên quá phức tạp, vì đó là cách nhanh nhất để bạn bị choáng ngợp và khiến nhiệm vụ trở nên lớn hơn vẻ ngoài của nó. Hãy xây dựng một khung sườn đơn giản và dễ thực hiện.
Chắc chắn bạn vẫn sẽ gặp phải một vài vấn đề trong quá trình sắp xếp thực tế, nhưng bạn sẽ rất vui vì đã có một kế hoạch cụ thể và đã giải quyết được hầu hết các vấn đề rõ ràng trước khi bắt đầu.
2. Tập Hợp Mọi Thiết Bị Trước Khi Bắt Đầu Sắp Xếp
Trước khi bắt tay vào việc sắp xếp, hãy chuẩn bị một chiếc hộp lớn và đặt tất cả những vật dụng không đúng vị trí vào đó. Đó có thể là những sợi cáp, bộ sạc, điện thoại dự phòng, ống kính máy ảnh, tai nghe, pin và nhiều thứ khác đang nằm rải rác. Hãy gom tất cả vào một chiếc hộp lớn và quan sát chúng – điều này giúp bạn có cái nhìn tổng thể hơn, thậm chí có thể tìm ra cách phân loại chúng hiệu quả hơn.
Ở giai đoạn này, bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng hơn về nhiệm vụ phía trước. Bạn có thể nhận ra rằng mình muốn thay đổi một vài điều so với kế hoạch ban đầu, và điều đó hoàn toàn bình thường. Mục đích của việc gom tất cả mọi thứ là để bạn hình dung rõ ràng hơn. Nếu bạn chỉ bắt đầu sắp đặt lung tung, mọi thứ sẽ lại trở nên lộn xộn mà không có một hệ thống nào để giữ mọi thứ gọn gàng lâu dài.
Tất cả thiết bị được gom vào một chiếc hộp lớn trước khi sắp xếp
Ở phía bên trái của chiếc hộp, bạn có thể thấy những vật dụng mà tôi quyết định bán hoặc cho đi để giảm bớt sự lộn xộn trong không gian. Tôi đã thay thế bộ Scarlett Solo và AT-2020 cồng kềnh của mình bằng chiếc Rode VideoMic Go II đa năng và nhỏ gọn hơn. Việc này giúp tôi giảm nhiều vật dụng thành một mà không làm giảm chất lượng âm thanh. Hơn nữa, tôi có thể sử dụng micro này với máy ảnh hoặc điện thoại, tăng tính di động – điều mà bộ thiết bị cũ của tôi không làm được.
3. Chuẩn Bị Không Gian Lưu Trữ Chuyên Biệt
Ngăn kéo tủ trống sẵn sàng cho việc sắp xếp thiết bị
Bây giờ bạn đã thu thập tất cả những gì cần sắp xếp, nhưng vẫn chưa phải lúc để đặt chúng vào vị trí. Đây là lúc để chuẩn bị “ngôi nhà” cho chúng.
Nếu bạn đã có sẵn một không gian trống để đặt các thiết bị, thì thật tốt. Tuy nhiên, tôi quyết định tái sử dụng chiếc tủ sắt mà máy tính của tôi đang đặt lên trên và biến nó thành nơi lưu trữ tiện dụng hơn. Rất có thể bạn cũng có một không gian tương tự có thể được tận dụng – nó miễn phí và sẽ làm cho không gian trở nên hữu ích hơn khi có thêm một mục đích thực sự.
Trong trường hợp của tôi, tôi đã dọn trống các ngăn kéo của chiếc tủ. Tôi hài lòng với ngăn kéo trên cùng vì nó chứa những vật dụng không liên quan đến công nghệ nhưng quan trọng và cần dễ dàng truy cập. Tuy nhiên, mỗi ngăn kéo bên dưới đều là một mớ hỗn độn của cáp, phụ kiện và các thứ linh tinh khác. Tôi đã đặt những thứ đó vào thùng rác trong giai đoạn thu gom.
Trong thời gian này, tôi cũng tìm thấy những thứ mình muốn đưa vào “kho lưu trữ” ở ngăn kéo dưới cùng để không phải lo lắng về chúng trong giai đoạn sắp xếp.
4. Sắp Xếp Có Chủ Đích và Tối Ưu Hiệu Quả
Một chút “tiết lộ”: tôi thực sự nhận thấy rằng 90% số thiết bị công nghệ mà tôi muốn sắp xếp thực sự vừa vặn trong một ngăn kéo duy nhất. Tôi đã rất ngạc nhiên về mức độ hiệu quả của việc sắp xếp có chủ đích.
Phân Loại Theo Mức Độ Sử Dụng và Hình Dạng
Ngăn kéo “công nghệ” chính này là nơi tôi đặt cáp, phụ kiện công nghệ, pin, thiết bị lưu trữ, v.v. Tôi đã phân loại mớ cáp lộn xộn bằng các túi zip và dán nhãn bằng bút dạ. Sau đó, tôi sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên sử dụng, không phân biệt tầm quan trọng. Nếu nó quan trọng nhưng hiếm khi được sử dụng, nó sẽ nằm ở phía sau – càng thường xuyên cần đến, nó càng nằm gần phía trước.
Ngăn kéo công nghệ được sắp xếp gọn gàng
Ở phía sau, hoặc phần bên trái nhất của hình ảnh, là các túi chứa cáp mà tôi quyết định giữ lại. Di chuyển sang phải, bạn có thể thấy các vật thể có hình dạng tương tự được đặt nằm nghiêng theo hàng: các phụ kiện ống kính máy ảnh hình trụ, bộ sạc hình chữ nhật và một hộp nhỏ chứa nhiều vật dụng nhỏ khác nhau như pin, thẻ SD, v.v. Tôi đã được truyền cảm hứng từ cách sắp xếp kiểu giá sách. Việc lấy đồ ra khỏi các khe như vậy dễ dàng hơn nhiều so với việc chúng được chất chồng lên nhau.
Hầu hết các loại cáp tôi có đều là cáp USB-C. Trong khi hầu hết chúng được đựng trong túi, tôi đã chọn một vài sợi cáp USB-C có khả năng sạc nhanh hoặc truyền dữ liệu tốt để đặt ở phía trước cho dễ dàng truy cập.
Mẹo Tối Ưu Không Gian Lưu Trữ
Sử dụng không gian phía trên các vật dụng để đặt đồ dùng thường xuyên
Như bạn có thể thấy, tôi đã sử dụng một trong các túi đựng cáp làm vách ngăn. Tôi nhận thấy rằng không gian phía trên rất lý tưởng cho các vật dụng thường xuyên được sử dụng. Các vật dụng như Rode VideoMic Go II, bộ chia USB Anker và máy đo laser Xiaomi của tôi (chúng vừa vặn một cách hoàn hảo vào những vị trí đó và sẽ không di chuyển lung tung).
Tôi cũng đặt phần bọt của micro Rode vào khoảng trống nơi tôi đặt các loại cáp thường dùng. Việc xếp chồng các vật dụng lên nhau có vẻ mâu thuẫn với điều tôi đã nói trước đây, nhưng tôi có nhiều khả năng sử dụng những thứ ở trên hơn là những thứ ở dưới.
Ngăn bí mật dưới hộp pin máy ảnh
Một điều khác mà tôi thích là ngăn bí mật trong hình trên. Bên dưới hộp pin máy ảnh là nửa còn lại của chiếc hộp chứa những vật dụng ít khi được sử dụng – hoặc những thứ tôi muốn giấu đi như ví lạnh Trezor của mình. Nó cũng chứa một vài sợi cáp rất ngắn mà tôi không có khả năng sử dụng trong hầu hết các trường hợp.
Sau tất cả những việc này, tôi còn lại hai ngăn kéo trống. Một ngăn, tôi đã chất đầy những vật dụng lớn hơn mà tôi ít sử dụng, như bộ điều khiển, bàn phím và chuột dự phòng, và máy chơi game PSP của tôi. Tôi thậm chí không cần một chiếc hộp cất giữ riêng vì việc cất mọi thứ trở lại rất dễ dàng với cách sắp xếp hiện tại.
Tôi đã đạt được ba mục tiêu chính của mình và không ngờ lại có thêm không gian lưu trữ, mặc dù tôi giờ đây có thể cất giữ nhiều thứ hơn. Phần thưởng bổ sung này khiến việc sắp xếp trở nên đáng giá hơn nhiều và tôi hy vọng nó cũng sẽ hữu ích cho bạn!
