Bạn không cần phải làm lộn xộn iPhone hay Mac của mình với vô số ứng dụng mới. Trình quản lý danh sách việc cần làm tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái của Apple – nó mạnh mẽ, miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng tôi đang nói đến Apple Reminders, một công cụ đáng ngạc nhiên thường bị đánh giá thấp nhưng lại mang lại hiệu quả vượt trội cho việc tổ chức và theo dõi các tác vụ hàng ngày của bạn.
5. Tích Hợp Sâu Với Siri: Ghi Lại Mọi Ý Tưởng Nhanh Chóng
Ý tưởng và công việc thường nảy ra trong đầu vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện, hoặc thậm chí đang trong phòng tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Reminders chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý ảo của Apple.
Sử dụng Siri là một trong những cách yêu thích của tôi để ghi lại các tác vụ nhanh chóng trên Mac và iPhone. Thay vì phải mở ứng dụng Reminders và nhập một nhiệm vụ, bạn có thể chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi John lúc 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua Sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một lời nhắc với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ tay rảnh để tiếp tục công việc đang làm.
Siri thêm nhắc nhở "gọi John lúc 3 giờ chiều mai" vào ứng dụng Apple Reminders trên iPhone
4. Đồng Bộ Hóa Đa Thiết Bị Không Chê Vào Đâu Được
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm trình quản lý tác vụ chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo giữa các thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một Apple ID, mọi tác vụ bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều được cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Ví dụ:
- Thêm một tác vụ trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Đặt một lời nhắc bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Đánh dấu một tác vụ đã hoàn thành trên iPhone, và trạng thái đó sẽ hiển thị trên máy Mac của bạn.
Mức độ tích hợp này giúp bạn dễ dàng duy trì sự sắp xếp gọn gàng, dù bạn đang ở bàn làm việc hay đang di chuyển.
3. Tích Hợp Hoàn Hảo Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất rời rạc – phải vật lộn với nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý tác vụ, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
Trong quá trình trải nghiệm, tôi thực sự ngạc nhiên về mức độ hoạt động hiệu quả của các ứng dụng Apple khi được sử dụng đồng bộ. Ví dụ:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng bài viết hoặc phác thảo dàn ý. Với tính năng tích hợp Reminders, tôi có thể tạo ngay một tác vụ trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian để đọc ngay lập tức, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari đó vào Reminders.
- Nếu một email yêu cầu phải theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một tác vụ được liên kết với email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được giữ đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và duy trì quy trình làm việc của bạn trôi chảy, không bị phân tâm.
Hướng dẫn chia sẻ liên kết trang web Safari sang ứng dụng Apple Reminders trên Mac để tạo nhắc nhở đọc sau
2. Thiết Lập Tổ Chức Thuận Tiện và Linh Hoạt
Apple Reminders cung cấp một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại tác vụ. Mặc dù Reminders cung cấp các danh sách đơn giản, bạn có thể đi xa hơn với các mục (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists) và thậm chí là chế độ xem kiểu Kanban (column view).
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các tác vụ trước khi sắp xếp chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch hoặc Trường học. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Mục (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một mục cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi mục có tập hợp các nhiệm vụ phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu cảm thấy lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để trực quan hóa các tác vụ của bạn trong một định dạng kéo và thả gọn gàng.
Giao diện xem cột (Kanban) trong ứng dụng Apple Reminders trên Mac, hiển thị các nhiệm vụ được sắp xếp theo trạng thái
1. Nhắc Nhở Dựa Trên Vị Trí: Thông Minh Hơn, Tiện Lợi Hơn
Apple Reminders vượt xa các cảnh báo dựa trên thời gian đơn giản bằng cách cho phép bạn đặt lời nhắc dựa trên vị trí, chúng sẽ kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các tác vụ gắn liền với một địa điểm chứ không phải một thời gian cụ thể.
Dù bạn rời nhà hay đến văn phòng, những lời nhắc dựa trên vị trí này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Chẳng hạn, bạn có thể đặt lời nhắc để lấy đồ giặt khi rời nhà, tưới cây khi bạn về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các nhiệm vụ đã giao khi bạn đến văn phòng.
Dưới đây là cách đặt lời nhắc dựa trên vị trí trên máy Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một lời nhắc mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một địa điểm (At a Location) để thêm vị trí.
- Chọn xem lời nhắc sẽ kích hoạt khi Đến nơi (Arriving) hay Rời đi (Leaving) địa điểm đó.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên vị trí trong ứng dụng Apple Reminders trên Mac, kích hoạt khi người dùng đến hoặc rời khỏi địa điểm cụ thể
Kết Luận
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng ghi chú đơn giản – đó là một trình quản lý tác vụ hoàn chỉnh và miễn phí được tích hợp sâu vào iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc đang phụ thuộc vào các ứng dụng của bên thứ ba phức tạp khác, thì đây chính là thời điểm để dùng thử. Với các tính năng thông minh và khả năng tích hợp liền mạch, Apple Reminders chắc chắn sẽ nâng tầm năng suất của bạn.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Apple Reminders trong phần bình luận bên dưới! Bạn có tính năng yêu thích nào không, hoặc có mẹo nào để sử dụng ứng dụng này hiệu quả hơn không?
