Hành trình tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc hiệu quả đối với tôi luôn là một thách thức. Mỗi khi tải về một ứng dụng mới, tôi đều tràn đầy hy vọng về một khởi đầu mới mẻ cho năng suất cá nhân. Nhưng rồi, những thông báo chồng chất, giao diện rối rắm hay tính năng không phù hợp lại khiến tôi từ bỏ nó một cách nhanh chóng. Sau rất nhiều lần thử và thất bại, cuối cùng tôi đã tìm thấy một số ứng dụng thực sự giúp tôi ngừng loay hoay với việc điều chỉnh và bắt đầu tập trung vào hoàn thành công việc.
Việc chọn lựa đúng ứng dụng quản lý tác vụ có thể thay đổi hoàn toàn cách bạn làm việc và tổ chức cuộc sống. Với vai trò là một người đã trực tiếp trải nghiệm qua rất nhiều nền tảng, tôi hy vọng những chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn tìm được “người bạn đồng hành” phù hợp nhất để nâng cao năng suất, từ đó đạt được mục tiêu cá nhân và công việc một cách hiệu quả hơn.
8. Microsoft To Do
Trong những ngày đầu tập trung vào năng suất, Microsoft To Do là lựa chọn đầu tiên của tôi bởi nó hoàn toàn miễn phí. Tôi thích khả năng tùy chọn giữa chế độ xem lưới và danh sách. Việc tạo danh sách việc cần làm (to-do list) rất đơn giản: chỉ cần nhập tên công việc và nhấn Enter.
Ứng dụng này tích hợp tốt với Outlook, tính năng Email gắn cờ (Flagged email) giúp truy cập dễ dàng vào bất kỳ tin nhắn nào bạn đã đánh dấu là quan trọng. Việc chọn các danh mục tác vụ khác nhau có thể giúp giữ mọi thứ được sắp xếp gọn gàng; tính năng Danh sách (Lists) giúp bạn tránh bị choáng ngợp.
Bạn có thể thiết lập các tác vụ lặp lại trong Microsoft To Do và tạo lời nhắc khi cần. Tôi thường đánh dấu những nhiệm vụ quan trọng nhất trong danh sách của mình là Quan trọng (Important).
Tuy nhiên, tôi đã ngừng sử dụng Microsoft To Do vì nó quá cơ bản. Dù rất tốt để ghi lại các việc vặt hàng ngày hay danh sách mua sắm, tôi không thể dùng nó cho công việc chuyên nghiệp của mình.
Tải xuống: Microsoft To Do cho iOS | Android (Miễn phí)
7. Trello
Sau khi nhận ra mình cần một công cụ mạnh mẽ hơn, tôi đã chuyển sang Trello. Ứng dụng này hiện thân thiện với người dùng hơn rất nhiều so với thời điểm tôi bắt đầu sử dụng, và giao diện cũng gọn gàng hơn đáng kể. Tôi thích khả năng tạo nhiều bảng (board) và chế độ xem bảng giúp việc theo dõi các tác vụ trở nên cực kỳ đơn giản.
Trello có các tính năng tùy chỉnh toàn diện cho mỗi thẻ (card). Tôi có thể thêm mô tả đơn giản, tải lên tệp đính kèm và tạo checklist cho các tác vụ phức tạp hơn. Nếu cần, tôi thậm chí có thể tạo các trường tùy chỉnh riêng. Ngoài việc tuyệt vời cho công việc chuyên môn, Trello cũng rất phù hợp cho mục đích cá nhân.
Tạo bảng quản lý dự án trên ứng dụng Trello, minh họa giao diện trực quan của Trello
Mặc dù Trello có gói trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp. Tôi đã ngừng sử dụng ứng dụng này vì vào thời điểm đó, nó quá phức tạp đối với tôi. Tuy nhiên, vì vấn đề này đã được cải thiện, tôi hoàn toàn có thể đề xuất Trello cho việc quản lý dự án hiệu quả ở thời điểm hiện tại.
Tải xuống: Trello cho iOS | Android (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
6. Notion
Notion là một trong những công cụ quản lý tác vụ có khả năng tùy biến cao nhất mà tôi từng sử dụng. Tôi đã dùng nó cho các danh sách việc cần làm hàng ngày, và ứng dụng này có nhiều mẫu (template) hữu ích cho các quy trình làm việc hiệu quả. Tôi có thể tạo các biểu đồ Gantt toàn diện để lập kế hoạch cho các dự án lớn và lịch biên tập cho các công việc sáng tạo của mình.
Khi tạo tác vụ trong Notion, tôi có thể thêm mô tả, liên kết, ngày đến hạn và các thông tin hữu ích khác. Nó cũng đóng vai trò như một ứng dụng ghi chú, và khi kết hợp với Notion Web Clipper, công cụ này sẽ giúp bạn thực hiện nghiên cứu và giữ mọi thứ được tổ chức.
Tôi vẫn sử dụng Notion, nhưng không phải cho mục đích quản lý tác vụ chính (trừ lịch nội dung). Mặc dù ứng dụng trông rất tuyệt và khiến tôi cảm thấy mình rất năng suất, nhưng tôi đã lãng phí quá nhiều thời gian để tập trung vào việc thiết kế giao diện thay vì thực sự làm việc trên các nhiệm vụ của mình.
Tải xuống: Notion cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
5. Google Tasks
Google Tasks là phiên bản tương đương của Google với Microsoft To Do. Nó cũng đơn giản và dễ sử dụng tương tự; tôi chỉ cần nhập tên tác vụ và nhấn Enter để lưu lại. Trước đó, tôi có thể thêm ngày đến hạn nếu thấy cần thiết. Một tính năng đơn giản nhưng hiệu quả là khả năng đánh dấu một deadline là “Hôm nay” hoặc “Ngày mai” mà không cần mở rộng lịch.
Giao diện ứng dụng web Google Tasks giúp người dùng lên kế hoạch công việc hàng ngày
Nếu tôi muốn phân chia các tác vụ của mình, tôi có thể tạo các danh sách mới. Khi duyệt qua ứng dụng, tôi thấy nó trực quan hơn Microsoft To Do. Mọi thứ dường như tải nhanh hơn và các thay đổi cũng có hiệu lực nhanh chóng hơn.
Tôi đã ngừng sử dụng Google Tasks vì, giống như Microsoft To Do, nó không cung cấp các công cụ nâng cao mà tôi cần để theo dõi các tác vụ công việc. Tuy nhiên, đây vẫn là một lựa chọn tốt cho những người mới bắt đầu hoàn toàn.
Tải xuống: Google Tasks cho iOS | Android (Miễn phí)
4. TickTick
TickTick là một trong những ứng dụng quản lý tác vụ tiên tiến nhất mà tôi từng sử dụng, và nó còn trở nên tốt hơn trong vài năm qua. Ngoài việc tạo danh sách việc cần làm cơ bản, bạn có thể tự động tạo danh sách khi đăng ký tài khoản. TickTick cung cấp các mẫu như “công việc” và “mua sắm”; bạn sẽ thấy mọi thứ trông như thế nào ở phía bên trái theo thời gian thực.
Ngoài danh sách việc cần làm, TickTick còn cung cấp nhiều tính năng quản lý tác vụ khác. Ví dụ, bạn có thể chọn thêm trình theo dõi thói quen (habit-tracker) hoặc ma trận Eisenhower vào thanh bên trái của mình. Nếu bạn làm việc với Kỹ thuật Pomodoro, bạn cũng có thể thêm tính năng này vào thanh tác vụ (chỉ cần đảm bảo bạn hiểu rõ các nhược điểm của việc sử dụng Kỹ thuật Pomodoro trước).
TickTick cho phép bạn thêm các mục (sections) ngoài danh sách. Điều này giúp bạn chia nhỏ ngày của mình một cách hiệu quả hơn; ví dụ, tôi sử dụng “công việc” và “quản trị”. Mặc dù bạn có thể nâng cấp lên gói cao cấp, nhưng tôi không nghĩ điều đó là cần thiết.
Màn hình chính TickTick hiển thị việc tạo và sắp xếp các tác vụ, minh họa tính năng quản lý công việc nâng cao
Phàn nàn duy nhất của tôi về TickTick là đôi khi nó không thực sự trực quan. Ví dụ, tôi cần mở rộng một menu để tạo các mục mới. Mặc dù rất tốt cho nhiều người dùng, nhưng đây không phải là lựa chọn tốt nhất cho cá nhân tôi.
Tải xuống: TickTick cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
3. Any.do
Tôi xem Any.do như một sự kết hợp giữa TickTick và Trello. Tôi thích chế độ xem bảng (board view); với tư cách là người thích nhìn tổng quan về những gì mình cần làm, nó mang lại sự rõ ràng hoàn toàn. Mặc dù giao diện ứng dụng hơi “cluttered” (rối rắm), nhưng ít nhất nó phản hồi rất nhanh.
Giống như nhiều ứng dụng quản lý tác vụ khác, Any.do có tính năng tạo danh sách. Nếu tôi không muốn sử dụng chế độ xem bảng, tôi có thể xem tổng quan ngày của mình hoặc tất cả các tác vụ thay vào đó. Ứng dụng cho phép tôi tạo thẻ (tags) và xác định mức độ ưu tiên để tổ chức từng tác vụ tốt hơn.
Một điều thú vị khác về Any.do là khả năng thêm các tác vụ con (sub-tasks). Ví dụ, tôi có thể đặt “Viết” làm tác vụ chính và sau đó tạo các việc cần làm riêng cho từng bài viết – đánh dấu chúng khi hoàn thành. Phiên bản trả phí của Any.do có một tính năng bổ sung, nơi nó có thể đề xuất các tác vụ con.
Mặc dù Any.do khá hữu ích, nhưng giao diện của nó quá cồng kềnh đối với tôi. Vì vậy, mặc dù nó tốt, nhưng không bằng một số lựa chọn hàng đầu khác của tôi.
Tải xuống: Any.do cho iOS | Android | Windows | macOS (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
2. Todoist
Mặc dù là một trong những ứng dụng năng suất đầu tiên tôi từng sử dụng, Todoist vẫn là một trong những ứng dụng tốt nhất. Việc tạo tác vụ và tác vụ con rất đơn giản, và tôi thích cách giao diện của nó cân bằng giữa sự đơn giản với một bộ tính năng đủ tốt.
Chức năng tìm kiếm của Todoist rất hữu ích và cho phép tôi tìm kiếm bất cứ thứ gì mình đã thêm vào dưới dạng tác vụ. Hơn nữa, tôi có thể nhanh chóng xem các tác vụ sắp tới, bộ lọc và nhãn (filters and labels), hộp thư đến (inbox), và nhiều hơn nữa. Phần Dự án (Projects) hoạt động tương tự như việc tạo danh sách trong các ứng dụng to-do list khác.
Quản lý các nhiệm vụ trong ứng dụng Todoist, hiển thị giao diện tối ưu cho năng suất cá nhân
Một điểm thú vị khác về Todoist là khả năng đặt deadline chỉ bằng cách gõ một ngày hoặc một ngày cụ thể. Tôi cũng có thể gõ để đặt các tác vụ tự lặp lại. Mặc dù Todoist có gói đăng ký trả phí, tôi chưa bao giờ cảm thấy cần phải nâng cấp.
Tôi vẫn sử dụng Todoist, mặc dù nó không phải là ứng dụng quản lý tác vụ hàng đầu của tôi. Thay vì sử dụng nó cho công việc chính, tôi dùng công cụ này để lên kế hoạch các tác vụ hàng tuần cho các dự án sáng tạo phụ của mình. Tôi thường sử dụng Todoist từ widget trên điện thoại hơn là mở trực tiếp ứng dụng.
Tải xuống: Todoist cho iOS | Android | Windows | Mac | Linux (Miễn phí, có mua hàng trong ứng dụng)
1. Things 3
Mặc dù đã thử vô số ứng dụng quản lý tác vụ, Things 3 vẫn là công cụ to-do list tốt nhất. Ban đầu tôi nghĩ nó khá đắt (có giá 49.99 USD cho một lần mua trên Mac), nhưng tôi đã nhận được lợi tức đầu tư tuyệt vời kể từ khi tải xuống. Ứng dụng này rất dễ sử dụng và việc sắp xếp các tác vụ cũng cực kỳ đơn giản.
Vì tôi có thể sao chép và dán các tác vụ (trước khi chỉnh sửa chúng), tôi tổ chức tuần làm việc của mình chỉ trong một phần nhỏ thời gian so với trước đây. Tôi cũng thích cách ứng dụng desktop phản hồi nhanh chóng. Vì nó rất dễ sử dụng, tôi không cảm thấy cần phải dùng phiên bản trình duyệt; kết quả là tôi ít bị phân tâm hơn bởi việc mở các tab mới.
Giao diện ứng dụng Things 3 trên macOS, thể hiện sự đơn giản và hiệu quả trong quản lý công việc
Ứng dụng này chỉ hoạt động trên thiết bị mà tôi tải xuống. Vì tôi sử dụng Things 3 trên máy tính, tôi khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng Todoist trên điện thoại thông minh và máy tính bảng của mình. Một nhược điểm khác là mặc dù có sẵn trên Mac, bạn không thể sử dụng Things 3 trên máy tính Windows (hoặc các thiết bị không phải của Apple).
Tải xuống: Things 3 cho macOS | iOS | visionOS (Giá cả khác nhau)
Các ứng dụng quản lý công việc là một cách tuyệt vời để đơn giản hóa quy trình làm việc hàng ngày và nâng cao năng suất. Mặc dù tôi tin rằng Things 3 là ứng dụng tốt nhất dựa trên trải nghiệm cá nhân của mình, nhưng bất kỳ ứng dụng nào tôi đã đề cập trong bài viết này đều có thể hữu ích tùy thuộc vào nhu cầu của bạn. Lựa chọn của bạn sẽ phụ thuộc vào sở thích về tính năng, thiết kế giao diện, nền tảng thiết bị bạn sử dụng và ngân sách của bạn.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về các ứng dụng quản lý công việc yêu thích của bạn hoặc nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về các công cụ này trong phần bình luận bên dưới nhé!
