Bạn không cần phải làm đầy chiếc iPhone hay máy Mac của mình với thêm một ứng dụng nào khác. Trình quản lý danh sách công việc (to-do list) tốt nhất đã được tích hợp sẵn trong hệ sinh thái Apple – nó mạnh mẽ, miễn phí và đồng bộ hóa dễ dàng trên mọi thiết bị của bạn. Vâng, chúng ta đang nói đến Apple Reminders. Đây không chỉ là một ứng dụng nhắc nhở đơn thuần, mà còn là một công cụ quản lý tác vụ toàn diện, được thiết kế để tối ưu hóa năng suất và giúp bạn không bỏ lỡ bất kỳ công việc quan trọng nào.
5. Tích Hợp Siri Mạnh Mẽ
Những ý tưởng và công việc thường nảy ra trong đầu bạn vào những thời điểm bất tiện nhất – khi bạn đang lái xe, đang tập luyện nửa chừng, hay thậm chí khi đang tắm. Trong những khoảnh khắc này, việc dừng lại để gõ chúng ra không phải lúc nào cũng thực tế. Một trong những lợi thế nổi bật của việc sử dụng Reminders chính là khả năng tích hợp liền mạch với Siri, trợ lý giọng nói của Apple.
Siri hỗ trợ người dùng thêm nhanh các công việc vào ứng dụng Apple Reminders bằng giọng nói trên iPhone
Sử dụng Siri là một trong những cách yêu thích để tôi ghi lại công việc nhanh chóng trên Mac và iPhone. Thay vì mở ứng dụng Reminders và nhập một công việc, tôi chỉ cần nói:
- “Hey Siri, nhắc tôi gọi cho John vào 3 giờ chiều mai.”
- “Hey Siri, thêm ‘Mua trứng’ vào danh sách Mua sắm của tôi.”
- “Siri, nhắc tôi lên lịch cuộc họp vào thứ Sáu lúc 10 giờ sáng.”
Siri sẽ ngay lập tức tạo một nhắc nhở với các chi tiết chính xác, giúp bạn tiết kiệm thời gian và giữ đôi tay rảnh rỗi cho bất cứ điều gì bạn đang làm. Khả năng nhập liệu bằng giọng nói này đặc biệt hữu ích khi bạn đang di chuyển hoặc không tiện tương tác trực tiếp với màn hình.
4. Đồng Bộ Hóa Mượt Mà Trên Mọi Thiết Bị
Một trong những lý do thuyết phục nhất để sử dụng Apple Reminders làm công cụ quản lý công việc chính của bạn là khả năng đồng bộ hóa hoàn hảo giữa các thiết bị. Chỉ cần kết nối các thiết bị của bạn bằng cùng một Apple ID, và mọi công việc bạn tạo, chỉnh sửa hoặc hoàn thành đều sẽ cập nhật tức thì trên tất cả các thiết bị. Chẳng hạn:
- Bạn thêm một công việc trên máy Mac trong giờ làm việc, và nó sẽ chờ đợi bạn trên iPhone khi bạn đang di chuyển.
- Bạn đặt một nhắc nhở bằng Apple Watch, và nó sẽ đồng bộ với iPad của bạn.
- Bạn đánh dấu một công việc đã hoàn thành trên iPhone và nó sẽ phản ánh trên máy Mac.
Mức độ tích hợp sâu sắc này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tổ chức, cho dù bạn đang ngồi tại bàn làm việc hay đang trên đường đi. Sự nhất quán dữ liệu giữa các thiết bị đảm bảo bạn luôn có cái nhìn tổng quan về các nhiệm vụ của mình.
3. Tích Hợp Sâu Rộng Với Các Ứng Dụng Apple Khác
Nếu bạn đang gặp khó khăn với một hệ thống năng suất phân mảnh – phải điều hướng giữa nhiều công cụ của bên thứ ba để quản lý công việc, lịch họp và ghi chú – đã đến lúc chuyển sang một phương pháp đơn giản và gắn kết hơn. Bằng cách sử dụng các ứng dụng gốc của Apple cùng nhau, bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc liền mạch giúp tiết kiệm thời gian.
Chia sẻ liên kết từ trình duyệt Safari trực tiếp vào Apple Reminders để tạo ghi nhớ đọc sau
Khi tôi thử chỉ sử dụng các ứng dụng Apple cho công việc, tôi đã ngạc nhiên về mức độ phối hợp ăn ý của chúng. Ví dụ:
- Tôi thường sử dụng ứng dụng Ghi chú (Notes) để lên ý tưởng hoặc phác thảo dàn ý bài viết. Với tích hợp Reminders, tôi có thể ngay lập tức tạo một công việc trực tiếp từ một ghi chú.
- Bất cứ khi nào tôi tìm thấy một bài viết thú vị nhưng không có thời gian đọc ngay, tất cả những gì tôi cần làm là chia sẻ liên kết Safari vào Reminders.
- Nếu một email cần được theo dõi, tôi chỉ cần kéo nó từ ứng dụng Mail vào Reminders để tạo một công việc được liên kết với email đó.
Khi sử dụng các ứng dụng tích hợp sẵn của Apple cùng nhau, mọi thứ đều được đồng bộ, hoạt động dễ dàng trên các thiết bị và giữ cho quy trình làm việc của bạn mượt mà, không bị gián đoạn.
2. Thiết Lập Tổ Chức Công Việc Tiện Lợi
Apple Reminders mang đến một giải pháp đơn giản và tiện lợi để phân loại mọi loại công việc. Reminders cung cấp các danh sách cơ bản, nhưng bạn có thể nâng cấp hơn nữa với các phần (Sections), danh sách thông minh (Smart Lists), và thậm chí cả chế độ xem kiểu Kanban.
Giao diện xem theo cột (Kanban) trong Apple Reminders, giúp trực quan hóa và sắp xếp công việc hiệu quả
Một cách tuyệt vời để bắt đầu là thiết lập danh sách Hộp thư đến (Inbox) để nhanh chóng ghi lại các công việc trước khi phân loại chúng vào các danh mục như Công việc, Du lịch, hoặc Học tập. Trong các danh sách này, bạn có thể sử dụng Các phần (Sections) để chia nhỏ các dự án thành các bước nhỏ hơn – ví dụ, trong danh sách Công việc, bạn có thể tạo một phần cho Chiến dịch Marketing hoặc Ra mắt Ứng dụng, mỗi phần có các công việc phụ riêng.
Nếu danh sách của bạn bắt đầu trở nên lộn xộn, hãy chuyển sang chế độ xem cột kiểu Kanban để trực quan hóa các công việc của bạn ở định dạng kéo và thả gọn gàng. Tính năng này giúp bạn dễ dàng theo dõi tiến độ và sắp xếp lại ưu tiên công việc.
1. Nhắc Nhở Theo Địa Điểm Thông Minh
Apple Reminders không chỉ dừng lại ở các cảnh báo dựa trên thời gian đơn thuần mà còn cho phép bạn đặt nhắc nhở dựa trên địa điểm, kích hoạt khi bạn đến hoặc rời khỏi một địa điểm cụ thể. Điều này có thể cực kỳ hữu ích cho các công việc gắn liền với một địa điểm thay vì một thời gian cụ thể.
Cho dù bạn đang rời nhà hay đến văn phòng, những nhắc nhở dựa trên địa điểm này sẽ nhắc nhở bạn đúng lúc, đúng chỗ. Ví dụ, bạn có thể đặt lời nhắc lấy đồ giặt khi rời khỏi nhà, tưới cây khi về đến nhà, hoặc thậm chí nhắc nhở bản thân về các công việc đã giao khi bạn đến văn phòng.
Thiết lập nhắc nhở dựa trên địa điểm trong Apple Reminders trên máy Mac, tự động thông báo khi đến hoặc rời một vị trí cụ thể
Dưới đây là cách đặt một nhắc nhở dựa trên địa điểm trên máy Mac của bạn:
- Mở Reminders để tạo một nhắc nhở mới.
- Nhấn vào biểu tượng thông tin (i) và bật Tại một địa điểm (At a Location) để thêm vị trí.
- Chọn xem nhắc nhở sẽ kích hoạt khi Đến (Arriving) hay Rời khỏi (Leaving) địa điểm.
Apple Reminders không chỉ là một ứng dụng to-do list đơn giản – nó là một trình quản lý công việc miễn phí và đầy đủ tính năng được tích hợp sẵn trong iPhone, Mac và các thiết bị Apple khác của bạn. Nếu bạn đã bỏ qua Reminders hoặc vẫn đang phụ thuộc vào các ứng dụng bên thứ ba phức tạp khác, đã đến lúc bạn nên thử trải nghiệm sự tiện lợi và hiệu quả mà nó mang lại. Hãy bắt đầu tối ưu hóa năng suất của bạn ngay hôm nay với Apple Reminders và khám phá toàn bộ tiềm năng của hệ sinh thái Apple!
