Việc in tài liệu trong Microsoft Word lẽ ra phải là một quá trình trơn tru, nhưng đôi khi các sự cố không mong muốn có thể xảy ra. Văn bản bị thiếu, căn chỉnh sai lề, hoặc thậm chí toàn bộ trang không in được có thể làm gián đoạn công việc của bạn. May mắn thay, hầu hết các vấn đề này đều có những giải pháp tương đối dễ dàng để khắc phục.
1. Đảm bảo máy in đang hoạt động bình thường
Điều này có vẻ hiển nhiên, nhưng việc bắt đầu chẩn đoán đúng cách luôn là tốt nhất. Trước khi đi sâu vào bất kỳ bản sửa lỗi nào, bạn nên loại trừ mọi vấn đề với máy in của mình trước. Để làm như vậy, bạn có thể in một trang thử nghiệm trên PC của mình bằng các bước sau:
- Nhấn tổ hợp phím Win + I để mở ứng dụng Cài đặt (Settings).
- Đi tới Bluetooth & thiết bị > Máy in & máy quét (Bluetooth & devices > Printers & scanners).
- Chọn máy in bạn đang sử dụng và nhấp vào nút In Trang Thử Nghiệm (Print Test Page).
Tùy chọn in trang thử nghiệm trong Cài đặt Windows 11
Nếu có sự cố với máy in của bạn, hãy tham khảo các hướng dẫn khắc phục vấn đề máy in không hoạt động. Tuy nhiên, nếu trang thử nghiệm in đúng, hãy tiếp tục với các giải pháp sau để khắc phục sự cố.
2. In thử các tài liệu Word khác hoặc sửa chữa tài liệu
Đôi khi, các vấn đề với một tài liệu cụ thể có thể ngăn Word in nó đúng cách. May mắn thay, Word bao gồm một tính năng tiện dụng cho phép bạn sửa chữa tài liệu một cách dễ dàng.
Để sử dụng, hãy vào Tệp > Mở > Duyệt (File > Open > Browse) và chọn tệp Word đang gặp lỗi in. Sau đó, nhấp vào mũi tên nhỏ bên cạnh nút Mở (Open) và chọn Mở và Sửa chữa (Open and Repair). Đợi Word sửa chữa và mở tệp, sau đó thử in lại.
Tùy chọn Mở và Sửa chữa tài liệu Word
Ngoài ra, bạn có thể tạo một tài liệu Word mới và sao chép tất cả nội dung từ tệp gốc vào đó. Nếu cách này giải quyết được vấn đề, điều đó có nghĩa là lỗi in chỉ xảy ra với tài liệu gốc.
3. Chuyển đổi và in tài liệu dưới định dạng khác
Đây là một giải pháp tạm thời nhưng có thể hữu ích nếu bạn đang vội và không có thời gian để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Đơn giản là lưu tài liệu Word của bạn dưới dạng PDF và sau đó in. Các tệp PDF bảo toàn định dạng và bố cục tài liệu, đảm bảo nó sẽ xuất hiện chính xác như mong muốn khi xem hoặc in.
Để chuyển đổi tệp Word sang PDF, nhấn F12 để mở hộp thoại Lưu Dưới Dạng (Save As). Trong menu thả xuống Lưu dưới dạng (Save as type), chọn PDF và nhấp vào Lưu (Save). Tài liệu của bạn sẽ được lưu dưới dạng tệp PDF và sẽ tự động mở sau khi lưu. Sau đó, hãy thử in lại và xem liệu nó có hoạt động không.
Hộp thoại Lưu dưới dạng hiển thị tùy chọn PDF được tô sáng
4. Kiểm tra và khắc phục sự cố liên quan đến Windows
Cả Windows 10 và 11 đều bao gồm một công cụ khắc phục sự cố máy in có thể tự động tìm và khắc phục các vấn đề phổ biến. Do đó, bạn nên chạy công cụ này nếu vẫn tiếp tục gặp sự cố với bản in từ Word. Dưới đây là các bước bạn có thể thực hiện:
- Nhấn tổ hợp phím Win + I để mở ứng dụng Cài đặt (Settings).
- Truy cập Hệ thống > Khắc phục sự cố > Các trình khắc phục sự cố khác (System > Troubleshoot > Other troubleshooters).
- Nhấp vào nút Chạy (Run) bên cạnh mục Máy in (Printer) và làm theo các hướng dẫn trên màn hình.
Tùy chọn trình khắc phục sự cố máy in trong Cài đặt Windows 11
Nếu sự cố vẫn tiếp diễn sau khi chạy trình khắc phục sự cố máy in, nó có thể liên quan đến các driver máy in trên PC của bạn. Bạn có thể tham khảo hướng dẫn về cách khắc phục sự cố driver máy in để khôi phục chức năng của máy in.
5. Sửa lỗi in tài liệu bị thu nhỏ (Scaled Printing)
Một vấn đề in ấn ít phổ biến hơn nhưng gây khó chịu trong Word là khi các trang in ra chỉ bằng một phần nhỏ kích thước thực tế của chúng, chỉ chiếm một phần nhỏ trên giấy in. Điều này thường do các yếu tố tỷ lệ được đặt không chính xác trong cài đặt in. Dưới đây là những gì bạn có thể làm để khắc phục điều đó.
- Trong Word, nhấn Ctrl + P để mở trang In (Print).
- Nhấp vào tùy chọn Thuộc tính máy in (Printer Properties) dưới tên máy in của bạn.
- Trong tab Thiết lập Trang (Page Setup), đánh dấu vào tùy chọn Tỷ lệ thủ công (Manual Scaling) và điều chỉnh Tỷ lệ (Scaling) thành 100%.
- Nhấp OK để lưu các thay đổi.
Hộp thoại Thuộc tính máy in trong Word với tab Cài đặt Trang
Điều này sẽ làm cho các trang in ra ở kích thước đầy đủ, với văn bản và mọi đồ họa lấp đầy toàn bộ trang.
6. Kiểm tra và hiển thị văn bản ẩn
Microsoft Word cung cấp tùy chọn ẩn văn bản trong một tài liệu. Văn bản ẩn này hoạt động tương tự như các dấu định dạng, chẳng hạn như dấu cách, ngắt dòng và ký tự tab – nó chiếm không gian trên trang nhưng không xuất hiện khi in hoặc xem trên màn hình. Đôi khi, văn bản ẩn có thể là lý do tại sao một số phần tài liệu của bạn bị thiếu trong bản in, mặc dù chúng vẫn hiển thị trong bản mềm.
Nếu bạn nghi ngờ rằng văn bản ẩn có thể gây ra sự cố in ấn của mình, đây là cách kiểm tra và hiển thị bất kỳ nội dung ẩn nào trong tài liệu Microsoft Word của bạn:
- Trong Word, đi tới Tệp > Tùy chọn (File > Options).
- Chọn tab Hiển thị (Display) và bỏ chọn tùy chọn Văn bản ẩn (Hidden text).
- Nhấp OK và in lại tài liệu.
Cửa sổ Tùy chọn Word với tab Hiển thị được chọn để bỏ chọn Văn bản ẩn
7. Kiểm tra tùy chọn in dữ liệu biểu mẫu
Một vấn đề in ấn phổ biến khác trong Word xảy ra khi viền bảng hoặc các yếu tố khác trong tài liệu của bạn không xuất hiện trong bản in, mặc dù chúng hiển thị trên màn hình. Dưới đây là cách khắc phục điều đó.
- Trong tài liệu Word, đi tới Tệp > Tùy chọn (File > Options).
- Chuyển sang tab Nâng cao (Advanced).
- Cuộn xuống và bỏ chọn tùy chọn Chỉ in dữ liệu từ một biểu mẫu (Print only the data from a form). Sau đó, nhấp OK.
Cửa sổ Tùy chọn Word với tab Nâng cao được chọn để bỏ chọn in dữ liệu biểu mẫu
8. In trực tiếp đến máy in (Print Directly to the Printer)
Khi bạn in trực tiếp đến máy in, Word sẽ bỏ qua hàng đợi in (print spooler) và gửi tài liệu thẳng đến máy in. Điều này có thể giúp giải quyết các sự cố như độ trễ khi in, thiếu trang hoặc định dạng không chính xác có thể xảy ra khi tài liệu được xử lý bởi hàng đợi trước.
Để in trực tiếp đến máy in trong Word:
- Mở Control Panel (Bảng điều khiển) bằng cách tìm kiếm trong menu Start.
- Nhấp vào Thiết bị và Máy in (Devices and Printers).
- Nhấp chuột phải vào máy in của bạn và chọn Thuộc tính máy in (Printer properties).
- Chuyển đến tab Nâng cao (Advanced) và đánh dấu vào tùy chọn In trực tiếp đến máy in (Print directly to the printer).
- Nhấp OK.
- Thử in tài liệu Word của bạn một lần nữa.
Hộp thoại thuộc tính máy in trên Windows để in trực tiếp
9. Sửa chữa bộ ứng dụng Microsoft Office
Nếu bạn đã thử tất cả các cách khắc phục trên và sự cố vẫn tiếp diễn, hoặc nếu bạn đang gặp các vấn đề tương tự với các ứng dụng Office khác, bạn có thể thử sử dụng công cụ sửa chữa Office. Công cụ này sẽ quét tất cả các ứng dụng Office của bạn, bao gồm Word, để tìm các vấn đề tiềm ẩn và tự động sửa chữa chúng. Dưới đây là cách chạy nó.
- Nhấn tổ hợp phím Win + R để mở hộp thoại Run.
- Gõ appwiz.cpl vào hộp văn bản và nhấn Enter.
- Tìm bộ ứng dụng Microsoft Office, nhấp chuột phải vào nó và chọn Thay đổi (Change).
- Chọn tùy chọn Sửa chữa Trực tuyến (Online Repair) và nhấp vào Sửa chữa (Repair).
Đợi công cụ sửa chữa chạy xong và sau đó thử in lại từ Word.
Khi bạn đã dành hàng giờ làm việc trên một tài liệu, thật bực bội khi Word không in nó đúng cách. Hy vọng rằng, với các giải pháp trên, bạn đã khắc phục được các vấn đề in ấn trong Word của mình và công việc của bạn sẽ diễn ra suôn sẻ hơn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những giải pháp này hoặc bất kỳ mẹo nào khác mà bạn đã áp dụng thành công trong phần bình luận bên dưới!
