Trong mọi cuộc trò chuyện về bảng tính, khả năng cao bạn sẽ chứng kiến “cuộc chiến” bất tận giữa Excel và Google Sheets. Mỗi bên đều tin rằng công cụ mình chọn là vượt trội. Nhưng có một điều mà cả hai phía đều không thừa nhận – họ đều đúng một nửa. Việc lựa chọn mù quáng một trong hai mà bỏ qua thế mạnh của công cụ còn lại có thể khiến bạn mất thời gian, giới hạn tiềm năng và làm cho công việc trở nên khó khăn hơn đáng kể.
Cuộc chiến chọn một Excel hay Google Sheets đang làm bạn tốn kém
Các công cụ khác nhau xuất sắc trong những tác vụ khác nhau, và nguyên tắc này cũng đúng với Excel và Google Sheets. Nếu bạn cố chấp chỉ dùng một công cụ khi thực tế cần cả hai, bạn sẽ lãng phí thời gian, kìm hãm tiềm năng và khiến công việc trở nên phức tạp hơn rất nhiều.
Hãy tưởng tượng bạn đang cố chạy một mô hình tài chính khổng lồ với hàng nghìn dòng dữ liệu trong Google Sheets. Thay vì mất 30 phút, bạn phải vật lộn suốt ba giờ đồng hồ với tình trạng giật lag, cuộn trang chậm chạp và các công thức liên tục bị lỗi. Đó chính là hệ quả khi bạn ép buộc Google Sheets làm những gì Excel giỏi hơn. Ngược lại, có thể bạn đang cộng tác với năm đồng đội trong một dự án. Bạn gửi một tệp Excel qua lại, và đột nhiên mọi người đều hỏi: “Khoan đã, chúng ta đang dùng phiên bản nào vậy?”
Phân tích ngân sách quảng cáo TV qua công thức tương quan phức tạp trên Excel
Tất nhiên, Google Sheets miễn phí, nhưng sự “miễn phí” này có thể trở nên đắt đỏ khi bạn phải trả thêm chi phí phần mềm, chi phí đào tạo, hoặc tệ nhất là chi phí cơ hội do hàng giờ đồng hồ lãng phí vật lộn với một công cụ không được xây dựng cho mục đích bạn đang cố gắng đạt được. Và ngoài chi phí, còn có yếu tố bảo mật. Đôi khi, bạn cần giữ dữ liệu nhạy cảm hoàn toàn tránh xa đám mây, và Excel rõ ràng là lựa chọn hàng đầu trong trường hợp này.
Khả năng thành thạo Excel không chỉ là một kỹ năng “có thì tốt”. Hầu hết mọi vị trí trong lĩnh vực tài chính, tư vấn và phân tích dữ liệu đều yêu cầu bạn phải am hiểu các tính năng nâng cao của Excel. Bỏ qua nó, bạn đang tự giới hạn cơ hội việc nghiệp của mình. Tuy nhiên, việc coi nhẹ Google Sheets cũng rủi ro không kém.
Excel – Vua xử lý dữ liệu nặng và yêu cầu độ chính xác cao
Khi bạn cần xử lý những con số khổng lồ, Excel vẫn là nhà vô địch không thể tranh cãi. Danh tiếng của nó như một tiêu chuẩn công nghiệp không chỉ là chiêu trò marketing; Excel thực sự được xây dựng để thực hiện những công việc nặng nhọc mà các công cụ khác sẽ “gục ngã” dưới áp lực.
Trong phân tích dữ liệu nâng cao, Excel dẫn đầu. Power Pivot trong Excel cho phép bạn xây dựng các mô hình dữ liệu mạnh mẽ, xác định mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu khổng lồ và sử dụng công thức DAX (Data Analysis Expressions) cho các phép tính phức tạp. Bạn có thể phân tích dữ liệu đa chiều trực tiếp trong các bảng Pivot Table ở quy mô mà Google Sheets sẽ phải “bó tay”. Nếu bạn đang làm việc với các mô hình tài chính hoặc tập dữ liệu phức tạp, đây là những công cụ thiết yếu mà gần như không thể tái tạo ở bất kỳ đâu khác.
Giao diện tạo bảng Pivot Table mạnh mẽ trong Excel để phân tích dữ liệu chuyên sâu
Tiếp theo là khả năng tự động hóa. Macro VBA của Excel có thể biến những quy trình làm việc nhàm chán, nhiều bước thành các thao tác chỉ với một cú nhấp chuột. Bạn có thể loại bỏ lỗi do con người và làm cho các quy trình phức tạp trở nên dễ tiếp cận với bất kỳ ai trong nhóm của bạn, ngay cả những người không biết lập trình. Google Sheets có Apps Script, đúng vậy, nhưng nó không mang lại sức mạnh tự động hóa liền mạch tương tự, đặc biệt khi bạn cần kết nối môi trường máy tính để bàn và đám mây.
Ngay cả các tính năng cơ bản của Excel cũng được thiết kế cho quy mô lớn. Các bảng Pivot Table của nó xử lý các tập dữ liệu khổng lồ mà không gặp vấn đề gì, cung cấp các tùy chọn nhóm và tính toán nâng cao vẫn nhanh như chớp trong khi Google Sheets sẽ bị chậm chạp. Một khi bạn đạt đến vài nghìn dòng, Sheets thường trở nên ì ạch và không đáng tin cậy (đúng vào lúc bạn cần hiệu suất nhất).
Khả năng tạo biểu đồ của Excel cũng ở một đẳng cấp khác. Mặc dù Sheets có thể tạo ra các biểu đồ khá tốt, công cụ trực quan hóa của Excel tạo ra các sản phẩm chất lượng chuyên nghiệp với độ tùy chỉnh và định dạng chính xác mà các nhóm tài chính và giám đốc điều hành thực sự muốn thấy trong các bài thuyết trình.
Google Sheets – Nhà vô địch về khả năng cộng tác và tích hợp đám mây
Khi Google xây dựng Sheets, họ đã hình dung lại hoàn toàn một bảng tính có thể như thế nào trong kỷ nguyên internet – bản chất đám mây, miễn phí và có thể truy cập ở bất cứ đâu bạn có kết nối mạng với khả năng cộng tác theo thời gian thực. Google không chỉ cố gắng sao chép Excel với các tính năng chia sẻ tốt hơn.
Excel được tạo ra cho một người dùng trên một máy tính. Các tính năng cộng tác của nó, ngay cả với Microsoft 365 và OneDrive, vẫn có cảm giác như được “thêm vào” sau này, bởi vì thực tế là vậy. Nhiều người có thể chỉnh sửa một bảng tính Google Sheets đồng thời mà không gặp xung đột phiên bản. Nhận xét tức thì và được sắp xếp theo luồng. Lịch sử sửa đổi tự động ghi lại để bạn có thể xem chính xác ai đã thay đổi gì và khi nào. Sau đó, bạn có thể khôi phục bất kỳ phiên bản trước đó chỉ với một cú nhấp chuột.
Mặc dù Excel đã bắt kịp đáng kể với tính năng đồng tác giả trên đám mây thông qua OneDrive và SharePoint, nhưng nó vẫn mang lại cảm giác như khả năng cộng tác chỉ là một tính năng được “ghép” vào một ứng dụng dành cho máy tính để bàn. Bạn cần thiết lập, đào tạo và kỷ luật tổ chức phù hợp để tránh xung đột và khóa tệp. Google Sheets chỉ đơn giản là hoạt động, ngay lập tức, cho mọi người.
Lợi thế tích hợp cũng rất lớn. Quyền chia sẻ của Sheets đồng bộ hóa với tài khoản Google của bạn, giúp việc quản lý quyền truy cập trở nên trực quan cho các nhóm đã sử dụng Gmail, Drive và Lịch. Với nhiều người dùng, Sheets giống như một phần mở rộng tự nhiên của các ứng dụng họ sử dụng hàng ngày và không giống như một công cụ khác cần học. Ai mà không có tài khoản Google, đặc biệt nếu họ sử dụng thiết bị Android?
Bên cạnh đó, việc chỉnh sửa đa thiết bị tốt hơn trên Sheets. Mặc dù các ứng dụng di động của Excel đã được cải thiện đáng kể, Google Sheets được thiết kế ngay từ đầu để hoạt động tốt như nhau trên máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng của bạn. Bạn có thể thực hiện các chỉnh sửa quan trọng trong khi di chuyển, chia sẻ cập nhật nhanh chóng từ cuộc họp với khách hàng và tiếp tục liền mạch trên máy tính để bàn của mình.
Sử dụng cả hai: Chiến lược thông minh để tối ưu hiệu suất
Thay vì chọn một phe trong cuộc chiến bảng tính này, cách tiếp cận thông minh hơn là điều phối cả hai dựa trên những gì mỗi tình huống thực sự đòi hỏi.
Mũi tên minh họa sự luân chuyển dữ liệu linh hoạt từ Google Sheets sang Excel
Hãy bắt đầu với Google Sheets khi yếu tố cộng tác là trọng tâm. Sử dụng nó cho các buổi họp ý tưởng, thu thập yêu cầu, theo dõi tiến độ hoặc bất kỳ tài liệu chia sẻ nào yêu cầu cập nhật liên tục từ nhiều người. Nhưng khi đến lúc đi sâu vào các con số, hãy khởi động Excel. Mô hình tài chính, phân tích thống kê, tính toán kỹ thuật hoặc xử lý các tập dữ liệu khổng lồ, phức tạp là nơi Excel phát huy sức mạnh tính toán của mình.
Trình chỉnh sửa biểu đồ trong Google Sheets cho phép tạo và tùy chỉnh biểu đồ dễ dàng
Điều tuyệt vời là một khi quá trình phân tích chuyên sâu của bạn hoàn tất, bạn có thể đưa những thông tin chi tiết đó trở lại Google Sheets. Bằng cách này, bạn sẽ không cần mọi người trong nhóm đều phải có gói đăng ký Microsoft 365 đầy đủ. Thông thường, chỉ cần một người — chuyên gia Excel — có gói Microsoft 365 cơ bản nhất bao gồm Excel cho web là đủ.
Mặc dù phiên bản web có một số giới hạn so với ứng dụng máy tính để bàn, nhưng nó đủ mạnh cho hầu hết các tác vụ phân tích. Họ có thể xử lý các mô hình nâng cao và sau đó chia sẻ kết quả đơn giản hóa trở lại Google Sheets để mọi người cùng cộng tác tự do.
Chiến lược sử dụng song song hai công cụ này cũng giúp quy trình làm việc của bạn trở nên linh hoạt trong tương lai. Google Sheets tiếp tục mở rộng khả năng phân tích và tích hợp với các công cụ dữ liệu nghiêm túc như BigQuery. Trong khi đó, Excel tiếp tục đầu tư vào khả năng đồng tác giả theo thời gian thực, tích hợp đám mây và khả năng truy cập trên thiết bị di động. Bằng cách thành thạo cả hai, bạn tự đặt mình vào vị trí để nắm bắt những đổi mới tốt nhất từ cả hai phía.
Chuyển đổi dữ liệu linh hoạt giữa Excel và Google Sheets
Mối lo ngại lớn nhất khi sử dụng cả Excel và Google Sheets là việc bị mắc kẹt trong các “hầm chứa” dữ liệu riêng biệt. Nhưng việc di chuyển dữ liệu giữa chúng dễ dàng hơn bạn nghĩ rất nhiều.
Hãy bắt đầu với cách tiếp cận đơn giản nhất, cũng là cách tôi có xu hướng sử dụng nhiều nhất. Tải tệp Excel lên Google Drive và bạn có thể chuyển đổi nó sang định dạng Google Sheets ngay tại đó.
Hầu hết các định dạng và công thức của bạn sẽ tự động được chuyển đổi. Việc quay lại cũng liền mạch không kém. Chỉ cần tải xuống bất kỳ Google Sheet nào dưới dạng tệp Excel (.xlsx) trực tiếp từ menu Tệp để bạn có thể mở nó bằng Excel.
Giao diện tùy chọn tải xuống bảng tính Google Sheets dưới nhiều định dạng file khác nhau
Tất nhiên, một số tính năng nâng cao không “sống sót” hoàn hảo qua quá trình chuyển đổi. Các macro VBA phức tạp, một số loại biểu đồ hoặc mô hình Power Pivot có thể không chuyển đổi sạch sẽ. Tương tự, các yếu tố đặc trưng của Google Sheets như Apps Script hoặc một số công thức tùy chỉnh sẽ không hoạt động hoàn toàn trong Excel. Thật tốt khi biết trước những giới hạn đó, nhưng đối với hầu hết công việc hàng ngày, việc chuyển đổi hoạt động rất tốt.
Để tương thích tối đa, bạn có thể cân nhắc sử dụng CSV, mặc dù đây không phải là tùy chọn tôi thực sự sử dụng. Cả Excel và Google Sheets đều hỗ trợ tệp CSV (Comma-Separated Values). CSV loại bỏ tất cả các định dạng phức tạp và chỉ trình bày dữ liệu thô dưới dạng bảng. Nó hoàn hảo khi bạn muốn một cách sạch sẽ, đáng tin cậy để luân chuyển dữ liệu giữa hai công cụ. Chỉ cần nhớ rằng CSV không lưu trữ công thức hoặc định dạng, vì vậy bạn sẽ muốn kiểm tra kỹ các thứ như dấu phân cách và ký tự đặc biệt trong quá trình nhập.
Lưu trữ đám mây cũng có thể hữu ích. Bạn có thể xem (và chỉnh sửa nhẹ) một tệp Excel nằm trong Google Drive mà không cần chuyển đổi hoàn toàn. Trong khi đó, các tệp trong OneDrive mở mượt mà trong Excel Online từ bất kỳ trình duyệt nào. Điều này mang lại cho bạn sự linh hoạt để bắt đầu công việc trên điện thoại trong Sheets, tiếp tục trên máy tính xách tay trong Excel và chia sẻ kết quả cuối cùng qua Sheets. Nếu bạn muốn một cái gì đó liền mạch hơn nữa, Power Query của Excel hỗ trợ kết nối trực tiếp với Google Sheets. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy dữ liệu trực tiếp từ Google Sheet thẳng vào Excel mà không cần xuất hoặc nhập tệp thủ công.
Nếu nhóm của bạn liên tục di chuyển dữ liệu giữa các nền tảng, các công cụ như Zapier hoặc Make có thể xử lý các công việc nặng nhọc một cách tự động. Thiết lập một quy trình làm việc trong đó các cập nhật cho Google Sheet cộng tác sẽ kích hoạt các cập nhật cho tệp phân tích Excel chính của bạn, hoặc ngược lại. Nó có vẻ là “quá mức cần thiết” cho việc sử dụng không thường xuyên, nhưng nếu bạn thường xuyên thực hiện thao tác này hàng tuần, tự động hóa sẽ nhanh chóng mang lại lợi ích.
Tương lai không thuộc về người dùng Excel hay người dùng Google Sheets. Nó thuộc về những người nhận ra rằng hai công cụ này có thể trông tương tự nhau, nhưng mỗi công cụ đều có những điểm mạnh độc đáo tỏa sáng trong những tình huống khác nhau. Trong khi những người khác lãng phí thời gian vào các cuộc chiến bảng tính, bạn sẽ bận rộn giải quyết vấn đề và mang lại kết quả. Đó là một vị trí rất tốt để đạt được.
