Notion không chỉ là một công cụ giúp bạn theo dõi công việc mà còn có thể làm được nhiều hơn thế. Với khả năng linh hoạt và mạnh mẽ, Notion đã trở thành trợ thủ đắc lực giúp tôi quản lý mọi khía cạnh trong cuộc sống và công việc một cách hiệu quả. Từ lập kế hoạch tài chính cá nhân đến theo dõi các dự án phức tạp, Notion đều có thể tối ưu hóa quy trình, mang lại sự gọn gàng và dễ dàng kiểm soát. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết và cách tiếp cận đã giúp tôi biến Notion thành một hệ thống tổ chức cuộc sống và công việc toàn diện, vượt trội hơn so với các phương pháp truyền thống.
1. Tận Dụng Các Trang Riêng Lẻ Để Sắp Xếp Thông Tin
Nguyên tắc đầu tiên để tổ chức mọi thứ trong Notion là phân chia các mục thành từng trang riêng biệt. Tôi thường có các trang riêng cho công việc và cuộc sống cá nhân, sau đó tạo các trang lồng ghép bên trong để phân loại các nhiệm vụ khác nhau.
Ví dụ, tôi có một trang dành riêng cho việc lập kế hoạch tài chính, với các trang con chuyên biệt để theo dõi thu nhập, chi tiêu, các khoản mua sắm lớn, tiết kiệm và đầu tư. Điều này cũng áp dụng cho công việc. Với vai trò là một nhà báo, người viết và lập trình viên, tôi thường xử lý nhiều dự án cùng lúc. Việc có các trang riêng biệt giúp tôi theo dõi từng loại công việc một cách độc lập và rõ ràng.
Cấu trúc nhiều trang lồng ghép trong Notion giúp tổ chức công việc và cuộc sống cá nhân khoa học.
Trong những tình huống định kỳ như lập ngân sách hàng tháng, cấu trúc này trở thành một công cụ tiết kiệm thời gian khổng lồ. Thay vì phải lục lọi qua các sao kê ngân hàng, email, tin nhắn và các bảng tính Excel để theo dõi các khoản tiền lớn, tôi có thể sắp xếp tất cả gọn gàng trong các trang Notion.
Mặc dù Notion có khả năng theo dõi nhiều loại thông tin trên một trang duy nhất, việc áp dụng cấu trúc phân cấp trang lồng ghép này giúp tôi tìm chính xác thứ mình cần mà không phải cuộn qua vô số thông tin không liên quan, nâng cao đáng kể hiệu suất làm việc và quản lý thông tin.
2. Danh Sách Kiểm Tra (Checklists) – Công Cụ Tuyệt Vời Cho Nhiệm Vụ Nhanh
Khối “To-do list” trong Notion cho phép bạn tạo các danh sách kiểm tra có thể tích tắt (toggleable checklists) để ghi chú các nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Danh sách việc cần làm này thường là bước đầu tiên mỗi khi tôi cần bắt đầu theo dõi một điều gì đó mới hoặc nhập thông tin vào Notion.
Các ô kiểm tra của Notion được xử lý tương tự như các danh sách gạch đầu dòng, cho phép bạn tạo các ô kiểm tra lồng ghép (hoặc gạch đầu dòng) trong mỗi mục. Với cách tiếp cận này, tôi có thể xác định rõ ràng các nhiệm vụ của mình, cùng với bất kỳ yêu cầu, các bước hoặc nhiệm vụ phụ nào cần thiết. Bạn cũng có thể đặt lời nhắc, nghĩa là nếu sử dụng khối này đúng cách, bạn có thể thay thế ứng dụng ghi chú hoặc ứng dụng việc cần làm của mình bằng Notion.
Giao diện Notion với các tính năng ghi chú và quản lý danh sách công việc.
Phần lớn các trang Notion của tôi đều có ít nhất một danh sách kiểm tra nào đó. Ngoài việc theo dõi các công việc hàng ngày, tôi sử dụng các danh sách này cho mọi thứ, từ việc đi chợ, theo dõi danh sách sách cần đọc, cho đến theo dõi tiến độ thiết lập văn phòng mới của mình.
Tuy nhiên, một tính năng bạn sẽ thiếu so với các ứng dụng to-do list chuyên dụng là khả năng ghim một widget với danh sách nhiệm vụ lên màn hình chính điện thoại của bạn. Notion có các widget trên Android, và widget trang sẽ giúp bạn nhanh chóng truy cập trang chứa danh sách của mình. Nhưng các ứng dụng như Microsoft To-Do cung cấp widget cho phép bạn đánh dấu hoàn thành hoặc thêm nhiệm vụ mới ngay từ màn hình chính, mang lại trải nghiệm liền mạch hơn.
3. Cơ Sở Dữ Liệu (Databases) – Xương Sống Của Mọi Dự Án Lớn
Tôi sử dụng cơ sở dữ liệu Notion để theo dõi gần như mọi thứ. Chúng cho phép bạn tạo các thuộc tính riêng lẻ, sử dụng công thức và hỗ trợ các tính năng tự động hóa để đơn giản hóa công việc. Cơ sở dữ liệu Notion cũng có thể đồng bộ hóa với các ứng dụng bên thứ ba như Asana, Jira hoặc GitHub, giúp việc theo dõi nhiệm vụ dễ dàng hơn trên các nền tảng khác nhau.
Mỗi mục riêng lẻ trong cơ sở dữ liệu Notion là một trang, nghĩa là bạn có thể tổ chức vô số thông tin trong một bảng duy nhất. Bạn cũng có thể tạo các chế độ xem tùy chỉnh cho cơ sở dữ liệu của mình với các bộ lọc và sắp xếp cụ thể để dễ dàng phân loại nội dung. Và nếu bạn muốn kết nối dữ liệu giữa các bảng, thuộc tính “relation” của Notion cũng sẽ giúp bạn làm điều đó. Các cơ sở dữ liệu lớn với nhiều mục hoặc có nhiều cơ sở dữ liệu trên một trang có thể khiến việc điều hướng trở nên khó khăn, vì vậy việc thiết lập các chế độ xem tùy chỉnh cho phép bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin liên quan mà bạn có thể không nhìn thấy ngay lập tức.
Ví dụ về theo dõi chi phí hiệu quả bằng cơ sở dữ liệu (Database) trong Notion.
Khi thiết lập một cơ sở dữ liệu, bạn có tùy chọn thêm các thuộc tính khác nhau vào các cột. Có 21 thuộc tính khác nhau cho cơ sở dữ liệu, bao gồm mọi thứ từ văn bản và số đơn giản đến công thức và nút chạy các tính năng tự động hóa cụ thể chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn thậm chí có thể tải lên tệp và hình ảnh vào cơ sở dữ liệu của mình để lưu trữ dễ dàng.
Hệ thống theo dõi của tôi tự động kéo các nhiệm vụ liên quan từ Asana ngay khi chúng được giao cho tôi. Sau khi nhập, tôi sử dụng các trang riêng lẻ để chứa nghiên cứu hoặc ghi chú cụ thể cho bài viết và các thuộc tính theo dõi riêng để chia nhỏ các nhiệm vụ phức tạp thành các phân đoạn nhỏ hơn.
Nếu bạn có nhiều cơ sở dữ liệu theo dõi nhiệm vụ trên các trang khác nhau, bạn có thể chuyển đổi các trình theo dõi nhiệm vụ này thành một cơ sở dữ liệu nhiệm vụ tổng hợp. Tất cả các nhiệm vụ được giao cho bạn sau đó sẽ hiển thị trong phần “Nhiệm vụ của tôi” trên trang chủ Notion của bạn. Hãy nhớ rằng các cơ sở dữ liệu nhiệm vụ phải có thuộc tính “Trạng thái” (Status), “Người được giao” (Assignee) và “Ngày đến hạn” (Due date), vì vậy hãy đảm bảo thêm chúng nếu bạn chưa có.
Bạn phải nâng cấp lên ít nhất gói Notion Plus để sử dụng cơ sở dữ liệu một cách hiệu quả nhất, nhưng các tính năng bổ sung hoàn toàn xứng đáng với chi phí bỏ ra. Với tất cả thời gian mà ứng dụng này tiết kiệm cho tôi, chi phí đăng ký Notion của tôi đã được bù đắp mỗi tháng.
4. Sử Dụng Màu Sắc Để Đánh Dấu Trạng Thái Công Việc Trong Văn Bản
Notion cung cấp một số tùy chọn định dạng văn bản cơ bản, bao gồm in đậm, in nghiêng, gạch chân, gạch ngang, cũng như màu nền và màu chữ. Nếu bạn cần nghĩ ra một hệ thống theo dõi nhanh chóng, tôi khuyên bạn nên sử dụng màu sắc để chỉ ra trạng thái nhiệm vụ.
Một trong những hệ thống quản lý nhiệm vụ trước đây của tôi đã sử dụng màu sắc văn bản để theo dõi ý tưởng. Khi tôi đã có một danh sách việc cần làm sẵn sàng với các ý tưởng tiềm năng, tôi đã tô màu văn bản bằng các màu khác nhau để chỉ ra tiến độ của mỗi ý tưởng.
Các tùy chọn màu chữ và màu nền trong Notion giúp phân loại và đánh dấu trạng thái công việc.
Các nhiệm vụ màu vàng cho biết rằng một biên tập viên đang xem xét chúng, các nhiệm vụ màu xanh lá cây cho thấy chúng đã được chấp thuận và các nhiệm vụ màu đỏ có nghĩa là chúng đã bị từ chối. Sau khi viết xong một bài báo, tôi có thể chỉ cần tích vào ô “to-do” và chuyển sang bài tiếp theo.
Hệ thống này không chi tiết bằng hệ thống quản lý bài viết hiện tại của tôi, được xây dựng bằng cơ sở dữ liệu. Nhưng nếu bạn được giao một dự án mới và không có thời gian để quyết định cách xây dựng một hệ thống theo dõi có tổ chức tốt, văn bản màu sắc trong danh sách việc cần làm có thể mang lại hiệu quả đáng kinh ngạc.
5. Tích Hợp Google Calendar và Google Sheets – Mở Rộng Sức Mạnh Của Notion
Dù Notion là một công cụ đa năng, nhưng nó không thể làm được mọi thứ. Đây là lúc các tích hợp của bên thứ ba phát huy tác dụng. Nhiều tích hợp Notion giúp nâng cao năng suất, và bạn luôn có thể nhúng nội dung web trong trường hợp một dịch vụ cụ thể không được hỗ trợ.
Tôi thực sự thích cơ sở dữ liệu Notion, nhưng công thức của Notion không hoạt động giống như công thức của Excel hoặc Google Sheets. Trong những trường hợp như vậy, tôi tạo một bảng tính Google Sheets và nhập nó vào trang Notion có liên quan.
Chỉ cần sao chép liên kết chia sẻ từ Google Sheets và nhúng nó vào Notion bằng khối “Embed”. Bạn sẽ có một bảng tính đầy đủ chức năng trong trang Notion của mình với chức năng tương tự như trên ứng dụng web Google Sheets.
Nhúng bảng tính Google Sheets trực tiếp vào Notion để mở rộng khả năng tính toán và quản lý dữ liệu.
Điều tương tự cũng áp dụng cho Google Calendar. Là người dùng Android lâu năm, tôi đã rất quen thuộc với hệ sinh thái của Google, vì vậy việc chuyển sang lịch của Notion không thực sự hiệu quả đối với tôi. Với chức năng nhúng, tôi có thể thêm lịch của mình vào bất kỳ trang Notion nào và nó sẽ hiển thị bất kỳ cuộc hẹn hoặc sự kiện mới nào mà tôi thêm từ ứng dụng lịch trên điện thoại.
Kết Luận
Notion là một công cụ cực kỳ mạnh mẽ, đặc biệt khi xét đến sự đơn giản trong việc thiết lập. Bạn sẽ cần dành một chút thời gian để tìm hiểu tất cả các tính năng và các khối khác nhau, nhưng một khi đã thành thạo, bạn sẽ có thể kiểm soát mọi thứ, từ những nhiệm vụ công việc quan trọng đến những buổi hẹn hò mà bạn suýt quên. Hãy bắt đầu khám phá và áp dụng những bí quyết này để biến Notion thành công cụ quản lý cuộc sống và công việc tối ưu của riêng bạn!
Bạn có những mẹo hay thủ thuật nào khác để tổ chức mọi thứ trong Notion không? Hãy chia sẻ ý kiến của bạn trong phần bình luận bên dưới hoặc tham khảo thêm các bài viết khác về chủ đề công nghệ và năng suất trên thegioicongnghe.net!
