Với vô số thời hạn công việc luôn treo lơ lửng trên đầu, tôi không thể tưởng tượng cuộc sống sẽ ra sao nếu thiếu đi một danh sách việc cần làm (to-do list). Mặc dù Google Tasks đã là ứng dụng quản lý nhiệm vụ yêu thích của tôi trong nhiều năm, tôi quyết định thay đổi trong một tuần và thử nghiệm Microsoft To Do. Có thể nói, tôi không phải là người hâm mộ lớn của ứng dụng này. Trải nghiệm thực tế đã cho thấy một số hạn chế của Microsoft To Do so với Google Tasks, đặc biệt là về giao diện và cách quản lý công việc. Bài viết này sẽ chia sẻ chi tiết hơn về những lý do khiến tôi quyết định quay trở lại với “người bạn” quen thuộc của mình.
Giao Diện Quá Rườm Rà và Phức Tạp
Khi nói đến các ứng dụng mà tôi sử dụng nhiều lần mỗi ngày, như một ứng dụng quản lý công việc, tôi ưu tiên những ứng dụng có giao diện người dùng cực kỳ đơn giản. Điều cuối cùng tôi muốn là phải điều hướng qua nhiều menu chỉ để thêm một nhiệm vụ mới hoặc đánh dấu một nhiệm vụ hiện có là đã hoàn thành.
Thành thật mà nói, tôi thấy giao diện của Microsoft To Do phức tạp hơn mức cần thiết. Ban đầu, tôi nghĩ rằng có thể do tôi đã sử dụng Google Tasks quá lâu, và có thể chỉ là do thói quen. Nhưng ngay cả sau khi sử dụng Microsoft To Do để quản lý danh sách việc cần làm của mình trong một tuần, tôi vẫn không thể làm quen với giao diện của nó.
Ví dụ, ngay cả việc đơn giản như tổ chức một nhiệm vụ cũng phức tạp hơn nhiều trong To Do so với Google Tasks. Sau khi bạn đã tạo một nhiệm vụ trong To Do, bạn có thể tổ chức nó bằng cách tạo một danh mục. Nhưng có một điều kỳ lạ: bạn chỉ có thể tạo danh mục trong ứng dụng Outlook. Tại sao tôi phải truy cập một ứng dụng khác chỉ để tạo một danh mục đơn giản nhằm tổ chức công việc của mình tốt hơn?
To Do có nhiều tab trong bảng điều khiển bên trái, bao gồm My Day, Important, Planned, Assigned to me, Flagged email, Tasks, và sau đó là các danh sách riêng của bạn.
Giao diện người dùng của ứng dụng Microsoft To Do hiển thị các tab và danh sách công việc
Ngược lại, giao diện của Google Tasks đơn giản và gọn gàng nhất có thể. Nó chỉ có các tùy chọn All tasks và Starred ở thanh bên, với tất cả các danh sách của bạn được liệt kê bên dưới.
Giao diện người dùng của ứng dụng Google Tasks với thiết kế tối giản và các danh sách việc làm
Để tạo một nhiệm vụ trong To Do, bạn cần nhấp vào My Day, Important, Planned, Tasks hoặc một trong các danh sách của bạn, sau đó mới thêm nhiệm vụ của mình.
Trong Google Tasks, bạn chỉ cần nhấp vào nút + Tạo.
Nút "Tạo mới" màu xanh lá cây để thêm nhiệm vụ trong Google Tasks
Mặc dù điều này có vẻ là những chi tiết nhỏ nhặt, nhưng những điều này tích lũy lại và khiến toàn bộ trải nghiệm cảm thấy chậm chạp và quá tải một cách không cần thiết.
Quản Lý Danh Sách Việc Làm Khó Khăn Hơn Mức Cần Thiết
Cả Google Tasks và Microsoft To Do đều cho phép bạn tổ chức các nhiệm vụ của mình vào các danh sách riêng biệt. Tuy nhiên, Microsoft đã làm phức tạp hóa một điều đáng lẽ phải cực kỳ đơn giản.
Ví dụ, trong To Do, các nhiệm vụ trong các danh sách riêng lẻ của bạn không xuất hiện trong phần Tasks (Nhiệm vụ), nơi bạn mong đợi tất cả các nhiệm vụ của mình sẽ hiển thị. Bạn cũng không thể di chuyển một nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác sau khi đã thêm nó, điều mà tôi thấy khá bực bội vì điều đó có nghĩa là phải tạo một nhiệm vụ hoàn toàn mới từ đầu. Với Google Tasks, bạn có thể dễ dàng kéo và thả một nhiệm vụ từ danh sách này sang danh sách khác.
Trong Google Tasks, tất cả các danh sách của bạn đều hiển thị ở thanh bên trái. Bạn có thể bật/tắt để chọn danh sách nào sẽ hiển thị dưới dạng một thẻ riêng biệt trong chế độ xem chính.
Các danh sách công việc riêng biệt được hiển thị trên thanh bên của Google Tasks
Điều này giúp dễ dàng xem tổng quan về mọi thứ bạn đang thực hiện ở các lĩnh vực khác nhau, không giống như Microsoft To Do, nơi bạn cần nhấp vào từng danh sách riêng lẻ để xem nội dung bên trong.
Nếu bạn đang phải quản lý nhiều nhiệm vụ ở các khía cạnh khác nhau của cuộc sống, như công việc, học tập và các cam kết cá nhân, việc thiếu tùy chọn để xem các nhiệm vụ từ các danh sách khác nhau cạnh nhau là một điểm trừ lớn. Trong Google Tasks, tôi có thể nhanh chóng xem tất cả các nhiệm vụ đang chờ xử lý trên tất cả các danh sách của mình chỉ trong nháy mắt.
Không Thể Đặt Ngày Đến Hạn Cho Các Nhiệm Vụ Con (Sub-tasks)
Trong một thế giới lý tưởng, chỉ cần tạo một nhiệm vụ là đủ để tôi bắt tay vào thực hiện nó. Nhưng là một người hay trì hoãn ngay cả việc đơn giản như gửi một email, việc chỉ thêm một nhiệm vụ như “viết một bài báo” sẽ nằm yên trên danh sách việc cần làm của tôi trong nhiều ngày.
Đó là lý do tại sao tôi có thói quen chia nhỏ các nhiệm vụ “lớn” thành các nhiệm vụ con nhỏ hơn để làm cho các nhiệm vụ phức tạp bớt choáng ngợp.
Chẳng hạn, nếu tôi đang chuẩn bị cho một kỳ thi vật lý sắp tới, tôi sẽ chia nhỏ nó thành các nhiệm vụ con như hoàn thành từng chương, làm bài tập thực hành và ôn lại các câu hỏi thực hành cũ.
Đối với các nhiệm vụ lớn hơn, ngay cả một nhiệm vụ con cũng cảm thấy như một nhiệm vụ. Vì vậy, giống như tôi cần thêm ngày đến hạn cho các nhiệm vụ, tôi cũng cần thêm ngày đến hạn cho các nhiệm vụ con để giữ chúng đi đúng hướng. Sử dụng cùng một ví dụ, tôi sẽ phân bổ mỗi nhiệm vụ con đó vào các ngày riêng lẻ.
Thật không may, To Do không cho phép bạn đặt ngày đến hạn cho các nhiệm vụ con. Vì vậy, khi tôi cần làm điều đó, tôi đã chọn tạo các nhiệm vụ riêng lẻ, điều này cuối cùng khiến danh sách việc cần làm của tôi cảm thấy lộn xộn và quá tải. Riêng lý do này đã đủ để thuyết phục tôi chuyển ngay lập tức trở lại Google Tasks.
Cấu Trúc Quá Nhiều So Với Nhu Cầu Cá Nhân
Mặc dù tôi rất thích tổ chức các nhiệm vụ của mình thành các Danh sách, đó là tất cả cấu trúc tôi cần trong một ứng dụng to-do list. Điều này là quá đủ đối với tôi, và đó chính là lý do tại sao tôi đã gắn bó với Google Tasks trong một thời gian dài. Microsoft To Do, mặt khác, lại hoàn toàn đối lập với Google Tasks về mặt này.
Như đã đề cập ở trên, một cách để tổ chức các nhiệm vụ ngoài danh sách là tạo Danh mục (từ Outlook) và sau đó nhóm các nhiệm vụ của bạn theo các danh mục đó. Thành thật mà nói, tôi thậm chí không thể tìm ra sự khác biệt giữa Danh sách và Danh mục, và điều cuối cùng tôi nên làm khi sử dụng một ứng dụng đơn giản như to-do list là phải tra Google cách sử dụng các tính năng cơ bản của nó.
To Do có phần My Day, đúng như tên gọi, là một phần dành cho các nhiệm vụ cụ thể trong ngày hiện tại.
Giao diện phần "My Day" trong Microsoft To Do, hiển thị các nhiệm vụ trong ngày
Mặc dù ý tưởng của tính năng này rất tuyệt, và tôi có thể hình dung nó sẽ giúp mọi người tập trung mà không cần nghĩ về các nhiệm vụ khác mà họ cần hoàn thành, nhưng nó không dành cho tôi. Tôi thích lập kế hoạch hàng tuần hơn là lịch trình hàng ngày, và mặc dù tôi thích xem nhanh các nhiệm vụ mình cần hoàn thành trong ngày, tôi không cần một phần My Day riêng biệt cho nó.
Tương tự, các phần Important (Quan trọng) và Planned (Đã lên kế hoạch) của To Do cũng cảm thấy không cần thiết đối với trường hợp sử dụng của tôi. Đó là cấu trúc nhiều hơn tôi cần trong một ứng dụng to-do list. Tất cả những gì tôi muốn là tạo một danh sách những gì tôi cần làm, đặt ngày đến hạn và lời nhắc nếu cần, và tiếp tục phần còn lại trong ngày của mình. Không hơn, không kém. Chắc chắn, To Do cung cấp các tính năng mạnh mẽ, nhưng tôi cảm thấy chúng quá mức cần thiết đối với người dùng thông thường.
Google Tasks Phù Hợp Hơn Với Quy Trình Làm Việc Của Tôi
Một số người hoàn toàn gắn bó với hệ sinh thái Microsoft 365, trong khi những người khác lại sống trong thế giới Google Workspace. Tôi thuộc nhóm thứ hai. Với việc Google Tasks là một ứng dụng của Google, cuối cùng nó sẽ tích hợp với mọi công cụ cộng tác khác của Google.
Ví dụ minh họa việc thêm một nhiệm vụ trực tiếp vào Google Tasks từ Google Calendar
Khi tôi đặt ngày đến hạn cho một nhiệm vụ trong Google Tasks, nó sẽ tự động được thêm vào Google Calendar của tôi. Khi tôi thêm một nhiệm vụ vào Google Calendar vào một ngày cụ thể, nó sẽ tự động hiển thị trong danh sách việc cần làm của tôi. Tôi thậm chí có thể tạo nhiệm vụ trực tiếp từ Gmail!
Một người đang ghi chép các nhiệm vụ vào sổ nhật ký, tượng trưng cho việc quản lý công việc thủ công
Thành thật mà nói, một ứng dụng to-do list được tạo ra để giúp mọi thứ dễ dàng hơn, chứ không phải phức tạp hơn. Mặc dù đây không phải là lần đầu tiên tôi tiếp xúc với Microsoft To Do, và tôi đã sử dụng nó khá nhiều trước đây vì hầu hết các email .edu của tôi đều là Outlook, nhưng tôi chưa bao giờ thực sự có thể điều chỉnh để làm quen với nó. Tuy nhiên, tôi đã cho nó một cơ hội hoàn toàn công bằng lần này, nhưng tôi vẫn không thể chờ đợi để quay trở lại việc sắp xếp toàn bộ cuộc sống của mình bằng Google Tasks.
Kết Luận
Qua một tuần trải nghiệm với Microsoft To Do, tôi nhận ra rằng sự đơn giản và tính tích hợp sâu rộng của Google Tasks vẫn là lựa chọn tối ưu nhất cho quy trình làm việc cá nhân của mình. Giao diện rườm rà, các hạn chế trong quản lý danh sách và đặc biệt là việc không thể đặt ngày đến hạn cho các nhiệm vụ con trong Microsoft To Do đã khiến tôi cảm thấy công việc trở nên phức tạp hơn. Trong khi đó, Google Tasks lại mang đến sự tiện lợi vượt trội nhờ khả năng kết nối liền mạch với Google Calendar và Gmail, giúp tôi quản lý công việc hiệu quả và tập trung hơn.
Đối với những ai đang tìm kiếm một ứng dụng quản lý công việc đơn giản, dễ sử dụng và tích hợp tốt với hệ sinh thái Google, Google Tasks chắc chắn là một lựa chọn đáng cân nhắc. Tuy nhiên, nếu bạn là người dùng Microsoft 365 và yêu thích các tính năng cấu trúc phức tạp hơn, Microsoft To Do vẫn có thể phù hợp với bạn. Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về Microsoft To Do và Google Tasks, hoặc ứng dụng quản lý công việc yêu thích của bạn là gì?
