Trong thế giới kỹ thuật số ngày nay, việc giao tiếp cá nhân hóa với một lượng lớn người nhận là điều cần thiết để xây dựng mối quan hệ và truyền tải thông điệp hiệu quả. Tuy nhiên, liệu bạn có lo lắng về việc bỏ sót ai đó hoặc tin nhắn của mình nghe có vẻ rập khuôn khi gửi hàng loạt lời mời hay bản tin? Tôi cũng từng gặp phải vấn đề đó, cho đến khi tôi tìm hiểu về Mail Merge. Với kỹ thuật này, bạn chỉ mất vài phút để gửi một loạt thư mời sự kiện hay bản tin với dấu ấn cá nhân.
Với vai trò là một chuyên gia về công nghệ tại thegioicongnghe.net, tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách làm chủ Mail Merge, giúp bạn tiết kiệm thời gian, công sức mà vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và hiệu quả trong mọi hoạt động truyền thông. Bài viết này sẽ đi sâu vào cách thức hoạt động của Mail Merge, cách chuẩn bị dữ liệu và hướng dẫn chi tiết quy trình thực hiện với các công cụ phổ biến như Microsoft Word, Excel, Outlook, cũng như Gmail và Google Sheets.
Mail Merge là gì?
Mail Merge (hay còn gọi là Trộn thư) là một tính năng mạnh mẽ cho phép bạn gửi các tin nhắn cá nhân hóa đến một nhóm lớn danh bạ chỉ trong một lần duy nhất. Bạn có thể chuẩn bị một mẫu tin nhắn – thường là email, một biểu mẫu, hoặc một bản tin – và cá nhân hóa nó cho nhiều người nhận mà không cần chỉnh sửa thủ công từng tin một.
Tôi thường sử dụng Mail Merge khi cần tiếp cận nhiều người cùng lúc, nhưng vẫn muốn xưng hô với họ bằng tên và bao gồm các thông tin cụ thể liên quan đến từng người. Hãy hình dung nó như một hệ thống tự động tùy chỉnh mẫu email của bạn với tên, địa chỉ hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác mà bạn muốn đưa vào.
Mail Merge thường kết hợp ba yếu tố chính:
- Một tài liệu chính (Main Document): Đây là mẫu email hoặc mẫu thư trong Word mà bạn muốn gửi đi.
- Một nguồn dữ liệu (Data Source): Thường là một bảng tính Excel, Google Sheets, hoặc danh bạ Outlook chứa các chi tiết như tên, địa chỉ, hoặc mã đơn hàng.
- Công cụ Mail Merge (Mail Merge Tool): Đây là một tính năng tích hợp trong Microsoft Word hoặc các tiện ích bổ trợ của bên thứ ba trong Gmail.
Bằng cách khớp các trường giữ chỗ (placeholder fields) trong tài liệu chính của bạn (ví dụ: «FirstName») với các trường tương ứng trong nguồn dữ liệu của bạn (ví dụ: “John”), công cụ này sẽ tự động gửi các email riêng lẻ trông như được tạo riêng cho từng người nhận.
Chuẩn bị dữ liệu cho Mail Merge
Bất kể nguồn dữ liệu là gì, tôi nhận ra tầm quan trọng của việc tạo ra dữ liệu sạch, được tổ chức tốt. Nếu danh sách liên hệ của bạn không đầy đủ hoặc lộn xộn, dù quy trình Mail Merge có tốt đến đâu, email của bạn vẫn có thể gặp lỗi hoặc thiếu chi tiết. Vì vậy, hãy tạo dữ liệu một lần và sử dụng nhiều lần.
- Xác định các trường chính: Quyết định những thông tin bạn cần để cá nhân hóa email của mình. Thông thường, điều này bao gồm tên và họ, địa chỉ email, và có thể là vị trí hoặc chi tiết đơn hàng gần đây.
- Tạo tệp Excel và thêm dữ liệu: Sử dụng các tiêu đề cột cho mỗi phần dữ liệu. Ví dụ:
- FirstName (Tên)
- LastName (Họ)
- Email (Địa chỉ email)
- Company (Công ty)
- PhoneNumber (Số điện thoại)
- Làm sạch bảng tính của bạn: Xóa bất kỳ khoảng trắng thừa hoặc lỗi định dạng nào, và xác minh tất cả các địa chỉ email đều chính xác. Một nguồn dữ liệu gọn gàng, nhất quán sẽ giúp quá trình diễn ra suôn sẻ.
Lựa chọn công cụ Mail Merge phù hợp
Khi nói đến các công cụ Mail Merge, tôi thường sử dụng bộ Microsoft 365 (Word, Excel và Outlook) vì các tính năng mạnh mẽ và khả năng tích hợp liền mạch của nó. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng Gmail và Google Sheets cho các hoạt động trộn thư nhanh chóng hoặc khi làm việc trên các dự án hợp tác nhỏ trên nền tảng của Google.
Các công cụ Mail Merge khác nhau cung cấp nhiều tính năng và mức độ phức tạp đa dạng. Tôi khuyên bạn nên chọn công cụ phù hợp với quy trình làm việc, kích thước danh sách gửi thư và sở thích cá nhân của bạn.
Nếu bạn cần các tính năng nâng cao như phân tích chi tiết, lập lịch hoặc tự động hóa, hãy cân nhắc các nền tảng chuyên biệt (ví dụ: Mailchimp cho bản tin).
Hướng dẫn tạo Mail Merge với Excel và Word (qua Outlook)
Word cung cấp cho bạn rất nhiều quyền kiểm soát đối với Mail Merge thông qua tab Mailings trên thanh ribbon, bao gồm cả trình hướng dẫn Mail Merge. Nhưng ở đây, tôi sẽ hướng dẫn cách tiếp cận đơn giản hơn với các tùy chọn trên tab Mailings.
Chuẩn bị dữ liệu Excel cho Word Mail Merge
Hãy dành công sức để tạo và duy trì một bảng tính Excel chứa dữ liệu liên hệ của bạn. Và xin hãy sao lưu nó ở một nơi an toàn.
Ví dụ dữ liệu được tổ chức trong Excel để thực hiện Mail Merge hiệu quả
Dưới đây là một số mẹo để chuẩn bị và định dạng bảng tính một cách chính xác:
- Nếu dữ liệu của bạn ở dạng Excel, bạn có thể chuẩn bị trực tiếp. Nếu nó ở dạng tệp .txt hoặc .csv, bạn phải nhập nó vào Excel và chuẩn bị.
- Đảm bảo mỗi cột có một tiêu đề rõ ràng (ví dụ: “FirstName,” “LastName,” “Email”).
- Là một thực hành tốt, tên cột trong bảng tính nên khớp với tên trường Mail Merge. Ngoài ra, bạn cần có các cột tên và họ riêng biệt để có thể xưng hô với người nhận bằng tên của họ.
- Định dạng các cột với bất kỳ dữ liệu số nào, vì chúng có thể khá phức tạp. Ví dụ, mã ZIP/mã bưu điện phải được định dạng dưới dạng văn bản để giữ bất kỳ số 0 ở đầu (ví dụ: 00499). Hãy định dạng chúng dưới dạng văn bản trước khi nhập.
- Trong mẫu Word, đặt ký hiệu thích hợp cho bất kỳ loại tiền tệ hoặc phần trăm nào trước hoặc sau trường trộn. Nếu không có chúng, bất kỳ con số nào cũng có thể không có ý nghĩa đối với người nhận.
Nếu bạn đang tìm kiếm dữ liệu mẫu để thực hành Mail Merge, các ví dụ ở đây được tạo trên các trang web như Mockaroo và Generate Data.
Bắt đầu Mail Merge trong Microsoft Word
Soạn nội dung email trong Microsoft Word và lưu tài liệu trên máy tính dưới dạng mẫu để sử dụng cho tương lai.
Có nhiều kịch bản Mail Merge khác nhau. Ví dụ, bạn có thể cần gửi tệp đính kèm với mỗi email hoặc gửi dữ liệu kinh doanh khác nhau cho mỗi người nhận theo vai trò của họ. Các phương pháp phức tạp hơn cũng có thể được thực hiện với Rules (Mailings > Write & Insert Fields group > Rules).
- Tạo hoặc mở tài liệu Word mà bạn muốn sử dụng cho Mail Merge.
- Nhấp vào tab Mailings trên thanh ribbon.
- Chọn Start Mail Merge > E-mail Messages từ menu thả xuống.
Giao diện Microsoft Word hiển thị tab Mailings và tùy chọn Start Mail Merge để bắt đầu quy trình trộn thư
Bây giờ hãy viết tin nhắn email của bạn vào tài liệu trống. Để lại khoảng trống ở những nơi bạn muốn chèn thông tin cá nhân hóa. Word sẽ chèn các trường trộn từ nguồn dữ liệu của bạn vào đây.
Mẫu thư cá nhân hóa trong Word với các trường trộn thư như tên và công ty, sẵn sàng cho Mail Merge
Tiếp theo, đã đến lúc lấy dữ liệu từ Excel.
- Nhấp vào Select Recipients > Use an Existing List.
- Duyệt đến tệp Excel nguồn và nhấp vào Open trong hộp thoại để chọn nó.
- Nếu bạn chưa có danh sách gửi thư, bạn có thể tạo một danh sách mới từ tùy chọn Type a New List trong menu thả xuống.
- Chọn File > Save.
- Bất cứ nơi nào bạn muốn thông tin cá nhân hóa (như tên của ai đó), nhấp vào Insert Merge Field.
- Chọn tiêu đề cột Excel liên quan.
- Trên tab Mailings, nhấp vào Preview Results.
- Sử dụng các nút mũi tên để duyệt qua các người nhận khác nhau.
Xác minh rằng tên, công ty và các trường khác xuất hiện chính xác trong nội dung thư. Bạn cũng có thể sử dụng tùy chọn Check for Errors để bắt các trường trống.
Các trường như «FirstName» đảm bảo người nhận thấy tên của họ thay vì một lời chào chung chung. Bạn cũng có thể tự động hóa kiểu tên và lời chào bằng tùy chọn Greeting Line trong nhóm Write & Insert Fields.
Gửi email đã trộn qua Outlook
Nếu bản xem trước của bạn cho thấy kết quả nhất quán, thì tất cả những gì còn lại là giao giai đoạn cuối cùng cho Outlook.
- Nhấp vào Finish & Merge > Send Email Messages.
- Chỉ định các trường này trong tùy chọn Merge to Email.
- Trường To: Chọn cột Excel chứa email người nhận (ví dụ: “Email”).
- Subject line: Thêm văn bản chủ đề mong muốn của bạn vào đây (bạn không thể chèn trường trộn thư vào đây trong Mail Merge cơ bản của Word).
- Mail format: Chọn HTML để có một email được định dạng đẹp mắt.
- Nhấn OK, và Word sẽ chuyển từng email cá nhân hóa cho Outlook.
- Mở Outlook để xác nhận thư đã nằm trong hộp thư đi (Outbox) hoặc thư đã gửi (Sent folder) của bạn.
Cửa sổ Finish & Merge trong Microsoft Word, cho phép người dùng hoàn tất quá trình Mail Merge và gửi email qua Outlook
Nếu bạn có một danh sách lớn, hãy cân nhắc gửi email theo từng đợt để phát hiện và sửa bất kỳ lỗi nào. Một số nhà cung cấp dịch vụ thư cũng áp đặt giới hạn gửi, hạn chế số lượng email bạn có thể gửi trong một giờ hoặc một ngày.
Hướng dẫn tạo Mail Merge với Gmail & Google Sheets
Gmail và Google Sheets cũng là một phương pháp thay thế hiệu quả cho Mail Merge. Mặc dù Gmail không có khả năng Mail Merge tích hợp sẵn, bạn có thể đạt được kết quả tương tự bằng cách sử dụng Google Sheets và một số tiện ích bổ trợ Mail Merge tuyệt vời.
Quy trình này bao gồm việc lưu trữ dữ liệu trong Google Sheets và gửi email bằng cách sử dụng một tiện ích mở rộng của Chrome như Mail Merge. Lưu ý rằng nhiều tiện ích bổ trợ không yêu cầu đăng ký Google Workspace. Chúng hoạt động trong phiên bản Gmail miễn phí nhưng có thể có các tính năng hoặc giới hạn về số lượng cụ thể.
Mail Merge vẫn là một trong những phương pháp hàng đầu của tôi để gửi số lượng lớn email cá nhân hóa. Mail Merge không chỉ dành cho email doanh nghiệp. Bạn có thể sử dụng nó tại nhà để gửi lời chúc mừng ngày lễ, tiếp cận cộng đồng hoặc giao tiếp với giáo viên và học sinh.
Bước quan trọng là phân đoạn dữ liệu của bạn với một mẫu được soạn thảo tốt. Ngoài ra, hãy làm theo các mẹo trên và cân nhắc múi giờ nếu bạn có một danh sách liên hệ toàn cầu.
Cuối cùng, việc làm chủ Mail Merge không chỉ giúp bạn tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn nâng cao chất lượng giao tiếp, tạo ấn tượng mạnh mẽ với người nhận. Hãy thử áp dụng các hướng dẫn trên và chia sẻ trải nghiệm của bạn với chúng tôi trong phần bình luận bên dưới!
