Microsoft Office đã trở thành công cụ không thể thiếu trong công việc và học tập, nhưng liệu bạn đã khám phá hết những “bí mật” mà nó ẩn chứa? Nhiều người dùng chỉ tận dụng một phần nhỏ khả năng của Word, Excel, PowerPoint hay Outlook, bỏ qua những tính năng nhỏ bé nhưng cực kỳ mạnh mẽ, có thể cắt giảm đáng kể thời gian và công sức. Những thủ thuật này không chỉ tối ưu hóa quy trình làm việc mà còn mang lại cảm giác “hack” công việc, giúp bạn hoàn thành mọi thứ nhanh hơn một cách đáng kinh ngạc.
Nếu bạn đang tìm cách tăng cường năng suất, tiết kiệm thời gian hoặc đơn giản là muốn làm chủ các ứng dụng Office một cách toàn diện hơn, hãy cùng khám phá 8 tính năng ẩn mà nhiều người dùng thường bỏ qua, nhưng lại là chìa khóa để làm việc hiệu quả hơn mỗi ngày.
1. Cửa Sổ Công Cụ Tách Rời (Pop Out Panes)
Khi làm việc với các tài liệu dài hoặc bộ dữ liệu lớn, việc có một cái nhìn rõ ràng về tài liệu luôn là yếu tố quan trọng. Một số công cụ trong Microsoft Office, như ngăn Editor của Word hay Clipboard, có thể được di chuyển và đặt ở bất kỳ đâu trên màn hình.
Cách Sử Dụng Cửa Sổ Công Cụ Tách Rời
Bất kỳ mục menu nào có tùy chọn Move (Di chuyển) đều có thể được tách ra và đặt ở bất kỳ vị trí nào trên màn hình Office. Ngoài việc giúp bạn có cái nhìn tốt hơn, tính năng này còn giải phóng không gian màn hình quý giá. Bạn cũng có thể thay đổi kích thước của một số cửa sổ bằng cách kéo đường viền.
Cửa sổ Copilot trong Microsoft Word được kéo ra ngoài để có không gian làm việc rộng hơn
Tôi thường di chuyển và thay đổi kích thước ngăn Copilot để tài liệu có thêm không gian hiển thị. Chỉ cần chọn mũi tên xuống trên ngăn Copilot và sử dụng mũi tên bốn chiều để di chuyển một phiên bản thu nhỏ của ngăn đến bất kỳ đâu trên màn hình.
2. Điều Hướng Bằng Phím Alt (Alt Key Navigation)
Phím Alt là một “cánh cửa bí mật” dẫn đến các phím tắt bàn phím trong Office. Chỉ với một lần nhấn, bạn có thể truy cập bất kỳ lệnh nào trên thanh Ribbon mà không cần dùng chuột để điều hướng.
Cách Sử Dụng Điều Hướng Bằng Phím Alt
Nhấn phím Alt, và các tổ hợp chữ cái sẽ xuất hiện trên mỗi nút lệnh trên Ribbon. Điều này mở khóa các phím tắt cho mọi thứ trong Office.
Alt + H sẽ mở thẻ Home, Alt + N truy cập Insert, và Alt + P đưa bạn đến Page Layout. Khi đã ở trong một thẻ, nhiều chữ cái khác sẽ xuất hiện cho các chức năng cụ thể. Bạn sẽ hoàn thành các tác vụ trong vài giây thay vì phải tìm kiếm qua các menu bằng chuột.
Tiếp tục gõ chuỗi phím hiển thị cho lệnh bạn muốn. Để thoát, nhấn Esc.
Hướng dẫn điều hướng Ribbon trong Microsoft Office bằng phím Alt với các gợi ý phím tắt
Khi tôi bắt đầu sử dụng các phím tắt Alt, quy trình làm việc của tôi đã tăng tốc ngay lập tức. Không còn phải nhấp chuột vòng quanh trên Ribbon, và tôi cũng không cần phải nhớ hàng loạt phím tắt Microsoft Office phức tạp.
Hãy nhớ rằng, bạn có thể sử dụng các phím mũi tên trái và phải để di chuyển qua các tab Ribbon sau khi nhấn Alt.
3. Dán Đặc Biệt > Đảo Chiều (Paste Special > Transpose)
Nếu bạn đã từng cần chuyển đổi hàng thành cột hoặc ngược lại, Transpose là tùy chọn lý tưởng. Trong Excel, thao tác này sẽ đảo ngược hướng dữ liệu của bạn ngay lập tức.
Cách Sử Dụng Paste Special (> )Transpose trong Excel
Chọn và Sao chép (Copy) vùng dữ liệu bạn muốn đảo chiều. Nhấp chuột phải vào vị trí bạn muốn dán. Chọn Paste Special > Transpose (hoặc từ danh sách thả xuống Paste trên thẻ Home, tìm biểu tượng Transpose). Cuối cùng, nhấp OK.
Mặc dù có nhiều cách để dán văn bản trong Word, nhưng Word không có tùy chọn Transpose trực tiếp. Để khắc phục, bạn có thể dán danh sách của mình vào Excel, đảo chiều dữ liệu, sau đó sao chép lại vào Word để định dạng bảng của bạn một cách hoàn hảo. Bất cứ khi nào tôi cần sắp xếp lại dữ liệu, Transpose luôn giúp tôi tiết kiệm thời gian và tránh được sự khó chịu.
4. Sao Chép Định Dạng (Format Painter)
Bạn không cần phải lặp lại các bước định dạng giống nhau nữa. Format Painter sẽ sao chép tất cả các kiểu định dạng từ một vị trí và áp dụng chúng sang nơi khác chỉ với một cú nhấp đơn giản. Nó có thể nhân đôi kiểu phông chữ, kích thước, màu sắc, định dạng in đậm và in nghiêng, làm nổi bật văn bản, định dạng đoạn văn, và thậm chí cả đường viền ô trong Excel.
Cách Sử Dụng Sao Chép Định Dạng
Chọn văn bản hoặc đối tượng có định dạng bạn muốn sao chép. Nhấp vào biểu tượng Format Painter (biểu tượng cây cọ) trên thẻ Home. Con trỏ chuột của bạn sẽ thay đổi thành hình cây cọ.
Tô sáng hoặc nhấp vào phần bạn muốn áp dụng định dạng. Để áp dụng cho nhiều đối tượng, nhấp đúp vào Format Painter, sau đó “quét” định dạng đến bất cứ đâu bạn muốn. Nhấn Esc để dừng.
Tôi rất thường xuyên sử dụng công cụ Microsoft Office này để tiết kiệm thời gian định dạng và giữ cho phong cách tài liệu nhất quán mà không gặp rắc rối. Chỉ với một “cú quét”, mọi thứ sẽ khớp nhau.
5. Từ Điển Đồng Nghĩa (Thesaurus and Synonyms)
Kể từ khi Microsoft ngừng hỗ trợ tính năng Smart Lookup tiện lợi, người dùng Office đã tìm kiếm một giải pháp thay thế.
Bạn có thể truy cập các từ đồng nghĩa theo hai cách: chọn một từ hoặc cụm từ, nhấp chuột phải và chọn Synonyms (Từ đồng nghĩa). Hoặc, đi tới thẻ Review và nhấp vào Thesaurus (Từ điển đồng nghĩa). Ngăn Thesaurus sẽ mở ra ở phía bên phải tài liệu của bạn với các từ liên quan mà bạn có thể chèn trực tiếp vào tài liệu.
Cửa sổ Từ điển đồng nghĩa (Thesaurus) trong Microsoft Word hiển thị các từ gợi ý
Tính năng này đặc biệt hữu ích đối với tôi với tư cách là một người viết. Tôi có thể nhanh chóng tìm kiếm các từ tương tự và sử dụng chúng để làm cho văn xuôi của mình bớt đơn điệu hơn.
6. Chia Dữ Liệu Thành Cột (Text to Columns)
Text to Columns (Văn bản thành Cột) biến dữ liệu lộn xộn, nối liền thành các cột riêng biệt, có tổ chức. Tính năng này rất cần thiết khi làm việc với dữ liệu được nhập khẩu mà ban đầu chỉ nằm trong một cột nhưng cần được tách ra dựa trên các ký tự phân cách như dấu phẩy, dấu cách hoặc tab.
Cách Sử Dụng Chia Dữ Liệu Thành Cột trong Word & Excel
Trong Excel, chọn cột dữ liệu của bạn và đi đến Data > Text to Columns. Chọn xem dữ liệu của bạn được phân tách (bởi các ký tự cụ thể) hay có độ rộng cố định, sau đó làm theo hướng dẫn để chỉ định cách bạn muốn tách dữ liệu.
Giao diện công cụ Text to Columns trong Microsoft Excel để chia dữ liệu thành các cột riêng biệt
Word cũng cung cấp một tính năng tương tự cho bảng. Chọn văn bản của bạn, đi đến Insert > Table > Convert Text to Table và chỉ định ký tự phân cách của bạn. Điều này sẽ biến các danh sách hoặc giá trị được phân tách bằng dấu phẩy thành các bảng được định dạng đúng cách ngay lập tức.
Tôi sử dụng Text to Columns bất cứ khi nào tôi nhận được dữ liệu lộn xộn. Ví dụ, để tách tên đầy đủ hoặc tách địa chỉ. Tùy chọn này nổi bật hơn trong Excel. Vì vậy, nếu bạn đang làm việc với các tác vụ liên quan đến nhiều dữ liệu, hãy chuyển văn bản của mình sang Excel để tiết kiệm thời gian.
7. Nhập Dữ Liệu Vào Nhiều Ô Đồng Thời (Multi-Cell Data Entry)
Bạn muốn nhập cùng một giá trị vào nhiều vị trí cùng một lúc? Excel có một thủ thuật tiện lợi giúp tiết kiệm một lượng lớn thời gian trong các tác vụ nhập liệu.
Cách Sử Dụng Nhập Dữ Liệu Vào Nhiều Ô trong Excel
Để điền cùng một dữ liệu vào nhiều ô trong Excel, trước tiên hãy chọn các ô bạn muốn (bạn có thể giữ phím Ctrl và nhấp để chọn các ô không liền kề). Tiếp theo, gõ dữ liệu của bạn vào ô đang hoạt động (ô cuối cùng có đường viền đôi) và nhấn Ctrl + Enter. Thao tác này sẽ điền dữ liệu đó vào tất cả các ô đã chọn.
Nhập dữ liệu cùng lúc vào nhiều ô đã chọn trong Microsoft Excel bằng phím Ctrl + Enter
Để điền dữ liệu vào bảng tính nhanh hơn, bạn có thể sử dụng Flash Fill và Auto Fill.
Dán văn bản vào nhiều ô trong bảng Word hoạt động hơi khác một chút. Chọn và sao chép văn bản; sau đó chọn các ô trống mà bạn muốn chèn. Nhấn Ctrl + V hoặc nhấp vào Paste để điền vào các ô đã chọn.
Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Clipboard để dán bất kỳ đoạn văn bản nào vào nhiều ô bằng cách chọn các ô cụ thể trước. Tôi thường sử dụng tính năng nhập dữ liệu vào nhiều ô đồng thời để đánh dấu tất cả các tác vụ đã hoàn thành hoặc điền cùng một ngày trên các hàng.
8. Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản (Dictation)
Dictation (Đọc chính tả) đặc biệt mạnh mẽ khi soạn thảo email trong Outlook, tạo nội dung trình bày trong PowerPoint hoặc viết các tài liệu dài trong Word khi việc gõ phím trở nên mệt mỏi. Và nó cũng có thể giúp bạn tránh các chấn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại.
Cách Sử Dụng Chuyển Giọng Nói Thành Văn Bản
Nhấp vào biểu tượng Microphone trong thẻ Home hoặc nhấn Windows + H để bắt đầu đọc chính tả. Nói một cách tự nhiên, và Office sẽ chuyển đổi lời nói của bạn thành văn bản trong thời gian thực. Bạn cũng có thể sử dụng các lệnh thoại cho dấu câu và định dạng, như nói “dấu chấm”, “dấu phẩy” hoặc “xuống dòng mới”. Các lệnh thoại trong công cụ Dictation của Microsoft Office rất dễ nhớ.
Tính năng chuyển giọng nói thành văn bản (Dictation) trong Microsoft Word đang hoạt động
Tính năng Dictation ngày càng tốt hơn qua mỗi phiên bản của Microsoft Office. Tính năng này hoạt động trên nhiều ứng dụng Office và hỗ trợ nhiều ngôn ngữ và giọng nói khác nhau.
Tôi sử dụng tính năng đọc chính tả khi tôi muốn ghi lại ý tưởng của mình một cách nhanh chóng, đặc biệt là đối với các email dài hoặc bản nháp đầu tiên.
Nằm bên dưới nút Dictate là tùy chọn Transcribe (chỉ có trong Word). Vì nói (hoặc ghi âm bất kỳ âm thanh nào) nhanh hơn gõ phím, tôi sử dụng tính năng chuyển giọng nói thành văn bản trong Word để chuyển đổi nhật ký giọng nói thành ghi chú hoặc tạo biên bản cuộc họp dễ tiếp cận. Bạn sẽ cần đăng ký Microsoft 365 để sử dụng Transcribe.
Hầu hết chúng ta chỉ mới “gãi nhẹ bề mặt” khi sử dụng Microsoft Office. Bỏ qua Excel, vốn là một công cụ mạnh mẽ theo đúng nghĩa của nó, các ứng dụng khác như Word, PowerPoint, Outlook, v.v., cũng có đủ các tính năng bị đánh giá thấp mà chúng ta thường bỏ qua. Mỗi mẹo nhỏ này đều thân thiện với người mới bắt đầu nhưng lại mang lại hiệu quả lớn về thời gian tiết kiệm và sự bực bội được giảm thiểu.
Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng những thủ thuật này vào công việc hàng ngày của bạn để trải nghiệm sự thay đổi đáng kinh ngạc về năng suất. Bạn đã biết hoặc sử dụng tính năng nào trong số này chưa? Hãy chia sẻ ý kiến hoặc những mẹo Office yêu thích khác của bạn trong phần bình luận dưới đây!
