Hầu hết chúng ta đều đã quá quen thuộc với Ctrl+C và Ctrl+V khi làm việc trên Google Docs. Tuy nhiên, những phím tắt thực sự giúp bạn tiết kiệm thời gian, đặc biệt khi điều hướng tài liệu dài hoặc sửa định dạng nhanh chóng, lại thường ít được nhắc đến. Một khi bạn đã sử dụng những phím tắt Google Docs này, bạn sẽ tự hỏi làm thế nào mình có thể làm việc hiệu quả nếu không có chúng.
1. Dán Không Định Dạng Giúp Văn Bản Sạch Sẽ Hơn
Đây là phím tắt yêu thích của tôi – và có lý do chính đáng. Bạn copy văn bản từ một trang web, dán vào tài liệu của mình và đột nhiên phải đối mặt với các font chữ lạ, màu sắc ngẫu nhiên và định dạng không khớp. Thay vì mất thêm thời gian để dọn dẹp, chỉ cần sử dụng Ctrl + Shift + V (Windows) hoặc Cmd + Shift + V (Mac) để dán nội dung mà không kèm định dạng.
Với phím tắt này, bạn có thể loại bỏ tất cả định dạng gốc và dán văn bản thuần túy khớp với phong cách tài liệu của bạn. Nó hoàn hảo khi bạn lấy trích dẫn từ các bài nghiên cứu, sao chép đoạn mã lập trình hoặc lấy văn bản từ email, giúp tối ưu hóa quá trình biên tập và giữ cho tài liệu của bạn luôn nhất quán.
2. Thêm Bình Luận Nhanh Chóng Mà Không Gián Đoạn
Việc thêm bình luận vào tài liệu thường đòi hỏi phải bôi đen văn bản, nhấp chuột phải và điều hướng qua các menu. Phím tắt Ctrl + Alt + M (Windows) hoặc Cmd + Option + M (Mac) cho phép bạn thêm bình luận ngay lập tức mà không làm gián đoạn dòng chảy đánh máy của mình.
Phím tắt này đặc biệt hữu ích trong các phiên chỉnh sửa. Bạn có thể đánh dấu các phần cần kiểm tra lại thông tin, đề xuất viết lại hoặc để lại lời nhắc mà không làm gián đoạn quá trình đọc. Nó cũng rất tuyệt vời cho các dự án hợp tác khi bạn cần đưa ra phản hồi nhanh chóng.
Để sử dụng phím tắt này hiệu quả hơn, hãy kết hợp nó với các phím tắt Google Docs khác. Ví dụ, bạn có thể ghép nối nó với Ctrl + Shift + Mũi tên Phải/Trái để chọn văn bản bằng bàn phím, sau đó thêm bình luận, nhập ghi chú của bạn và nhấn Enter.
3. Gõ Bằng Giọng Nói Hiệu Quả Hơn Đánh Máy
Tính năng gõ bằng giọng nói của Google Docs biến lời nói của bạn thành văn bản với độ chính xác ấn tượng. Khi ngón tay bạn đã mỏi, nhưng bộ não vẫn đang sản sinh ra ý tưởng, Ctrl + Shift + S (hoạt động trên cả Windows và Mac) sẽ kích hoạt tính năng gõ bằng giọng nói ngay lập tức. Khả năng nhận diện giọng nói của Google vô cùng ấn tượng và nó cũng hiểu các lệnh dấu câu.
Giao diện tính năng Gõ bằng giọng nói của Google Docs đang hoạt động hiệu quả, hiển thị văn bản được chuyển đổi từ giọng nói một cách chính xác.
Bạn có thể nói “chấm” để thêm dấu chấm, “xuống dòng” để bắt đầu đoạn mới hoặc “phẩy” để thêm dấu phẩy. Nó xử lý các thuật ngữ kỹ thuật đáng ngạc nhiên, mặc dù bạn có thể cần chỉnh sửa một hoặc hai từ. Gõ bằng giọng nói hoàn hảo cho các bản nháp đầu tiên, các phiên động não ý tưởng hoặc khi bạn đang gặp vấn đề về chấn thương do sử dụng lặp lại.
Để đạt được kết quả tốt nhất với tính năng gõ bằng giọng nói, hãy cố gắng nói tự nhiên và rõ ràng, nhưng đừng nói quá chậm. AI thường hoạt động tốt hơn với các mẫu lời nói bình thường hơn là phát âm quá cẩn thận.
4. Chọn Nhanh Toàn Bộ Đoạn Văn Bản
Khi làm việc với các tài liệu dài hơn, bạn thường cần điều chỉnh toàn bộ các phần cùng một lúc. Một vấn đề phổ biến khi chọn bằng cách nhấp và kéo là bạn thường có thể bỏ sót từ đầu tiên hoặc lấy nhầm văn bản từ các đoạn liền kề. Để chọn chính xác, hãy sử dụng Ctrl + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Windows) hoặc Cmd + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Mac) để chọn ngay lập tức toàn bộ đoạn văn.
Phím tắt này giúp việc tái cấu trúc tài liệu và áp dụng định dạng nhất quán trở nên dễ dàng, ngay cả khi bạn đang di chuyển các phần hoặc định dạng nhiều đoạn văn với cùng một kiểu.
5. Di Chuyển Đoạn Văn Bản Ngay Lập Tức
Thông thường, khi bạn cần sắp xếp lại các đoạn văn để có luồng ý tưởng tốt hơn, bạn sẽ chỉ đơn giản là cắt và dán các khối văn bản, điều này có nguy cơ làm hỏng định dạng. Alt + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Windows) hoặc Option + Shift + Mũi tên Lên/Xuống (Mac) sẽ di chuyển đoạn văn bản hiện tại của bạn lên hoặc xuống mà không chạm vào bộ nhớ tạm.
Đặt con trỏ ở bất kỳ đâu trong một đoạn văn và sử dụng phím tắt này để di chuyển nó vào vị trí hoàn hảo. Nó cực kỳ hữu ích cho việc dàn ý, sắp xếp lại danh sách hoặc sửa chữa luồng ý tưởng của bạn.
Phím tắt này hoạt động tuyệt vời với các dấu đầu dòng và danh sách được đánh số. Bạn có thể sắp xếp lại toàn bộ các phần mà không phải lo lắng về việc làm hỏng định dạng hoặc mất số thứ tự.
6. Di Chuyển Đến Đầu Hoặc Cuối Tài Liệu Mà Không Cần Cuộn
Việc cuộn qua một tài liệu dài không hề vui vẻ khi bạn phải di chuyển qua lại từ đầu đến cuối. Trên Windows, nhấn Ctrl + Home để đi đến đầu và Ctrl + End để đến cuối. Trên Mac, Cmd + Mũi tên Lên đưa bạn lên đầu và Cmd + Mũi tên Xuống di chuyển bạn xuống cuối ngay lập tức.
Phím tắt này rất tiện lợi khi bạn đang làm việc với các báo cáo dài, bản thảo hoặc tài liệu nghiên cứu. Tôi thường cần kiểm tra phần giới thiệu sau khi viết phần kết luận và ngược lại, vì vậy phím tắt này giúp việc di chuyển đến đầu và trở lại dễ dàng hơn rất nhiều.
7. Bonus: Xem Tất Cả Phím Tắt Khi Bạn Quên
Tôi sử dụng những phím tắt này hàng ngày để tăng tốc quy trình làm việc trên Google Docs và ít phải dùng chuột hơn. Nhưng có hàng tá phím tắt khác đáng học hỏi, mặc dù rất khó để nhớ hết chúng. May mắn thay, bạn có thể mở danh sách các phím tắt Google Docs được hỗ trợ bằng cách sử dụng Ctrl + / (Windows) hoặc Cmd + / (Mac).
Bảng liệt kê tất cả các phím tắt trong Google Docs, hiển thị thanh tìm kiếm để người dùng dễ dàng tra cứu các lệnh và tối ưu hóa quy trình làm việc.
Danh sách này cũng có thể tìm kiếm. Trong thanh tìm kiếm phím tắt bàn phím, hãy gõ “định dạng” để tìm các phím tắt định dạng, “chèn” cho các tùy chọn chèn, hoặc duyệt các danh mục để khám phá các phím tắt mà bạn chưa từng biết đến.
Những phím tắt này giúp bạn làm việc nhanh hơn mà không cần phải liên tục với chuột. Hãy bắt đầu với những phím tắt bạn cần nhất. Một khi đã quen, hãy thử 90+ phím tắt Google Docs khác để tiết kiệm thêm thời gian và công sức mỗi ngày.
Hãy chia sẻ ý kiến của bạn về những phím tắt này và phím tắt nào bạn thấy hữu ích nhất trong phần bình luận dưới đây!
