Microsoft Office là bộ ứng dụng văn phòng quen thuộc và mạnh mẽ, nhưng ít người thực sự khám phá hết tiềm năng của nó. Dù đã sử dụng qua nhiều năm, không ít người dùng vẫn ngạc nhiên khi tìm thấy những tính năng ẩn, những thủ thuật nhỏ có thể cải thiện đáng kể quy trình làm việc và năng suất cá nhân.
Bài viết này của thegioicongnghe.net sẽ giới thiệu 6 tính năng tuyệt vời trong các ứng dụng Microsoft Office như Word, Excel, Outlook và OneNote, mà có thể bạn chưa từng biết đến. Áp dụng chúng sẽ giúp bạn tối ưu hóa công việc, tiết kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết.
1. Đọc Chính Tả và Chuyển Lời Nói Thành Văn Bản (Dictation & Transcribe)
Bạn muốn một cách nhanh hơn để ghi lại suy nghĩ của mình? Tính năng Đọc chính tả (Dictate) trong Microsoft Word cho phép bạn chuyển giọng nói thành văn bản. Để bắt đầu, hãy truy cập tab Home, nhấp vào Dictate, và cấp quyền truy cập micrô cần thiết.
Giờ đây, bạn có thể nói to và để Microsoft Office tự động gõ văn bản. Độ chính xác phần lớn phụ thuộc vào giọng điệu và tốc độ nói của bạn. Bạn cũng có thể cấu hình thêm cài đặt Dictate để bật tính năng tự động ngắt câu và lọc các cụm từ nhạy cảm.
Nếu bạn cần nhiều hơn là chỉ đọc chính tả thời gian thực, bạn có thể sử dụng tính năng Chuyển lời nói thành văn bản (Transcribe) trong Word và OneNote để tập trung lắng nghe thay vì ghi chú. Nó sẽ chuyển đổi lời nói thành bản ghi văn bản với nhận dạng người nói, dấu thời gian và khả năng chỉnh sửa hoặc chèn các phần vào tài liệu của bạn. Bạn có thể ghi âm trực tiếp hoặc tải lên các tệp âm thanh đã ghi sẵn để chuyển đổi.
2. Tính Năng Tìm Kiếm Thông Minh (Microsoft Search)
Chức năng Tìm kiếm trong các ứng dụng Microsoft Office như Word và Excel không chỉ là công cụ để tìm kiếm trợ giúp—nó còn hoạt động như một tính năng chuyển đổi văn bản thành lệnh, cho phép bạn nhanh chóng áp dụng các hành động cụ thể mà không cần phải cuộn qua Ribbon. Ví dụ, để chèn một bảng, bạn chỉ cần nhấp vào thanh tìm kiếm, gõ insert a table, và cuối cùng, nhấp vào Add Table.
Chức năng tìm kiếm thông minh Microsoft Search trong ứng dụng Word trên Windows 11
Tương tự, bạn có thể thêm hoặc xóa cột, biểu đồ, hình mờ và nhiều thứ khác vào tài liệu mà không cần điều hướng thủ công qua Ribbon. Trong Excel, bạn có thể sử dụng chức năng tìm kiếm để tìm công thức, sắp xếp dữ liệu hoặc áp dụng các tùy chọn định dạng khác nhau.
3. Hộp Thư Đến Ưu Tiên (Focused Inbox) trong Outlook
Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) trong Outlook là một tính năng năng suất giúp bạn duy trì sự sắp xếp bằng cách tự động phân loại email. Khi được bật, nó sẽ gửi các tin nhắn quan trọng đến tab Focused (Ưu tiên) trong khi chuyển những tin nhắn ít quan trọng hơn—như bản tin và khuyến mãi—đến tab Other (Khác), giúp giảm thiểu sự phân tâm.
Bạn có thể bật Focused Inbox trong cài đặt Outlook. Mở Outlook, chọn Inbox của bạn và mở tab View. Sau đó nhấp vào View settings ở góc trên cùng bên trái.
Hộp thư đến ưu tiên (Focused Inbox) đã được kích hoạt trong ứng dụng Outlook dành cho Windows
Trong tab Layout, chọn Sort messages into Focused and Other để kích hoạt Focused Inbox. Focused Inbox sử dụng tính năng lọc để ưu tiên email dựa trên các tương tác trước đây của bạn với các liên hệ và người gửi quan trọng. Tuy nhiên, bạn cũng có thể di chuyển email thủ công đến tab Focused. Chọn và nhấp chuột phải vào email bạn muốn di chuyển, chọn Move, sau đó chọn Focused hoặc Other, tùy thuộc vào nơi bạn muốn gửi email.
4. Các Bước Nhanh (Quick Steps) trong Outlook
Các bước nhanh (Quick Steps) trong Outlook giúp bạn quản lý email nhanh hơn bằng cách áp dụng nhiều hành động chỉ với một cú nhấp chuột. Ví dụ, bạn có thể tạo một Quick Step để chuyển tiếp email từ một người gửi cụ thể đến trưởng nhóm của bạn và đồng thời chuyển chúng vào một thư mục. Bạn cũng có thể thiết lập các phím tắt để truy cập nhanh hơn nữa.
Hướng dẫn tạo một bước nhanh (Quick Step) mới trong ứng dụng Outlook trên Windows
Bạn có thể thiết lập Quick Steps trong cài đặt Outlook bằng cách sử dụng các hành động được xác định trước hoặc tùy chỉnh chúng để phù hợp với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tạo các Quick Step tùy chỉnh cho các tác vụ như lưu email dưới dạng mẫu để dễ dàng sử dụng lại.
5. So Sánh Tài Liệu (Compare Documents) trong Word
Microsoft giúp việc so sánh hai tài liệu trong Word trở nên dễ dàng, mặc dù tính năng này chỉ có sẵn trong phiên bản desktop. Nó cho phép bạn xem lại các thay đổi, xác định sự khác biệt và phát hiện bất kỳ vấn đề nào trước khi hoàn thiện tài liệu của mình.
Để so sánh tài liệu trong Word, hãy vào tab Review, nhấp vào Compare, và chọn Compare Documents. Trong hộp thoại Compare Documents, tải lên cả tài liệu gốc và tài liệu đã sửa đổi từ ổ đĩa cục bộ của bạn, sau đó nhấp OK để tiếp tục.
Word sau đó sẽ hợp nhất hai tài liệu và hiển thị sự khác biệt dưới dạng bình luận ở bảng điều khiển bên cạnh. Nếu bạn hài lòng với các chỉnh sửa, bạn có thể hợp nhất chúng vào tài liệu gốc. Để hợp nhất tài liệu, trong tab Review, nhấp vào menu thả xuống cho Accept, sau đó chọn Accept All Changes.
6. Giải Toán (Math Solver) trong OneNote
OneNote là một ứng dụng ghi chú tuyệt vời vì nhiều lý do. Nếu bạn là học sinh, sinh viên, nó cũng có thể giúp bạn nhanh chóng giải quyết các bài toán hoặc thực hiện các phép tính.
Để xem khả năng giải toán của OneNote, hãy viết biểu thức hoặc phương trình toán học của bạn không có dấu cách, theo sau là dấu bằng để nhận được câu trả lời. Ví dụ, gõ (25+75)/2= và nhấn Enter để xem lời giải.
OneNote có thể xử lý các phép tính số học cơ bản, đại số, và thậm chí một số phương trình phức tạp hơn. Nếu bạn có tài khoản Microsoft cho công việc hoặc trường học, bạn cũng có thể truy cập tính năng Trợ lý Toán học (Math Assistant) để thực hiện các phép tính nâng cao hơn.
Với những tính năng ẩn này, Microsoft Office không chỉ là bộ công cụ quen thuộc mà còn là trợ thủ đắc lực giúp bạn nâng cao năng suất đáng kể. Hãy thử áp dụng chúng vào công việc và học tập hàng ngày để khám phá sự khác biệt.
Bạn đã từng sử dụng tính năng nào trong số này chưa? Hay bạn biết thêm những thủ thuật Office nào khác có thể giúp ích cho cộng đồng thegioicongnghe.net? Hãy chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm của bạn trong phần bình luận bên dưới nhé!
