Trong môi trường làm việc số hiện đại, khả năng tập trung là một yếu tố then chốt quyết định năng suất và hiệu quả công việc. Tuy nhiên, trên hệ điều hành Windows, sự xao nhãng có thể xuất hiện từ mọi phía, từ thông báo liên tục đến việc quản lý ứng dụng sau mỗi lần khởi động lại. Tình trạng này dễ dẫn đến kiệt sức và giảm hiệu suất đáng kể. May mắn thay, Windows đã tích hợp sẵn một số tính năng mạnh mẽ, thường bị bỏ qua, có thể giúp người dùng duy trì sự tập trung và tối ưu hóa quy trình làm việc. Với vai trò là chuyên gia công nghệ của thegioicongnghe.net, chúng tôi sẽ đi sâu vào khám phá 5 tính năng ít được biết đến này, đồng thời cung cấp hướng dẫn chi tiết để bạn có thể áp dụng ngay lập tức, biến Windows thành một công cụ làm việc hiệu quả hơn bao giờ hết, giúp bạn làm chủ thời gian và đạt được những mục tiêu lớn hơn.
1. Phiên tập trung (Focus Sessions) trong ứng dụng Đồng hồ
Tính năng Phiên tập trung (Focus Sessions) trong ứng dụng Đồng hồ của Windows là một công cụ đáng ngạc nhiên, vượt xa một bộ hẹn giờ cơ bản. Nó cung cấp một giải pháp toàn diện để tổ chức ngày làm việc của bạn mà không tạo cảm giác gò bó hay phức tạp. Đây là một tính năng mà bạn có thể không nhận ra giá trị của nó cho đến khi bạn thực sự cần đến.
Phiên tập trung được tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Đồng hồ, có thể mở dễ dàng từ menu Start. Ngay khi mở, bạn có thể tùy chỉnh độ dài phiên làm việc, thời gian nghỉ giải lao, mục tiêu tập trung, chủ đề hiển thị và thậm chí xóa lịch sử nếu cần. Mỗi phiên bắt đầu với một bộ hẹn giờ mà bạn có thể đặt từ 10 phút đến một giờ, tùy thuộc vào thời gian bạn muốn duy trì sự tập trung cao độ. Nếu phiên làm việc của bạn kéo dài 45 phút trở lên, Windows sẽ tự động sắp xếp một khoảng nghỉ ngắn để giúp bạn sạc lại năng lượng. Bạn có thể chọn thời gian nghỉ là 5, 10 hoặc 15 phút trong Cài đặt, hoặc bỏ qua hoàn toàn nếu bạn đang “vào guồng” và muốn tiếp tục.
Giao diện tính năng Phiên tập trung trong ứng dụng Đồng hồ của Windows
Một điểm đặc biệt hữu ích là công cụ theo dõi mục tiêu hàng ngày. Bạn có thể đặt mục tiêu tập trung cho ngày và ứng dụng sẽ âm thầm theo dõi tiến độ của bạn. Việc quan sát thanh tiến trình được lấp đầy dần trở thành một phần nhỏ nhưng đầy thỏa mãn trong thói quen hàng ngày, giúp bạn kết thúc một ngày với cảm giác hoàn thành công việc.
Nếu bạn thường xuyên sử dụng danh sách công việc, tính năng tích hợp Microsoft To Do sẽ làm mọi thứ trở nên tốt hơn. Bạn có thể liên kết tài khoản của mình, chọn một tác vụ và đánh dấu hoàn thành trực tiếp từ ứng dụng Đồng hồ. Ngoài ra, Phiên tập trung còn cho phép bạn kết nối tài khoản Spotify để phát nhạc hoặc podcast trong khi làm việc. Mặc định, nhạc sẽ tự động phát khi phiên bắt đầu, nhưng bạn có thể tắt tính năng này trong Cài đặt nếu muốn làm việc trong im lặng. Cá nhân tôi thường chọn các playlist nhạc không lời để duy trì sự tập trung mà không bị xao nhãng.
Theo dõi mục tiêu tập trung hàng ngày trong ứng dụng Đồng hồ Windows
2. Gõ giọng nói (Voice Typing)
Mặc dù việc gõ phím đã trở nên quen thuộc với nhiều người, nhưng một khi đã thử tính năng gõ giọng nói (Voice Typing) của Windows, nó có thể nhanh chóng trở thành một phần không thể thiếu trong quy trình làm việc hàng ngày của bạn. Đây là một cứu cánh tuyệt vời vào những ngày bạn cần cho đôi tay nghỉ ngơi hoặc chỉ đơn giản là muốn diễn đạt ý tưởng nhanh chóng mà không bị chậm lại. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấn tổ hợp phím Win + H, bắt đầu nói và để văn bản tự động xuất hiện trên màn hình.
Một thanh nhập liệu nhỏ sẽ hiển thị ở phía trên màn hình và duy trì vị trí đó, ngay cả khi bạn chuyển đổi giữa các ứng dụng và trang. Điều này giúp bạn dễ dàng duy trì sự tập trung và theo dõi công việc mà không bị mất dấu.
Giao diện gõ giọng nói Voice Typing xuất hiện khi viết tài liệu trên Windows
Khi bạn nói, văn bản sẽ xuất hiện ngay tại vị trí con trỏ. Dù bạn đang viết tài liệu, điền biểu mẫu trên trình duyệt hay ghi chú nhanh, khả năng nhận diện giọng nói hoạt động khá nhanh, đặc biệt là trong môi trường yên tĩnh. Bạn không cần phải nói chậm lại hay suy nghĩ quá nhiều về những gì mình sẽ nói.
Để nâng cao trải nghiệm, bạn có thể bật tính năng tự động ngắt câu (automatic punctuation). Tính năng này sẽ tự động thêm dấu phẩy, dấu chấm và dấu hỏi, giúp bạn không cần phải đọc to các dấu câu. Chỉ cần nhấp vào biểu tượng bánh răng trên thanh gõ giọng nói để bật nó. Lưu ý rằng cài đặt này sẽ đặt lại mỗi khi bạn đóng công cụ, vì vậy bạn sẽ cần bật lại khi mở lại.
Cách bật tính năng tự động ngắt câu khi gõ giọng nói Voice Typing trên Windows
Ngoài ra, còn có các lệnh thoại tích hợp sẵn giúp chỉnh sửa dễ dàng hơn. Bạn có thể sử dụng các lệnh như “xóa cái đó”, “chọn tất cả” hoặc “xuống dòng” để thực hiện các thay đổi nhanh chóng mà không cần chạm vào bàn phím. Gõ giọng nói không phải là một sự thay thế hoàn toàn cho việc gõ phím, nhưng nó lý tưởng cho việc ghi chú nhanh, tạo bản nháp thô hoặc trả lời tin nhắn, giúp bạn duy trì năng suất mà không làm gián đoạn dòng chảy công việc.
3. Phụ đề trực tiếp (Live Captions)
Phụ đề trực tiếp (Live Captions) là một tính năng vô cùng hữu ích để duy trì sự tập trung mà không cần phải bật loa ngoài hay đeo tai nghe. Nó đặc biệt hữu ích khi âm thanh không rõ ràng hoặc khi bạn chỉ muốn đọc theo nội dung thay vì nghe.
Để bật tính năng này, bạn chỉ cần vào Cài đặt > Trợ năng > Phụ đề và bật Phụ đề trực tiếp. Hoặc, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Win + Ctrl + L để truy cập nhanh hơn. Lần đầu tiên bạn kích hoạt, Windows sẽ tải xuống các tệp ngôn ngữ cần thiết. Sau đó, mọi thứ sẽ chạy cục bộ trên máy tính của bạn, đảm bảo dữ liệu giọng nói của bạn được giữ riêng tư và không gửi lên đám mây.
Kích hoạt tính năng Phụ đề trực tiếp Live Captions trong cài đặt Windows
Khi được kích hoạt, Windows sẽ thêm một hộp phụ đề vào màn hình và bắt đầu chuyển đổi âm thanh thành văn bản theo thời gian thực. Bạn có thể chọn vị trí của hộp phụ đề—phía trên màn hình, phía dưới hoặc nổi tự do trên nội dung của bạn. Cá nhân tôi thường đặt nó ở phía trên để không làm che khuất nội dung quan trọng. Hộp phụ đề được thiết kế gọn gàng, không gây khó chịu và bạn có thể kéo nó đến bất kỳ vị trí nào cảm thấy tự nhiên nhất khi đang xem hoặc nghe.
Phụ đề trực tiếp cũng cung cấp một vài tùy chọn thú vị để tùy chỉnh những gì bạn nhìn thấy. Nếu bạn đang ở trong không gian chung hoặc chỉ đơn giản là muốn nội dung sạch sẽ hơn, bạn có thể lọc các từ ngữ thô tục, thay thế chúng bằng dấu hoa thị. Để bật tính năng này, nhấp vào biểu tượng bánh răng trong hộp phụ đề, vào Tùy chọn và chọn Lọc từ ngữ thô tục.
Thiết lập tùy chọn lọc từ ngữ thô tục trong Phụ đề trực tiếp Windows
Ngay bên dưới tùy chọn đó, bạn sẽ tìm thấy mục bao gồm âm thanh micrô, cho phép Phụ đề trực tiếp thu âm các cuộc trò chuyện xung quanh bạn, không chỉ âm thanh từ thiết bị của bạn. Tôi đã sử dụng nó trong các cuộc trò chuyện trực tiếp và mặc dù không hoàn hảo, nó vẫn hoạt động khá tốt trong môi trường yên tĩnh. Để kiểm soát nhiều hơn nữa, bạn có thể cá nhân hóa cách hiển thị phụ đề. Mở menu Tùy chọn > Kiểu phụ đề, sau đó thay đổi loại phông chữ, kích thước, độ trong suốt và áp dụng các hiệu ứng như đổ bóng để làm cho phụ đề dễ đọc hơn và hòa hợp hơn với thiết lập của bạn.
4. Tự động khởi động lại ứng dụng khi khởi động lại (Auto-Restart Apps on Reboot)
Đôi khi, máy tính của bạn có thể khởi động lại đột ngột. Đó có thể là sau một bản cập nhật hệ thống, một lần khởi động lại theo lịch trình mà bạn đã quên, một sự cố hệ thống, hoặc thậm chí do hết pin. Dù nguyên nhân là gì, kết quả luôn giống nhau: bạn đăng nhập lại và cảm thấy như mọi thứ đã mất. Không có tab nào, không có ứng dụng nào, chỉ là một màn hình trống, giống như bắt đầu lại từ đầu. Và vào khoảnh khắc đó, rất dễ dàng để mất dấu những gì bạn đang làm.
Để khắc phục điều này, Windows cung cấp một cài đặt nhỏ nhưng cực kỳ hữu ích, cho phép tự động mở lại các ứng dụng bạn đang sử dụng trước khi khởi động lại. Tính năng này giúp bạn không phải mất công mở lại mọi thứ theo cách thủ công hoặc cố gắng nhớ lại mình đã dừng ở đâu, từ đó tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức.
Để bật tính năng này, hãy điều hướng đến Cài đặt > Tài khoản > Tùy chọn đăng nhập, sau đó cuộn xuống mục Cài đặt bổ sung. Bật tùy chọn có nội dung: Tự động lưu các ứng dụng có thể khởi động lại của tôi và khởi động lại chúng khi tôi đăng nhập lại. Sau khi bật, Windows sẽ ghi nhớ phiên làm việc của bạn mỗi khi hệ thống khởi động lại.
Hướng dẫn bật tính năng tự động khởi động lại ứng dụng trong cài đặt Windows
Tính năng này hoạt động tốt nhất với các ứng dụng tích hợp sẵn của Windows như File Explorer, Microsoft Edge, Notepad và các công cụ khác hỗ trợ lưu phiên. Mặc dù nó không thể khôi phục mọi chương trình, nhưng đủ để giúp bạn nhanh chóng trở lại công việc mà không bị gián đoạn. Sự hỗ trợ nhỏ này giúp việc quay lại làm việc trở nên dễ dàng và ít căng thẳng hơn đáng kể.
5. Chế độ “Không làm phiền” (Do Not Disturb) với thông báo ưu tiên
Thông báo rất hữu ích cho đến khi chúng bắt đầu làm gián đoạn sự tập trung của bạn. Một phút trước bạn đang chìm đắm vào công việc, và ngay sau đó, một thông báo pop-up hoặc email ngẫu nhiên kéo bạn ra khỏi trạng thái tập trung. Khi cần kiểm tra thông báo nhanh chóng, bạn chỉ cần nhấn Win + N. Thao tác này sẽ hiển thị Trung tâm Thông báo và cho bạn thấy mọi thứ ở một nơi.
Nếu bạn muốn quản lý thông báo chi tiết hơn, hãy truy cập Cài đặt > Hệ thống > Thông báo. Ở trên cùng, có một nút bật/tắt chính để bật hoặc tắt tất cả thông báo. Bên dưới, bạn có thể tùy chỉnh các tùy chọn, như hiển thị thông báo trên màn hình khóa, cho phép lời nhắc hoặc cuộc gọi VoIP, và liệu chúng có phát âm thanh hay không.
Bật chế độ Không làm phiền (Do Not Disturb) trong cài đặt thông báo Windows
Ngay bên dưới đó, có một nút bật/tắt Không làm phiền (Do not disturb). Bật nó để tắt tiếng thông báo ngay lập tức và duy trì sự tập trung. Nhưng nếu bạn muốn bật nó tự động trong các khoảng thời gian cụ thể, hãy nhấn vào Bật không làm phiền tự động. Tại đây, bạn có thể đặt thời gian bắt đầu và kết thúc ưa thích và thậm chí chọn xem bạn muốn nó lặp lại hàng ngày hay không. Tôi thấy điều này rất hữu ích để chặn các giờ làm việc mà không cần phải nhớ bật nó mỗi sáng.
Thiết lập tự động bật chế độ Không làm phiền theo lịch trình trên Windows
Tiếp tục cuộn xuống, bạn sẽ tìm thấy Đặt thông báo ưu tiên. Đây là nơi bạn có thể quyết định thông báo nào vẫn được hiển thị khi chế độ Không làm phiền được bật. Bạn có thể cho phép các cuộc gọi, lời nhắc hoặc các ứng dụng cụ thể mà bạn không muốn bỏ lỡ. Chỉ cần nhấp vào Thêm ứng dụng để bao gồm những ứng dụng bạn không muốn bỏ qua.
Với thiết lập này, bạn có thể duy trì sự tập trung mà không bị gián đoạn nhưng vẫn có thể xem lại các thông báo sau. Nó giúp bạn làm việc hiệu quả và duy trì “dòng chảy” công việc.
Kết luận
Việc duy trì sự tập trung và nâng cao năng suất không còn là một thách thức quá lớn khi bạn biết cách tận dụng tối đa các tính năng tích hợp sẵn trong hệ điều hành Windows. Từ việc quản lý thời gian hiệu quả với Phiên tập trung trong ứng dụng Đồng hồ, đến việc giải phóng đôi tay bằng tính năng Gõ giọng nói, hay duy trì sự kết nối mà không bị phân tâm nhờ Phụ đề trực tiếp và chế độ Không làm phiền. Ngay cả những sự cố bất ngờ như khởi động lại hệ thống cũng không còn là vấn đề lớn với khả năng tự động khôi phục ứng dụng.
Những công cụ này không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn tạo ra một trải nghiệm sử dụng máy tính mượt mà và ít căng thẳng hơn. Nếu bạn chưa từng khám phá những tính năng này, chúng tôi khuyến khích bạn hãy dành thời gian tìm hiểu và áp dụng chúng vào thói quen làm việc hàng ngày. Chắc chắn bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ dễ dàng và hiệu quả mà chúng mang lại. Hãy bắt đầu ngay hôm nay để biến chiếc máy tính Windows của bạn thành một cỗ máy năng suất thực sự! Bạn đã thử những tính năng nào trong số này chưa? Hãy chia sẻ kinh nghiệm và ý kiến của bạn về cách chúng giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong phần bình luận bên dưới nhé!
