Nếu tài liệu Word của bạn thường xuyên cần chỉnh sửa gấp hoặc trông không được chuẩn, bạn không hề đơn độc. Sau nhiều năm “vật lộn” với các tài liệu Word bằng phương pháp thủ công, tôi nhận ra rằng chỉ cần vài điều chỉnh nhỏ về Styles (Kiểu định dạng) có thể giúp quá trình chỉnh sửa diễn ra trôi chảy đáng kinh ngạc.
Dưới đây là một số tùy chọn Styles tôi luôn chú ý khi làm việc với các tài liệu dài, giúp bạn định dạng tài liệu Word một cách hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
1. Giữ Liền Mạch Văn Bản Với “Keep With Next”
Nếu bạn đã quen thuộc với việc sử dụng Styles trong Microsoft Word để định dạng tài liệu, thì cài đặt “Keep with Next” (Giữ với đoạn sau) sẽ không còn xa lạ. Đây là một tùy chọn cài đặt đoạn văn, giúp ngăn chặn các ngắt trang không mong muốn bằng cách đảm bảo rằng một đoạn văn hoặc tiêu đề luôn ở cùng với đoạn văn ngay sau nó.
Tính năng này đặc biệt hiệu quả đối với các tiêu đề nằm ở cuối trang, tránh việc chúng bị tách rời khỏi nội dung liên quan và tạo nên một bố cục lộn xộn.
Khi bạn áp dụng “Keep with Next” cho một kiểu tiêu đề, Word sẽ tự động chuyển tiêu đề đó sang trang tiếp theo nếu không đủ chỗ cho cả tiêu đề và ít nhất một dòng của đoạn văn bản tiếp theo. Nhờ vậy, tài liệu của bạn sẽ trông gọn gàng và chuyên nghiệp hơn rất nhiều.
Cách Sử Dụng Keep With Next
Bạn có thể áp dụng “Keep with Next” như một cài đặt cho đoạn văn hoặc thiết lập nó cho một kiểu định dạng cụ thể.
Để thực hiện, nhấp chuột phải vào bất kỳ kiểu định dạng nào trong thư viện Styles trên tab Home. Chọn Modify (Sửa đổi) từ menu ngữ cảnh. Sau đó, nhấp vào Format > Paragraph > Line and Page Breaks (Định dạng > Đoạn văn > Ngắt dòng và Ngắt trang). Tích chọn tùy chọn Keep with next. Nhấp OK để áp dụng thay đổi.
Thiết lập tùy chọn "Keep with Next" trong hộp thoại Paragraph Settings của Microsoft Word Styles
Hãy sử dụng “Keep with Next” với các kiểu tiêu đề như Heading 1 và Heading 2 để đạt hiệu quả tốt nhất, vì việc bắt đầu toàn bộ một phần nội dung cùng nhau sẽ giúp tài liệu của bạn có cấu trúc hợp lý và dễ đọc hơn.
2. Hiểu Rõ “Linked Styles” – Kiểu Liên Kết Linh Hoạt
“Linked Styles” (Kiểu liên kết) là một giải pháp thanh lịch cho vấn đề định dạng phổ biến. Các kiểu này hoạt động như cả kiểu đoạn văn (paragraph style) và kiểu ký tự (character style), tùy thuộc vào những gì bạn chọn khi áp dụng chúng.
Khi bạn chọn toàn bộ một đoạn văn và áp dụng kiểu liên kết, nó sẽ hoạt động như một kiểu đoạn văn, định dạng toàn bộ đoạn. Ngược lại, nếu bạn chỉ chọn một từ hoặc cụm từ và áp dụng cùng một kiểu liên kết, nó sẽ hoạt động như một kiểu ký tự, chỉ định dạng phần văn bản đã chọn.
Việc sử dụng Linked Styles mang lại nhiều lợi ích đáng kể. Thứ nhất, nó loại bỏ sự cần thiết phải có các phiên bản riêng biệt của cùng một kiểu cho đoạn văn và ký tự. Thứ hai, nó cung cấp cho bạn các tùy chọn định dạng linh hoạt hơn. Cuối cùng, nó giúp giảm sự lộn xộn trong thư viện Styles của bạn.
Bạn không cần phải làm gì đặc biệt, vì tất cả các kiểu Heading được tích hợp sẵn trong các phiên bản Word hiện đại đều là Linked Styles. Tuy nhiên, đừng quên kiểm tra điều này khi bạn tạo các kiểu tùy chỉnh của riêng mình.
Cách Nhận Diện Linked Styles
Mở khung Styles bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ trong nhóm Styles trên tab Home. Di chuột qua một kiểu trong danh sách và tìm những kiểu có loại “Linked” (Liên kết) hiển thị. Chúng được đánh dấu bằng cả biểu tượng đoạn văn (¶) và chữ “a” trong khung Styles.
Trong hộp thoại Modify Style (Sửa đổi kiểu), các kiểu liên kết sẽ hiển thị “Linked (Paragraph and Character)” (Liên kết (Đoạn văn và Ký tự)) dưới tên kiểu.
Nhận diện Linked Style (Kiểu liên kết) với biểu tượng ¶ và chữ 'a' trong khung Styles của Microsoft Word
Khái niệm về Linked Styles đôi khi có thể khó hiểu. Hãy hình dung chúng như một quy tắc đặc biệt có thể áp dụng cho toàn bộ đoạn văn, hoặc chỉ cho một phần nhỏ văn bản trong đoạn đó. Điều này cực kỳ tiện lợi vì bạn không cần hai quy tắc riêng biệt cho cùng một kiểu hiển thị. Tuy nhiên, chúng đôi khi tạo ra vấn đề với một số chức năng quan trọng của Styles, chẳng hạn như thiết kế mục lục trong Microsoft Word.
3. Cẩn Trọng Với “Automatically Update” – Tránh Lỗi Định Dạng Bất Ngờ
Tùy chọn “Automatically update” (Tự động cập nhật) vừa có thể hữu ích vừa có thể gây khó chịu. Khi bạn bật nó, cài đặt này sẽ tự động cập nhật một kiểu bất cứ khi nào bạn định dạng thủ công văn bản đang sử dụng kiểu đó. Mặc dù điều này có vẻ tiện lợi, nhưng nó lại dẫn đến những thay đổi định dạng không mong muốn trên toàn bộ tài liệu của bạn, nơi kiểu đó có thể đang được sử dụng.
Những thay đổi định dạng ngẫu nhiên có thể làm thay đổi toàn bộ tài liệu của bạn ngay lập tức. Nếu bạn đang cộng tác trên một tài liệu Word với một nhóm, điều này gây khó khăn cho việc định dạng nhất quán và có thể dẫn đến sự nhầm lẫn.
Việc khắc phục sự cố định dạng sẽ rất khó khăn nếu tài liệu cộng tác của bạn lớn và phức tạp!
Cách Tắt Automatically Update
Nhấp chuột phải vào một kiểu định dạng trong thư viện Styles. Chọn Modify (Sửa đổi). Sau đó, bỏ chọn tùy chọn Automatically update (Tự động cập nhật) ở cuối hộp thoại.
Nhấp OK để lưu thay đổi.
Thay vì dựa vào “Automatically update”, hãy thực hiện các điều chỉnh kiểu một cách có chủ đích thông qua hộp thoại Modify Style để duy trì quyền kiểm soát tốt hơn đối với định dạng tài liệu của bạn.
Bỏ chọn "Automatically update" trong hộp thoại Modify Style để tránh thay đổi định dạng tự động trong Word
4. Chuỗi Định Dạng Tự Động Với “Style for Following Paragraph”
Tính năng “Style for following paragraph” (Kiểu cho đoạn tiếp theo) cực kỳ hữu ích cho các tài liệu dài cần tuân theo một chuỗi định dạng cụ thể, từ tiêu đề trở xuống. Tùy chọn kiểu này tạo ra một sự xuất hiện logic cho các phần khác nhau trong tài liệu của bạn. Nó tự động áp dụng một kiểu cụ thể (thay thế kiểu “Normal” mặc định) khi bạn nhấn Enter sau khi nhập.
Như vậy, một “chuỗi” các kiểu sẽ tuân theo một tiến trình tự nhiên. Việc bật tính năng này là một lựa chọn thay thế cho việc chọn kiểu thủ công từ Thư viện Styles.
Ví dụ, bạn có thể thiết lập một chuỗi trong đó một kiểu cụ thể được tự động áp dụng thay vì kiểu Normal mặc định cho một đoạn văn mới:
- Kiểu Title (Tiêu đề) được theo sau bởi kiểu Subtitle (Tiêu đề phụ) cụ thể.
- Kiểu Subtitle được theo sau bởi kiểu Quote (Trích dẫn).
- Kiểu List Item (Mục danh sách) được theo sau bởi một kiểu List Item khác.
Cách Thiết Lập Style for Following Paragraph
Trên tab Home, nhấp chuột phải vào kiểu đầu tiên trong chuỗi mong muốn của bạn (ví dụ: Title). Sau đó, chọn Modify (Sửa đổi).
Trong hộp thoại Modify Style, tìm menu thả xuống Style for following paragraph (Kiểu cho đoạn tiếp theo). Chọn kiểu bạn muốn xuất hiện tiếp theo (ví dụ: Subtitle). Nhấp OK để lưu.
Lặp lại quy trình này cho mỗi kiểu trong chuỗi các tùy chọn định dạng của bạn. Word sẽ ghi nhớ chuỗi và áp dụng chúng tuần tự chỉ với một lần nhấn Enter.
Cài đặt "Style for following paragraph" để tạo chuỗi định dạng tự động trong Word
Một trong những nhược điểm của tính năng này là dường như không có cách nào để áp dụng nó cho văn bản đã tồn tại. Nhưng đối với các tài liệu mới, việc tự động áp dụng một loạt các kiểu theo trình tự là một giải pháp tiết kiệm thời gian đáng kể, đặc biệt nếu bạn cần tuân thủ các hướng dẫn về kiểu trong khi muốn tiết kiệm thời gian định dạng tài liệu trong Microsoft Word.
5. Nâng Cao Hiệu Suất Với Việc Quản Lý Thư Viện Styles Gallery
Thư viện Styles Gallery trên tab Home hiển thị các kiểu bạn sử dụng thường xuyên nhất. Để tránh mất thời gian tìm kiếm, bạn có thể tùy chỉnh nó để chỉ hiển thị chính xác những kiểu bạn cần. Việc quản lý thư viện phù hợp sẽ giúp quy trình làm việc của bạn hiệu quả hơn bằng cách đặt các kiểu yêu thích ngay trong tầm tay.
Tạo Kiểu Mới Từ Văn Bản Đã Định Dạng
Để tạo một kiểu mới dựa trên văn bản đã có sẵn, nhấp chuột phải vào văn bản bạn muốn sử dụng. Trong thanh công cụ mini xuất hiện, chọn Styles > Create a Style (Kiểu > Tạo kiểu).
Trong hộp thoại Create New Style from Formatting (Tạo kiểu mới từ Định dạng), gán tên cho kiểu của bạn và nhấp OK.
Kiểu mới được tạo của bạn giờ đây sẽ hiển thị trong thư viện Styles.
Nếu bạn muốn kiểu này có sẵn trong tất cả các tài liệu Word trong tương lai, hãy nhấp chuột phải vào nó trong thư viện Styles, chọn Modify (Sửa đổi), sau đó chọn New documents based on this template (Tài liệu mới dựa trên mẫu này) ở cuối hộp thoại.
Hộp thoại "Create New Style from Formatting" để tạo kiểu định dạng mới trong Microsoft Word
Loại Bỏ Kiểu Khỏi Gallery
Nhấp chuột phải vào bất kỳ kiểu định dạng nào trong thư viện Styles trên ribbon. Đơn giản chọn Remove from Style Gallery (Xóa khỏi Thư viện Kiểu).
Kiểu đó sẽ biến mất khỏi thư viện nhưng vẫn có sẵn trong khung Styles (Styles pane).
Tùy chọn "Remove from Style Gallery" để ẩn kiểu không dùng đến khỏi thư viện Styles trong Word
Sắp Xếp Lại Thứ Tự Kiểu Trong Gallery
Để điều chỉnh các kiểu, nhấp vào mũi tên hộp thoại nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Styles trên tab Home để mở khung Styles.
Sau đó, nhấp vào nút Manage Styles (Quản lý kiểu) để hiển thị hộp thoại Manage Styles và chọn tab Recommend (Đề xuất).
Chọn kiểu bạn muốn di chuyển và nhấp Move Up (Di chuyển lên) hoặc Move Down (Di chuyển xuống). Lặp lại thao tác này cho bất kỳ kiểu nào khác bạn muốn điều chỉnh. Khi hoàn tất, nhấp OK để cập nhật Thư viện Styles theo sở thích của bạn.
Nếu bạn muốn các kiểu giữ nguyên thứ tự này cho tất cả các tài liệu mới dựa trên mẫu này, hãy chọn New Documents based on this template (Tài liệu mới dựa trên mẫu này).
Sắp xếp lại thứ tự hiển thị các Style trong thư viện Styles Gallery của Microsoft Word qua Manage Styles
Hãy giữ cho thư viện Styles của bạn gọn gàng bằng cách chỉ bao gồm những kiểu bạn sử dụng thường xuyên. Điều này giúp giảm sự lộn xộn về mặt trực quan và giúp bạn tìm thấy các kiểu mình cần dễ dàng hơn rất nhiều.
Các tính năng Style được đề cập ở trên có thể bổ sung vào hệ thống định dạng tài liệu của bạn, giúp tiết kiệm thời gian và biến bạn thành một người chỉnh sửa Word giỏi hơn. Chúng có thể giúp bạn loại bỏ những phiền toái nhỏ nhặt mà đôi khi chúng ta không để ý đến cách Styles thực sự hoạt động. Với Styles, còn rất nhiều điều thú vị và hữu ích hơn những gì chúng ta thường thấy.
