Trong kỷ nguyên số, email không chỉ là phương tiện giao tiếp mà còn là kho lưu trữ vô giá chứa đựng thông tin cá nhân, tài liệu công việc quan trọng, và những kỷ niệm đáng nhớ. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn khá thờ ơ với việc sao lưu email, hoặc sao lưu một cách cẩu thả, tiềm ẩn những rủi ro khôn lường. Tôi từng trải qua nỗi lo lắng tột độ khi suýt chút nữa mất đi một luồng email quan trọng do sơ suất của bản thân. Từ kinh nghiệm xương máu đó, tôi nhận ra rằng việc sao lưu email một cách đúng đắn là cực kỳ cần thiết. Nếu bạn đang sao lưu email theo kiểu “lười biếng” hoặc chưa hề sao lưu, những sai lầm dưới đây có thể sẽ quay lại ám ảnh bạn.
5 Sai Lầm Phổ Biến Khi Sao Lưu Email (và Cách Khắc Phục)
Việc bảo vệ dữ liệu email của bạn không quá phức tạp nếu bạn biết cách tránh những cạm bẫy phổ biến. Dưới đây là 5 sai lầm mà nhiều người thường mắc phải, cùng với những lời khuyên hữu ích để bạn có thể sao lưu email một cách an toàn và hiệu quả hơn.
1. Trì Hoãn Sao Lưu Quá Lâu
Thật dễ dàng để nghĩ rằng email của bạn luôn an toàn trong hộp thư đến và trì hoãn việc sao lưu lâu hơn mức cần thiết. Nhưng mọi thứ có thể diễn biến tồi tệ chỉ trong thời gian chờ đợi đó. Chẳng hạn, bạn có thể bị khóa tài khoản Google hoặc vô tình xóa một hoặc nhiều email và tệp đính kèm. Bản thân tôi từng nghĩ có thể chỉ cần sao lưu hàng tháng, cho đến khi tôi đánh mất toàn bộ một chuỗi email công việc quan trọng.
May mắn thay, việc sao lưu email hàng ngày hoặc hàng tuần rất dễ dàng để biến thành thói quen. Các bước thực hiện sao lưu sẽ khác nhau tùy thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ email của bạn. Tuy nhiên, đối với Gmail – một trong những nhà cung cấp email phổ biến nhất, bạn có thể sử dụng Google Takeout để xuất dữ liệu của mình. Sau đó, bạn có thể lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng ngoài, dịch vụ đám mây hoặc một vị trí tương tự dễ dàng truy cập.
Xuất dữ liệu email Gmail bằng Google Takeout để sao lưu
2. Chỉ Sao Lưu Các Thư Mục Chọn Lọc
Việc chỉ sao lưu các email chọn lọc hoặc email trong một thư mục cụ thể có vẻ là một ý tưởng hay để tiết kiệm không gian và thời gian. Tuy nhiên, điều này đôi khi có thể gây ra hậu quả. Các chi tiết quan trọng có thể bị bỏ sót trong những email nằm ở những nơi bạn không nghĩ đến việc sao lưu, chẳng hạn như thư mục “Khuyến mãi” hoặc “Thư đã gửi”. Tôi đã học được bài học này một cách đau đớn và giờ đây tôi luôn sao lưu mọi thứ.
Tất nhiên, chỉ bạn mới có thể quyết định điều gì đáng để sao lưu. Nhưng một nguyên tắc mà tôi thích tuân theo là sao lưu dữ liệu quan trọng hai lần (một lần trên đám mây và một lần cục bộ), trong khi những thứ ít quan trọng hơn chỉ sao lưu một lần. Bạn cũng có thể chọn sao lưu tất cả các tệp lớn hơn hai lần, vì chúng thường là những tệp khó phục hồi nhất nếu bị mất. Đặc biệt, các tệp đính kèm như hợp đồng và tài liệu nhiều trang nên được ưu tiên để bạn luôn có quyền truy cập vào chúng.
3. Không Kiểm Tra Khả Năng Khôi Phục Bản Sao Lưu
Khi mới bắt đầu sao lưu dữ liệu, tôi không nhận ra rằng các tệp của mình đang được xuất không chính xác. Tôi cứ đinh ninh rằng mình đã tải xuống các tệp và chúng đã sẵn sàng để được sao lưu vào vị trí lưu trữ. Tôi chỉ nhận ra có điều gì đó không ổn khi tôi cố gắng khôi phục một số email đó.
May mắn thay, tôi đã phát hiện ra lỗi này khá sớm và không mất bất cứ điều gì quá quan trọng. Vì vậy, nếu bạn mới bắt đầu sao lưu email, hãy đảm bảo rằng bạn kiểm tra xem có thể khôi phục dữ liệu định kỳ hay không. Mở nội dung của các tệp sao lưu của bạn và kiểm tra xem mọi thứ có tải đúng cách và bạn có thể truy cập tất cả dữ liệu của mình hay không.
4. Phụ Thuộc Vào Một Vị Trí Sao Lưu Duy Nhất
Việc chỉ dựa vào một phương pháp sao lưu duy nhất là công thức dẫn đến thảm họa. Hãy thử nghĩ xem: bạn sẽ làm gì nếu tất cả các bản sao lưu của bạn đều được lưu trữ trên máy tính xách tay và chiếc máy tính đó đột ngột bị hỏng hoặc bị mất? Đó là loại tình huống mà bạn không muốn gặp phải, đặc biệt là khi bạn thực sự cần truy xuất một email cũ.
Ổ cứng ngoài được cắm vào máy tính để sao lưu dữ liệu email quan trọng
Ngay cả những vị trí lưu trữ an toàn nhất cũng có thể gặp sự cố. Ví dụ, ổ cứng có thể bị hỏng, trong khi các dịch vụ đám mây có thể bị tấn công. Đó là lý do tại sao tốt nhất bạn nên có bản sao lưu của mình ở ít nhất một vài nơi khác nhau. Lý tưởng nhất là bạn nên có một bản lưu trữ vật lý và một bản trên dịch vụ đám mây. Mặc dù đây là những gì cá nhân tôi làm, bạn cũng có thể áp dụng quy tắc 3-2-1, về cơ bản có nghĩa là:
- Bạn tạo ba bản sao của tất cả các email và tệp đính kèm quan trọng một cách thường xuyên.
- Bạn chọn hai loại vị trí lưu trữ để giảm thiểu khả năng mất dữ liệu do lỗi phần cứng hoặc bất kỳ vấn đề về tài khoản/kết nối nào.
- Cuối cùng, một bản sao dữ liệu của bạn nên được gửi đến một vị trí vật lý ở xa.
5. Để Bản Sao Lưu Không Được Mã Hóa
Bất kỳ loại dữ liệu nào bạn sao lưu đều nên được mã hóa để bảo vệ chống truy cập trái phép. Tôi thích giữ mọi thứ đơn giản, vì vậy tôi đã không mã hóa bản sao lưu email của mình trong một thời gian dài. Nhưng nếu bạn đang xử lý thông tin nhạy cảm, đây không phải là điều bạn nên trì hoãn. Điều này có vẻ là một bước không cần thiết, nhưng nó có thể góp phần lớn vào việc bảo vệ dữ liệu của bạn nếu ai đó cố gắng truy cập các tệp của bạn.
Nếu bạn quyết định mã hóa dữ liệu, hãy đảm bảo lưu trữ các khóa mã hóa ở một nơi an toàn và tách biệt khỏi bản sao lưu để bạn không bị mất nó. Hãy nhớ rằng, nếu không có khóa, dữ liệu của bạn coi như đã mất.
Trước đây, tôi từng nghĩ mình không cần phải sao lưu email vì chúng đã an toàn trong hộp thư đến, và tôi không muốn làm mọi thứ trở nên phức tạp. Chỉ khi bắt đầu sao lưu email, tôi mới nhận ra rằng việc này thực sự không hề khó. Sự an tâm khi biết rằng mình có thể truy cập bất kỳ email hoặc tệp đính kèm nào vào bất kỳ lúc nào là hoàn toàn xứng đáng với công sức bỏ ra. Nếu bạn đã trì hoãn việc sao lưu email, hoặc bất kỳ dữ liệu nào khác, hãy làm quen với những mẹo sao lưu nhanh chóng để giúp bạn luôn giữ mọi thứ theo đúng lộ trình và an toàn.
